Bü­ro ver­mie­ten - Steu­ern, Kos­ten & Tipps

Wenn du eine Bürofläche besitzt oder glaubst, deine Immobilie als Bürofläche vermieten zu können, bist du in diesen Beitrag genau richtig. Es gibt nämliche einige Unterschiede zur Vermietung von privatem Wohnraum. Welche das sind, Kosten und Steuern, Mietvertrag und Mietpreis – darum geht es in unserem Beitrag.

Eine Bürofläche zu vermieten ist besonders in größeren Städten mit einer entsprechend hohen Rate an Unternehmensneugründungen und Wirtschaftswachstum eine gute Idee.

Wer seine wertvolle Fläche nicht ungenutzt lassen und sie gewerblichen Zwecken zur Verfügung stellen will, findet sich in einer dieser Kategorien wieder: 

• Eine Bürofläche:
  Du kannst eine größere Bürofläche an eine:n einzelne:n gewerbliche:n Mieter:in vermieten. Sie kann ebenso aufgeteilt werden für zwei oder mehr Unternehmen. Genauso gut kannst du einzelne vollausgestattete Arbeitsplätze tage-, wochen- oder monatsweise vermieten werden. 
• Ein oder mehrere Büroräume:
  Auch einzelne Büroräume lassen sich sehr gut vermieten, egal ob als Einzel- oder Kombibüro. Wichtig ist auch hier, dass Schreibtischarbeit abgetrennt von Wohn- oder Produktionszwecken unabhängig stattfinden kann. 
• Vermietung einer Praxis als Bürofläche:
  Medizinische Praxen lassen sich unter Umständen zu einer Bürofläche umwidmen. So können in einer ehemaligen Praxis Büroräumlichkeiten entstehen. 
• Wohnraum als Bürofläche vermieten:
  Wohnraum ist in Deutschland besonders geschützt, weswegen eine Umwidmung zu Büroräumen nur sehr eingeschränkt möglich ist. Sollte sich deine Immobilie in einem nach Einstufung der Baunutzungsverordnung allgemeinen oder reinen Wohngebiet befinden, ist die Umwidmung unzulässig. Zu finden ist diese Information auch im Bebauungsplan. Die Ausübung von Schreibtischarbeit im Rahmen von Homeoffice ist davon ausgenommen.
  

Wenn du deine Räumlichkeiten als Bürofläche vermieten möchtest, gibt es einige Punkte zu beachten. Mit folgenden Infos kannst du in die Planungsphase deiner Bürovermietung einsteigen.

Die Lage ist entscheidend: Eine gute zentrale Lage und Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden bei Bürovermietungen zumeist bevorzugt. Die Aufteilung des Mietobjekts sollte zum Zweck der Unternehmung passen. Büroräume dürfen in der Regel kleiner ausfallen. Eine ehemalige Praxis mit Wartezimmer, Anmeldung und Behandlungsräumen eignet sich eher für Anwalts- und Steuerkanzleien.

Handelt es sich nicht gerade um ein Coworking-Space, kann ein Büro auch leerstehend vermietet werden. Eine Grundausstattung sollte allerdings vorhanden sein, bestehend aus sanitären Anlagen, kleiner Einbauküche, Internet-Anbindung und eventuell der Beleuchtung. Je mehr Aufwand du investierst für Einrichtung und Rückbau nach dem Auszug, desto länger sollte die Mietvertragslaufzeit auch sein. So lohnt sich das Investment.

Bei einer Bürovermietung handelt es sich um eine Gewerbevermietung, womit du nicht nur andere gesetzliche Regeln beachten musst als im Falle einer Privatvermietung, sondern du sprichst auch eine gänzlich andere Zielgruppe an. Denn dein Vertragspartner kann eine natürliche Person, aber auch eine juristische Person sein. Eine juristische Person ist zum Beispiel eine Aktiengesellschaft oder eine GmbH. In diesem Fall ist dein:e Mieter:in der gesamte Vorstand des Unternehmens und in allen rechtlichen Belangen dein Geschäftspartner, so auch beim Mietvertrag.

