Heiz­kos­ten­ab­rech­nung: Al­les, was Sie wis­sen müs­sen

Einmal im Jahr sind Vermieter:innen verpflichtet, eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen. Seit der Novelle der Heizkostenverordnung im Dezember 2021 hat es bei dieser wichtigen Aufgabe einige Neuerungen gegeben. 
Im folgenden Beitrag erfahren Vermieter:innen, wie Heizkosten verteilt werden, welche gesetzlichen Anforderungen sowie Aufgaben gelten und welche Fristen zu beachten sind. 

Vermieter:innen stehen einmal im Jahr vor der Aufgabe, die Heizkosten abzurechnen. Die Heizkostenabrechnung informiert die Mieter:innen darüber, welche Kosten für die Wärmelieferung und Warmwasser – wenn vom Vermieter oder der Vermieterin geliefert - entstanden sind und wie hoch der jeweilige Anteil ist, den sie zahlen müssen.

Bei der Abrechnung gibt es für Vermieter:innen einiges zu beachten, denn: Sie müssen nach den aktuell gültigen Vorgaben der Heizkostenverordnung (HKVO) abrechnen.

Ein wichtiger Punkt, den die HKVO regelt: Vermieter:innen müssen die Heizkosten verbrauchsabhängig abrechnen. Dabei müssen mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem individuellen Verbrauch Ihrer Mieter:innen abgerechnet werden. Die restlichen 30 bis 50 Prozent werden nach der Wohnfläche umgelegt. Über einen Verteilerschlüssel werden die Heizkosten dann auf die komplette Mieterschaft verteilt.

Eine Abrechnung muss immer formell ordnungsgemäß sein. Hinein gehört in jedem Fall die Auflistung aller Heizkosten sowie der sonstigen Betriebskosten des ganzen Hauses. Diese Posten müssen Vermieter:innen nach Menge, Preis und Datum aufschlüsseln.

Die im Dezember 2021 novellierte HKVO gibt daneben einige Neuerungen vor. Mit der Jahresabrechnung müssen Vermieter:innen nun darüber hinaus noch weitere Informationen zugänglich machen. Dazu gehören: 

Energieverbräuche der Nutzer:innen im Vergleich:

• witterungsbereinigter Energieverbrauch im Vergleich zum Vorjahresverbrauch in kWh in grafischer Form
• Vergleich zu einem Durchschnittsnutzer derselben Nutzerkategorie in kWh

Kontaktinformationen und Energieverbrauch des Gebäudes:

• Anteil der Energieträger des Gebäudes
• Treibhausgasemissionen und der Primärenergiefaktor bei Fernwärmeversorgung
• Steuern, Abgaben und Zölle der Versorgerrechnungen
• Kontaktinformationen über Streitbeilegungsverfahren und Verbraucherorganisationen
  

Vermieter:innen müssen einmal im Jahr über die Heiz- und Betriebskosten abrechnen. Die Heizkosten sind dabei der größte Posten unter den Betriebskosten. Anders als andere Betriebskosten können die Heizkosten aber nicht pauschal abgerechnet werden. Deshalb werden die Heiz- und Betriebskostenabrechnung in der Regel getrennt erstellt. 

Unter Betriebskosten sind laufende, also halbwegs regelmäßig wiederkehrende Kosten, gefasst. Unter anderem können Vermieter:innen die Kosten für einen Fahrstuhl, die Müllabfuhr oder die Grundsteuer umlegen. 

Einmalige Aufwendungen gehören allerdings nicht dazu. Auch Instandhaltungs- und Verwaltungskosten fallen nicht unter die Betriebskosten. 

Übrigens: Im Ratgeber zeigt Techem, wie die Begriffe „Betriebskosten“ und „Nebenkosten“ zu verwenden sind!

Für die Erstellung der Heizkostenabrechnung gelten verschiedene Fristen. Diese sollten Vermieter:innen kennen:

Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum ist nicht zwingend identisch mit dem Kalenderjahr. Er kann im Mietvertrag auch anders geregelt sein.

Versand der Abrechnung: Die Mieter:innen müssen die Heizkostenabrechnung bis spätestens zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums in Schriftform erhalten haben.

Unterjähriger Mieterwechsel: Zieht ein:e Mieter:in mitten im Jahr aus, müssen die Zählerstände zum Tag des Auszugs abgelesen werden. Die Abrechnung ist dann für diesen verkürzten Zeitraum zu erstellen.

