Firmenumzug Check­lis­te: Den Gewerbeumzug jetzt in we­ni­gen Schrit­ten pla­nen

Beim Umzug einer Firma dürfen keine Fehler passieren. Schließlich soll der Betrieb nahtlos weiterlaufen. Auf der folgenden Checkliste für Ihren Gewerbeumzug finden Sie alle Punkte, die Sie beachten sollten.

Einen Firmenumzug zu planen gleicht der Quadratur des Kreises: Mensch und Material sollen in kürzester Zeit den Ort wechseln, trotzdem soll die Arbeit weitgehend ungestört weiterlaufen. Wer bei dieser logistischen Meisterleistung ein Umzugsunternehmen beauftragt, ist auf der sicheren Seite. Auch wenn Ihnen die Pack-Profis eine Menge Arbeit abnehmen, bleibt genug zu tun. Mit der folgenden Checkliste behalten Sie den Überblick:

• Bisheriges Mietverhältnis beenden: Verständigen Sie sich mit Ihrem Vermieter auf die Beendigung des Mietverhältnisses. Die gesetzliche Kündigungsfrist für Geschäftsräume beträgt sechs Monate. Vereinbaren Sie Termine für die Übergabe und Abrechnung von Heiz- und Nebenkosten.
• Umzugsfirma beauftragen: Für Gewerbeumzüge gibt es spezialisierte Speditionen. Holen Sie mehrere Angebote ein und achten Sie dabei auf folgende Leistungen: Ist die Transportversicherung ausreichend? Übernimmt die Umzugsfirma auch Ab- und Aufbau des Inventars? Stellt die Firma Verpackungsmaterial wie Kartons, PC-Wannen und Hängeregister-Einlagen? Ist die Reinigung inklusive?
  Haben Sie die richtige Umzugsfirma gefunden, können Sie viele der folgenden Punkte mit gutem Gefühl delegieren.
• Zeitrahmen setzen: Erstellen Sie einen Zeitplan für alle notwendigen Logistik-Schritte wie Übergabetermin, Einzugstermin, Zeiträume für Abbau und Aufbau.
• Räume und Wege prüfen: Ein Firmenumzug braucht Platz. Erfassen Sie im Vorfeld Transportwege, Rangierflächen und Orte zum Einpacken. Prüfen Sie Zufahrtshöhen, Brandschutzbestimmungen, Fluchtwege und die Belastbarkeit der Fahrstühle. Für den Umzugstag sollte die Spedition Halteverbotszonen bei der Straßenverkehrsbehörde beantragen.
• Inventur machen: Eine sorgfältige Inventarisierung von Einrichtungsgegenständen, Geräten und Lagerbeständen ist die Grundlage für den erfolgreichen Umzug Ihres Gewerbes. Je genauer Sie inventarisieren, desto selbstständiger können die Möbelpacker arbeiten.
• Entsorgungschance nutzen: Jeder Umzug bietet die Chance, Ballast abzuwerfen – also Altmöbel und Akten gleich von der Umzugsfirma entsorgen lassen!
• Mitarbeiter informieren: Binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in die Umzugsplanung ein. Bei Urlaubs- und Kundenterminen in der Firma sollte jeder Rücksicht auf den Umzugstermin nehmen.
• Spezialtransporte einplanen: Sperrige oder schwere Gegenstände wie Maschinen oder Tresore erfordern einen Spezialtransport. Klären Sie mit dem Umzugsunternehmen, ob dies nötig sein könnte.