Für die Zielgruppe Unternehmer:innen bzw. Gewerbetreibende ist Flexibilität und Zukunftsperspektive besonders wichtig. Sind die Kapazitäten der Büroräume ausgeschöpft, müssen Gewerbetreibende Fläche dazu mieten oder umziehen. Als Vermieter:in solltest du mit kürzeren Vermietungsintervallen rechnen, wenn du keine Flächenerweiterung anbieten kannst. Im Normalfall beträgt die Mietdauer drei bis fünf Jahre.

Bevor du den Mietvertrag unterschreibst, lässt du dir eine Reihe von Dokumenten vorlegen. Diese unterscheiden sich von denen einer privaten Vermietung, so forderst du beispielsweise bei einer gewerblichen Vermietung eine Wirtschafts- statt einer SCHUFA-Auskunft ein.

• Wirtschaftsauskunft 
• Selbstauskunft für Gewerbe 
• Kopie/ Personalausweis  
  Gesellschafter/Geschäftsführer 
• Handelsregisterauszug 
• Gewerbeanmeldung 
• Mietvertrag mit Unterschrift auf jeder Seite inkl. Gesellschafter 
• Zustimmungserklärung 
• BWA (betriebswirtschaftliche 
  Auswertung), Bilanz, Jahresabschluss 
  

• Nachweis Umsatzsteuerpflicht 
• Umsatzsteuer/ Umsatzsteueridentifikationsnummer 
• Beleg über Zahlung der Kaution 
• Bestätigung über Betriebshaftpflichtversicherung mit Mietsachschäden
  

Das Allerwichtigste zuerst: Der Mietpreis kann frei verhandelt werden, er ist nicht vom Gesetzgeber gedeckelt.

Üblicherweise wird der Mietzins für die gesamte Vertragslaufzeit fest vereinbart, aber es wäre auch möglich, Mietanpassungen über die Vertragslaufzeit hinweg zu vereinbaren, etwa über eine Staffelmiete oder eine Gleitklausel. Im Wesentlichen entscheiden Lage und Größe der Fläche über den Mietpreis.

Der Immobilienverband (IVD) ermittelte im Rahmen des Gewerbepreisspiegels 2024/2025 des IVD in Deutschland Top-8- Metropolen sehr uneinheitliche Entwicklungen für die Mietpreise von Büroflächen.
 

• Große Unterschiede in der Preisstruktur: Die Preisschere geht stark auseinander. Während laut IVD in Leipzig eine Bürofläche mit einfachem Nutzungswert bereits für 7,50 Euro pro Quadratmeter zu haben ist, muss in München mit 23 Euro pro Quadratmeter gerechnet werden. Der mittlere Nutzungswert ist in München für 33, der gute Nutzungswert für 42 Euro pro Quadratmeter auf dem Markt.  
• Unterschiedliche Dynamik in der Preisentwicklung: 
  Preisanstiege haben Städte wie München, Stuttgart und Leipzig erlebt. In Köln stagniert der Preis und in allen anderen Städten – bis auf Berlin – ist er gesunken. Hamburg hat allerdings im guten Nutzungssegment und Düsseldorf im mittleren und guten Nutzungssegment Preisanstiege zu verzeichnen.  
• Preisabfall und Leerstand: In der Mainmetropole und Berlin haben es laut dieser Auswertung Büroflächen eher schwer. In Frankfurt sind die Büromieten im Schnitt um 19 Prozent gefallen und die Leerstandsrate liegt bei 10, in Berlin bei 6,7 Prozent und damit doppelt so hoch wie im Jahr 2022. Ein Umbau zu Wohnraum ist hier eine denkbare Lösung, insbesondere weil der Aufwand überschaubar wäre.