Bei der Heizkostenabrechnung müssen Vermieter:innen einige Vorgaben des Gesetzgebers beachten. Wir gehen mit Ihnen die wichtigsten Punkte durch. 

Die Verbräuche erfassen

Wohnungen mit fernablesbaren und interoperablen Geräten ausstatten

Seit Dezember 2021 dürfen -abgesehen von wenigen Ausnahmen - nur noch fernablesbare Geräte zur Verbrauchserfassung neu installiert werden. Diese Erfassungsgeräte einschließlich ihrer Schnittstellen müssen mit vergleichbaren Geräten anderer Hersteller interoperabel sein. Nach dem 1. Dezember 2022 installierte Erfassungsgeräte müssen außerdem an ein sogenanntes Smart-Meter-Gateway anbindbar sein. Und natürlich muss auch der Datenschutz eingehalten werden. Für bestehende, nicht fernablesbare Erfassungsgeräte, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026.

Monatliche Verbrauchsinformation an Mieter:innen verschicken

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Vermieter:innen ihren Mieter:innen monatliche Verbrauchsinformationen zukommen lassen. Der Grund: Der Energieverbrauch soll sich in Immobilien innerhalb der EU reduzieren. Daher sollen Mieter:innen regelmäßig und transparent über ihren Verbrauch informiert werden, um so bewusster mit Ressourcen umgehen zu können. 

Jährliche Verbrauchsanalyse mit der Jahresabrechnung verschicken

Die Novelle der HKVO gibt vor, dass Gebäudeeigentümer:innen mit der Jahresabrechnung noch weitere Informationen für die Mieter:innen zugänglich machen müssen. Dies geschieht mit einer jährlichen Verbrauchsanalyse. Darin müssen unter anderem Informationen zu den enthaltenen Steuern, Abgaben und Zöllen, ein Vergleich des Energieverbrauchs des jeweiligen Nutzers mit einem Referenznutzer sowie der Anteil der eingesetzten Energieträger enthalten sein.

Neue gesetzliche Bestimmungen berücksichtigen

Um die Klimaschutzziele zu erreichen und die Energiekrise der vergangenen Jahre zu bewältigen, hat die Bundesregierung einige neue Gesetze und Verordnungen erlassen. So müssen sich Vermieter:innen zukünftig an der CO₂-Abgabe beteiligen. Wie hoch der jeweilige Anteil an den Kosten ausfällt, hängt von der Energieeffizienz des Gebäudes ab – je besser die Energieeffizienz, desto niedriger Ihr Anteil. 

Die Strom- und Gaspreispreisbremsen sollten private Haushalte von den stark gestiegenen Energiekosten entlasten. Vermieter:innen müssen dann handeln, wenn sie selbst mit einem Versorgungsunternehmen (für Gas, Fernwärme und Strom) einen Vertrag für ihr Wohngebäude abgeschlossen haben. Denn dann müssen sie die Entlastungen Ihren Mieter:innen über die jährliche Heizkostenabrechnung mitteilen und weitergeben.

Zudem hat der Gesetzgeber 2023 das Gebäudeenergiegesetz – kurz GEG – novelliert. Das Gesetz ist ein zentraler Baustein der deutschen Wärmewende. Ab dem 1. Januar 2024 müssen neu eingebaute Heizungsanlagen gemäß der GEG-Novelle zu mindestens 65 Prozent mit erneuerbaren Energien betrieben werden. Diese Bestimmung gilt zunächst nur für Neubauten in Neubaugebieten, für alle anderen Gebäude gibt es eine Übergangsfrist. 

Die Heizkosten sind ein häufiger Streitpunkt, da sie jedes Jahr anders ausfallen und wesentlich vom Verhalten der Mieter:innen abhängen. Folgende Faktoren beeinflussen die Heizkosten:

• Entwicklung der Energiepreise
• Wetter
• Höherer oder niedrigerer Heizenergieverbrauch 
• Art des Energieträgers
• Vorlieben der Mieter:innen
• Anzahl und Fläche der geheizten Räume
• Qualität der Wärmedämmung
• Alter und Qualität der Heizungsanlage 

Wenn sich Mieter:innen über eine zu hohe Heizkostenabrechnung beschweren, müssen Sie die Berechnung als Vermieter:in genau nachweisen können. Bewahren Sie daher alle nötigen Nachweise inklusive Rechenschritte gut auf. Lesen Sie zudem die Zähler des Gebäudes regelmäßig ab und dokumentieren Sie dies.  

