Was muss ich als Ver­mie­ter beim Da­ten­schutz be­ach­ten?

Seit 2018 müssen Sie als Vermieter sich an strenge Datenschutzregeln halten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über den Umgang mit Mieterdaten. Zudem schildern wir Ihnen, an welche Grundsätze Sie sich auch bei Unklarheiten halten sollten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

• Laut der DSGVO müssen Sie sorgsam mit den persönlichen Daten von Mietinteressenten und Mietern umgehen, um hohe Strafzahlungen zu vermeiden.

• Sichern Sie sich immer doppelt ab und achten Sie darauf, sich wichtige Einverständniserklärungen und Informationen zum Datenschutz vom Mieter unterschreiben zu lassen.

• Orientieren Sie sich an den Grundsätzen zur Informationspflicht und zum Auskunftsrecht.

Seit dem 25. Mai 2018 ist die europaweite Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gültig. Diese bringt viele neue Regelungen mit sich, was den Umgang mit privaten Daten umgeht. Vermieter sind von vielen dieser neuen Vorschriften betroffen, da sie mit den Daten von Mietern umgehen müssen. Um hohe Strafzahlungen zu vermeiden, sollten Sie sich rechtzeitig mit den Neuerungen auseinandersetzen.

Generell gilt: Sichern Sie sich lieber doppelt ab, als nachlässig mit Daten umzugehen. Das bedeutet, dass Sie Ihre eigene Datenschutzgrundlage entwickeln und diese vom Mieter unterzeichnen lassen. Eine Vorlage für einen Mietvertrag mit Datenschutz finden sie hier.

Zugleich sollte Ihnen bewusst sein, dass die neuen Regelungen vielfältig sind. Sie können als privater Vermieter nicht alle davon kennen oder hundertprozentig erfüllen. Indem Sie jedoch nachweisen können, dass Sie sich mit dem Thema auseinandergesetzt haben, dürfen Sie eventuelle Lücken auch später schließen.

Beachten Sie die folgenden wichtigen Vorgehensweisen:

• Schon bei der Wohnungsbesichtigung erheben Sie Daten, mit denen Sie umsichtig umgehen müssen.

• Lassen Sie sich von Mietinteressenten unterzeichnen, dass diese ihre Daten freiwillig an Sie abgeben und dass Sie sie über den korrekten Umgang mit den Daten aufgeklärt haben.

• Speichern Sie stets nur Daten, die für das Mietverhältnis relevant sind.

• Löschen Sie Daten, die Sie nicht mehr benötigen, wie etwa die Daten nicht erfolgreicher Mietinteressenten.

• Nutzen Sie DSGVO-konforme Softwares für den Umgang mit Mieterdaten.

• Teilen Sie dem Mieter mit, wer der Verantwortliche für seine Daten und wer der Datenschutzbeauftragte ist.

• Geben Sie den Zweck der Datenverarbeitung sowie die Dauer der Speicherung an.

Manche Daten müssen Sie eine bestimmte Zeit lang aufbewahren. Dazu gehören Angaben zu Betriebskosten, die Sie bis zur Einwendungsfrist des Mieters behalten müssen, Daten zu Vermieteransprüchen, die Sie bis zum Ablauf der Verjährungsfrist von drei Jahren behalten müssen sowie Daten zu Nebenkostenabrechnungen und die Mietverträge selbst, die Sie zehn Jahre lang aufbewahren müssen.

• Wenn Sie den Mietvertrag abschließen, erheben Sie erneut Daten wie beispielsweise die Kontodetails des Mieters. Diese Daten dürfen Sie grundsätzlich nur mit Zustimmung des Mieters weitergeben oder wenn eine entsprechende Rechtgrundlage vorliegt. Für die Weitergabe von Daten jeglicher Art an Handwerker sollten Sie stets eine schriftliche Genehmigung des Mieters einholen. Dies kann auch informell, etwa per frei formulierter E-Mail, erfolgen.

• Auch das Ablesen von Verbrauchsdaten für Heizung und Warmwasser ist eine Datenverarbeitung. Informieren Sie die Mieter daher im Vorfeld über die Ablesung und gewähren Sie ihm ein Einsichtsrecht in die Verbrauchsdaten. Dieses Recht können Sie bereits im Mietvertrag festlegen.

• Wenn ein Mieter von seinem Recht auf Belegeinsicht Gebrauch macht, müssen Sie keine Einwilligung der üblichen Mieter einholen, da es sich um eine mietrechtliche Verpflichtung und ein berechtigtes Interesse handelt. Das Gesetz geht hier davon aus, dass die anderen Mieter kein schutzwürdiges Interesse an den Daten haben. Jedoch sollten Sie die Parteien über die Datenweitergabe informieren.

• Die Verwaltung gilt normalerweise als Verantwortlicher für die Daten im Sinne der DSGVO. Wenn Sie die Datenverarbeitung über die Verwaltung laufen lassen möchten, sollten Sie auch hier die Zustimmung des Mieters einholen. Das Gleiche gilt für Weitergabe von Daten an Ihren Steuerberater.

Beachten Sie die beiden folgenden Grundsätze im Umgang mit Mieterdaten:

• Informationspflicht: Sie müssen den Mieter über den Umgang mit seinen Daten aufklären.

• Auskunftsrecht: Der Mieter hat das Recht, Sie über den Datenumgang zu befragen und ausführliche Auskunft von Ihnen zu erhalten.