Haus­ver­wal­tung: Was macht ei­gent­lich ei­ne Haus­ver­wal­tung?

Wenn es dir darum geht, eine Hausverwaltung für dein Mietshaus zu finden, sprechen wir von der Mietverwaltung. Es gibt aber auch noch die WEG-Hausverwaltung für Wohnanlagen mit Eigentumswohnungen. In unserem Beitrag grenzen wir beide Formen voneinander ab, erläutern einige wichtige Punkte wie Aufgaben, Kosten, Auswahl, Vermietung und Verwaltung ohne Hausverwaltung.

Der Begriff Hausverwaltung wird in der Praxis universell eingesetzt. Er kann sich auf den:die beauftragte:n Dienstleister:in eines Mehrfamilienhauses beziehen. Der korrekte Begriff lautet hier Mietverwaltung.

Im Zusammenhang mit einer Wohnungseigentümergemeinschaft bezieht sich der Begriff Hausverwaltung auf die WEG-Verwaltung. Sie kümmert sich um wirtschaftliche, bautechnische, kaufmännische und rechtliche Angelegenheiten eines Hauses oder einer Wohnanlage. Während die Mietverwaltung recht frei gehandhabt werden kann, gibt es für die WEG-Verwaltung verbindliche Vorgaben im Wohnungseigentumsgesetz.

Je nach Einsatzgebiet – Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung – unterscheiden sich die Aufgaben der Hausverwaltung etwas.

Handelt es sich um ein Mehrparteienhaus mit einem einzigen Eigentümer, können die Verwaltungsaufgaben in die Hände einer Mietverwaltung gelegt werden. Dabei kannst du theoretisch individuell festlegen, welche Aufgaben du abtreten möchtest und diese dann vertraglich fixieren. In der Praxis kommt aus praktischen Gründen eher das Konzept „ganz oder gar nicht“ vor. Eine Aufgabenverteilung ist schwer zu handhaben und für die Mieter:innen können unterschiedliche Zuständigkeiten unter Umständen verwirrend sein.

Typische Aufgaben einer Mietverwaltung sind:

• Verwaltung der Mieteinnahmen
• Erstellung der Nebenkostenabrechnung
• Neuvermietungen
• Vertretung in Rechtsangelegenheiten
• Beauftragung von Handwerkern bei Reparaturen, Unterstützung von größeren Sanierungen, Überwachung von Wartungsarbeiten
• Beauftragung von Dienstleistern zur Pflege des Objekts: Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Winterdienst
• Vertragsmanagement von Versicherer, Ver- und Entsorgungsunternehmen
  

Die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kann im Rahmen von § 26, Abs 1 des Wohnungseigentümergesetzes frei darüber entscheiden, ob sie einen Hausverwalter bestellen will oder nicht. Die durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellte WEG-Verwaltung ist dann zuständig für das Gemeinschaftseigentum und nicht für das persönliche Sondereigentum der Wohnungseigentümer:innen, es sei denn, es gibt einen Verwaltervertrag zur Verwaltung des Sondereigentums.

Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung sind in § 26 und § 27 des Wohnungseigentumsgesetzes klar geregelt, um sicherzustellen, dass die Verwaltung im Sinne aller Wohnungseigentümer agiert.

Folgende Aufgaben gehören zu den Verwaltungstätigkeiten einer WEG-Verwaltung: Die wirtschaftliche, kaufmännische und technische Betreuung von Wohnimmobilien.

• Betreuung, Instandhaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften
• bis hin zur Organisation von Eigentümerversammlungen
• und der Zusammenarbeit mit den Beiräten der Gemeinschaft.

Weitere Beispiele: Aufstellung der Hausordnung, Aufstellung des Wirtschaftsplans, Bildung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage

• Betreuung und Verwaltung des Vermögens einer Gemeinschaft,
• die Zahlungsüberwachung und Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• sowie die Bearbeitung von Schadensersatzansprüchen und Versicherungsfällen

Weitere Beispiele:

Mahnwesen bei Verzug von Hausgeldzahlungen, Veranlassung / Erstellung von Heizkostenabrechnung, Erfassen der Verbraucherwerte (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)

• Beurteilung des technischen und baulichen Zustands der Liegenschaft,
• die Begleitung und Beaufsichtigung von Sanierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
• sowie die Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.