Diese Tabelle gibt eine Übersicht der Heizkostenentwicklung der letzten Jahre:   

*erstmals im Heizspiegel für Deutschland 2019 (Abrechnungsjahr 2018)
**erstmals im Heizspiegel für Deutschland 2020 (Abrechnungsjahr 2019)
„Heizkostenabrechnung: Die wichtigsten Fragen und Antworten“, in: heizspiegel, URL: https://www.heizspiegel.de/heizkosten-verstehen/heizkostenabrechnung/#c86307, Abruf am 07.02.2023

Mit der HKVO-Novelle wurden zwei neue Kürzungsrechte eingeführt: Haben Vermieter:innen trotz Verpflichtung keine fernablesebaren Zähler installiert, können Mieter:innen die Abrechnung um 3 Prozent kürzen. Weitere 3 Prozent Kürzungsrecht bestehen, wenn Vermieter:innen die monatliche Verbauchsinfo gar nicht oder unvollständig zur Verfügung stellen. 

Mieter:innen durften zudem bereits vor der HKVO-Novelle die Abrechnung um 15 Prozent kürzen, wenn Vermieter:innen nicht verbrauchsabhängig abrechnen – und das dürfen sie auch weiterhin. 

Diese drei Kürzungsrechte können übrigens aufaddiert werden. Hat ein:e Vermieter:in alle drei Anforderungen nicht eingehalten, darf die Abrechnung insgesamt um bis zu 21 Prozent gekürzt werden.

In den folgenden Fällen sind Sie von den Vorgaben der Heizkostenverordnung befreit, eine verbrauchsunabhängige Berechnung der Heiz- und Warmwasserkosten ist möglich: 

• Sie besitzen ein Zweifamilienhaus, leben selbst im Haus und vermieten die zweite Wohnung.
• In Passivhäusern mit einem Energieverbrauch von unter 15 kWh/qm pro Jahr sowie in Lehrlings- und Studierendenwohnheimen.
• Wenn die Installation von Verbrauchsmessgeräten unverhältnismäßig teuer wäre.
• Wenn Häuser vorwiegend durch Wärmepumpen, Solaranlagen, eine Kraft-Wärme-Kopplungs-Anlage oder eine Anlage zur Abwärmenutzung beheizt werden. 
  

Es gibt nur wenige Fälle, in denen Heizkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet werden, wie es die HeizkostenV vorschreibt. Grundsätzlich darf eine Heizkostenpauschale angesetzt werden, wenn die Kosten für die Heizkostenerfassung unverhältnismäßig hoch wären (HeizkostenV § 11 I Ziffer 1 b).

Mieter:innen zahlen bis zum Ende der Kündigungsfrist die Heizkosten. Danach übernimmt der:die Vemieter:in den eventuell entstehenden Leerstand und die damit verbunden Nebenkosten. Sollte sofort eine neue:r Mieter:in einziehen, zahlt er:sie für den Rest des Abrechnungszeitraums.  

Eine Teilabrechnung, also eine Heizkostenabrechnung während der Abrechnungsperiode für die ausziehende Mietpartei ist gesetzlich nicht vorgesehen, sie muss auf das Ende der Abrechnungsperiode warten (§ 556 III S. 4 BGB). Der:die Vermieter:in ist nur verpflichtet, bei Mieterwechsel zum Auszugszeitpunkt eine Zwischenablesung vorzunehmen (§ 9 b HeizkostenV). Die verbrauchsabhängigen Heizkosten müssen dabei mindestens 50 Prozent und dürfen höchstens 70 Prozent betragen.  

Die verbrauchsunabhängigen Kosten, also Grundkosten wie Heizungswartung etc., können entweder zeitanteilig oder nach der sogenannten Gradzahlentabelle verteilt werden, die der Deutsche Wetterdienst herausbringt. Diese bildet die Temperaturen der jeweiligen Monate ab, woraus Rückschlüsse auf den Heizbedarf getroffen werden können. Gleiches gilt, wenn die Zwischenablesung aus faktischen oder technischen Gründen nicht möglich ist. Sofern es im Mietvertrag vereinbart wurde, können die verbrauchsunabhängigen Heizkosten auch nach Wohnfläche oder Personenanzahl berechnet werden.  

Für die verbrauchsunabhängig umzulegenden Warmwasserkosten ist die Aufteilung nach Gradtagszahlen nicht zulässig. Die Aufteilung auf den alten und den neuen Mieter hat hier gem. § 9b Abs.2 HeizkostenV stets zeitanteilig zu erfolgen.