• Etiketten vergeben: Etikettieren sie möglichst alle Einrichtungsgegenstände. Die Aufkleber zeigen an, in welche Etage, in welches Zimmer und zu welchem Arbeitsplatz sie gehören.
• Daten sichern: Planen Sie den Server-Umzug mit Ihrem IT-Service. Stellen Sie sicher, dass dieser vor Umzugsstart die Firmendaten sichert.
• Schlüssel sammeln: Denken Sie daran, rechtzeitig alle Schlüssel von Ihren Mitarbeitern einzusammeln.
• Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden informieren: Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden den Termin des Firmenumzugs, die geänderte Adresse und die neuen Telefonnummern mit.
• Telekommunikations- und Stromanbieter informieren: Organisieren Sie rechtzeitig den Ortswechsel mit Ihrem Telefon- und Internet-Anbieter sowie Ihrem Energieversorger. Müssten Sie nach dem Umzug in einen teureren Tarif wechseln, gilt ein Sonderkündigungsrecht.
• Post umleiten: Stellen Sie einen Nachsendeauftrag bei Ihren Post-Anbietern. Briefe werden dann ab dem Wunschdatum an Ihre neue Anschrift umgeleitet. Absender erhalten einen Umzugshinweis.
• Adresseinträge ändern lassen: Informieren Sie über den Firmenumzug vorab Finanzamt, Amtsgericht, Versicherungen, Krankenkassen und Banken. Lassen Sie Ihren Eintrag im Handelsregister aktualisieren. Denken Sie auch an Zeitungs- und Zeitschriften-Abos sowie an Einträge in Telefonbüchern und Branchenverzeichnissen.
• Visitenkarten und Briefpapier: Lassen Sie Visitenkarten und Briefpapier mit der neuen Adresse drucken.
• Arbeitsplätze aufräumen: Am Vortag des Umzugs sollten alle Mitarbeiter die Schreibtische und persönlichen Regale leeren und die Inhalte sicher verpacken. Wichtig: In abschließbaren Möbeln sollten Sie den Schlüssel steckenlassen!

• Umzugsablauf checken: Kontrollieren Sie vor dem Start altes und neues Treppenhaus auf Vorschäden. Prüfen Sie, ob Transportwege und Parkplätze frei sind. Prüfen Sie Beleuchtung und Stromzufuhr am Zielort.
• Dabei sein ist alles: Halten Sie sich am Umzugstag jederzeit für Nachfragen der Spedition bereit. Zeigen Sie Präsenz und kontrollieren Sie stichpunktartig den Ablauf des Umzugs. Halten Sie Trinkgeld bereit.
• Alles am richtigen Ort? Achten Sie darauf, dass die Möbel am Zielort in den gewünschten Räumen landen. Kontrollieren Sie, ob am alten Firmensitz nichts vergessen wurde.

• Umzugsgut prüfen: Kontrollieren Sie systematisch Vollständigkeit und Zustand Ihrer Einrichtung. Reklamieren Sie entstandene Schäden unverzüglich beim Umzugsunternehmen.
• Alte Mieträume übergeben: Bestehen Sie darauf, dass ein schriftliches Übergabeprotokoll angefertigt wird, das beide Vertragspartner unterzeichnen. Zur Übergabe gehört auch die Ablesung der Zählerstände (Strom, Wasser, Gas).
• Neue Mieträume einrichten: Planen Sie ausreichend Zeit für Aufbau und Einrichtung Ihrer neuen Wirkungsstätte (Strom, Beleuchtung, Möbel, Telefon, Internet) ein. Auch wenn Möbel und Geräte vertraut sind, gibt es keine Garantie, dass nach dem Umzug sofort alles rund läuft.
• Online-Auftritt aktualisieren: Passen Sie Ihre E-Mail-Signaturen an. Ändern Sie auf Ihrer Website die Kontaktangaben und das Impressum.
• Belege sammeln: Die Aufwendungen für Ihren Firmenumzug können Sie in der Regel als Betriebsausgaben geltend machen. Sammeln Sie alle Rechnungen und Belege, die mit dem Umzug zu tun haben, für die Steuererklärung (Spedition, Installationsarbeiten, Schönheitsreparaturen in den früheren Räumen, doppelte Miete für eine gewisse Übergangszeit).
• Einstand feiern: Vergessen Sie nicht, die neuen Nachbarn zu begrüßen und mit der ganzen Belegschaft den erfolgreichen Umzug zu feiern.