Weitere Beispiele: Vorbereitung und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln, Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen), Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen, Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen, Bearbeitung von Schlüsselbestellungen, Beauftragung von Sachverständigen

Innerhalb einer Wohnanlage gibt es neben Gemeinschaftsflächen wie Flure und Treppenhäuser, gemeinschaftlich nutzbare Kellerräume usw. auch Sondereigentum, nämlich die einzelnen Mietwohnungen. Die Sondereigentumsverwaltung unterscheidet sich nicht von der WEG-Verwaltung. Sondereigentum ist jedoch nicht Gegenstand der Eigentümerversammlung und wird dort nicht zum Thema gemacht.

Im Grunde genommen übernehmen Verwalter:innen von Sondereigentum Aufgaben der typischen Mietverwaltung wie Neuvermietungen, Reparaturen in der Wohnung, Nebenkostenabrechnung, Kommunikation mit den Mieter:innen. Für ihre Tätigkeiten gibt es keine gesetzlichen Regelungen, sie müssen wie bei der Mietverwaltung auch abgesprochen und vertraglich vereinbart werden.

Die Sondereigentumsverwaltung kann die gleiche sein wie der:die WEG-Verwalter:in, muss es aber nicht. Du kannst auch eine andere Hausverwaltung hinzuziehen. Bedenke jedoch, dass die WEG-Verwaltung bereits mit dem Objekt vertraut ist, Zugang zu Daten und Fakten hat. Eine neue Hausverwaltung muss sich völlig einarbeiten und ist oft teurer.

Was eine Hausverwaltung kostet, lässt sich nicht mit Sicherheit im Vorfeld sagen. Mehrere Faktoren beeinflussen die Höhe:

• Bei wenigen Wohneinheiten sind die Kosten höher als bei komplexeren Wohnanlagen.
• Auch der Umfang der vereinbarten Leistungen entscheidet über den Preis.
• In sehr guten Lagen von Großstädten ist der Preis höher, sanierungsbedürftige Häuser kosten oft mehr.

Die öffentlich zugänglichen Zahlen des DDIV (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter) legen eine Preisspanne von 20 bis 30 Euro pro Einheit im Monat nahe. Darin enthalten sind die vertraglich festgelegten Leistungen, Sonderleistungen bei Mietverwaltungen müssen mit einem zusätzlichen Honorar vergütet werden. Hausverwaltungskosten sind nicht auf den:die Mieter:in umlegbar.

Die WEG-Verwaltung ist in der Regel etwas günstiger als die Mietverwaltung. Die Verwaltung von Sondereigentum ist grundsätzlich etwas teuer und kann 30 Euro im Monat ausmachen. Um Kosten zu sparen, beauftragt man damit am besten die WEG-Verwaltung.

Ob innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft, als Sondereigentümer:in oder Besitzer:in eines Mehrparteienhauses – du kannst die Immobilienverwaltung immer selbst erledigen.

Wenn du alleinige:r Besitzer:in eines Mehrparteienhauses bist, liegt der Fall besonders einfach. Du kannst das Haus einfach selbst verwalten. Auch das Sondereigentum in einer WEG kann von dir verwaltet werden.

Ebenso haben auch Wohnungseigentümergemeinschaften das Recht zur Selbstverwaltung. Es gibt keinen Verwalterzwang, allerdings reicht es, wenn auch nur ein:e Eigentümer:in auf einen Verwalter besteht, dann muss dieser auch eingesetzt werden.

Bedenke, dass die Selbstverwaltung in großen, anonymen Hausgemeinschaften schwer umzusetzen ist. Seid ihr eine kleine Hausgemeinschaft mit persönlichen Beziehungen untereinander, kann der Plan aufgehen. Oft ist es sowieso schwierig für Hausgemeinschaften unter zehn Mieteinheiten eine Hausverwaltung zu finden, weil der festgelegte Preis pro Einheit die Kosten nicht deckt.

1. Aufgabenteilung innerhalb der Gemeinschaft und Wahl einer Interessensvertretung, eines:einer Eigentümers:in, der:die WEG nach außen vertritt.
2. Die einfachere Lösung ist, eine:n Eigentümer:in als Verwalter:in zu wählen. Diese:r arbeitet ehrenamtlich oder wird mit einem geringen Honorar entlohnt, das dann allerdings versteuert werden muss.

Ein Haus zu verwalten, ist sehr umfangreich. Viele WEGs oder auch einzelne Vermieter:innen möchten diese Zeit nicht investieren. Aber wie findet man die passende Hausverwaltung?

Achte auf:

1. Kompetenzen

• Ausbildung als Immobilienfachwirt:in
• kaufmännisches, technisches und juristisches Wissen
• regelmäßige Fortbildungen, Mitgliedschaft im Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDVI) oder im Bundesfachverband der Immobilienverwalter (BVI)

2. Erfahrungen

• gute Referenzen aus dem Bekanntenkreis

3. Verlässlichkeit

• Sorgfältige transparente Arbeitsweise
• Erreichbarkeit auch während Urlaub oder Krankheit

4. Versicherungsschutz

• Durch Fahrlässigkeit oder Überschreitung von Vollmachten können Schäden in beträchtlichem Ausmaß entstehen. Diese sollten abgesichert sein durch beispielsweise Betriebshaftpflicht-, Vermögensschadenhaftpflicht- oder Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung.

Bist du alleinige:r Besitzer:in eines Mehrfamilienhauses oder Sondereigentümer:in, legst du die Aufgaben vertraglich fest und unterschreibst den Verwaltervertrag mit einer bestimmten Laufzeit und einer festgelegten Kündigungsfrist.

Etwas anders verhält es sich bei Wohnungseigentümergemeinschaften, die einen neuen Verwalter bestellen möchten. Zu diesem Anlass müsst ihr eine Eigentümerversammlung einberufen und euren Favoriten wählen, sofern es mehr als eine Hausverwaltung zur Auswahl steht. Die Hausverwaltung muss mit der Mehrheit der Stimmen gewählt werden. Die Laufzeit des Vertrags beträgt höchstens 5 Jahre, wird er erstmalig nach Begründung von Wohneigentum bestellt, ist die Laufzeit auf maximal drei Jahre begrenzt. Dabei gibt es jeweils die Möglichkeit zur Wiederwahl.

Im Nachgang handelt der Verwaltungsbeirat Einzelheiten des Vertrages wie Laufzeit und Vergütung aus.

Um eine Verwaltung für eine WEG zu bestellen, bedarf es der Mehrheit der Stimmen in der Eigentümerversammlung. Eine solche muss jährlich abgehalten werden.

Bei der WEG bestimmt das Wohnungseigentumsgesetz, dass die Wohnungseigentümer:innen die Hausverwaltung abberufen können. Das Abberufen ist nicht gleichbedeutend mit der Kündigung, die zusätzlich noch erfolgen muss. Eine Ausnahme besteht, wenn im Verwaltervertrag festgelegt ist, dass das Abberufen den Vertrag beendet.

Der Verwalter kann jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen werden und der gekündigte Vertrag endet spätestens 6 Monate nach der Abberufung (§ 26 Wohnungseigentumsgesetz, Abs. 3).

Bei Mietverwaltungen und Sondereigentumsverwaltungen werden Hausverwaltungen ordentlich, also fristgemäß, gekündigt. Bis zu drei Monate vor Laufzeitende muss die Kündigung eingegangen sein. In der Regel beträgt die Laufzeit ein Jahr und verlängert sich um ein weiteres Jahr, wenn die Kündigung nicht fristgerecht eingegangen ist. Bei der fristlosen Kündigung aus einem wichtigen Grund gilt eine zweiwöchige Frist.