Gewinner sind laut IVD in der Tendenz moderne Flächen mit ESG-Standards (Nachhaltigkeitskriterien). Gefragte Flächen befinden sich in zentralen Lagen der Metropolen und lassen sich entsprechend der Anforderungen der hybriden Arbeitswelt auch bei Homeoffice bis zu 30 Prozent flexibel als Zonen für Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen. Auf der Strecke bleiben in der Regel die Bestandsimmobilien, die wenig Flexibilität bieten, nicht den ESG-Standards entsprechen und nicht in den attraktiven Kernzonen liegen. Insgesamt betrachtet muss man von einer sehr heterogenen Preisstruktur ausgehen, die auf jeden Fall eine genaue Mietpreisermittlung erfordert.

Es ist ein großer Unterschied, ob du an Privatleute vermietest oder gewerblichen Mieter:innen Bürofläche verpachtest. Der Hauptunterschied liegt darin, dass private Mieter:innen vom Gesetzgeber einem besonderen Schutz unterstellt sind. Für dich als Vermieter:innen einer gewerblichen Immobilie bedeutet das vor allem Gestaltungsfreiheit.
 

• kein Kündigungsschutz für gewerbliche Mieter:innen, während private Mieter besonderen Schutz vor Kündigung genießen 
• Die Beteiligung an Instandhaltungskosten lässt sich bei gewerblichen Mieter:innen eher einfordern, dagegen sollen private Mieter:innen nicht zu sehr belastet werden.
• Die Kautionssumme ist bei gewerblichen Mieter:innen frei verhandelbar, bei Wohnraumvermietung ist sie beschränkt auf maximal drei Monatskaltmieten.
• Es gibt keine gesetzlichen Kündigungsfristen wie bei privaten Mietverhältnissen. Diese können individuell vereinbart werden.
• Konkurrenzschutz: Bei der Zusammensetzung der Mieter:innen muss der Konkurrenzschutz berücksichtigt werden. Mehrere Steuerbüros wären demnach nicht erlaubt.
  

Der Mietvertrag stellt eine schriftlich formulierte Vereinbarung dar, weshalb du ihn nutzen solltest, um Missverständnissen entgegenzuwirken.

Bei einer Vermietung für weniger als ein Jahr ist ein schriftlicher Vertrag bei gewerblicher Vermietung nicht unbedingt erforderlich, aber ratsam als Beleg für diese Vertragspartnerschaft und eventuelle rechtliche Auseinandersetzungen. 

Der Mietvertrag bei Gewerbemieter:innen kann von vornherein befristet werden, bei privaten Mietverhältnissen ist dies nur erschwert möglich. Diese Variante wird gerne gewählt, für den Fall, dass der:die Mieter:in die Pacht nicht zahlt.

Aber auch, wenn der Mietvertrag unbefristet ist, kann er mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Ende des Vierteljahres gekündigt werden. Bei unbefristeten Verträgen stellt sich immer die Frage nach den Mieterhöhungen.
Dafür kannst du im Vertrag vorsorgen, indem du entsprechende Klauseln und Zusätze ergänzt: 

• Wertsicherungsklausel: Miete wird der Inflation entsprechend angepasst.
• Staffelmietvertrag: Festlegung, zu welchem Zeitpunkt sich die Miete erhöht.
• Umsatzmiete: Orientierung der Miethöhe an dem Umsatz des Mieters. 
• Modernisierung: Miete wird nach Modernisierung erhöht.
  

Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) entfällt ab dem 1.1.2025 die Pflicht zur Schriftform bei Gewerbemietverträgen, wenn der Vertrag für mehr als ein Jahr geschlossen wird. Das bedeutet: Ein klassischer Papiervertrag mit handschriftlicher Unterschrift ist nicht mehr zwingend erforderlich. Stattdessen genügt die Textform gemäß § 126b BGB. 

Eine Erklärung gilt als in Textform abgegeben, wenn sie: 

• lesbar ist 
• die Person des Erklärenden nennt
• auf einem dauerhaften Datenträger (z. B. E-Mail, Messenger-Nachricht, SMS) gespeichert werden kann 

Ab 2025 kann ein Mietvertrag für eine Bürofläche also per E-Mail, WhatsApp oder SMS abgeschlossen werden, solange klar erkennbar ist, wer den Vertrag abschließt. 

Beispiel: 

• Ein:e Vermieter:in sendet einem Unternehmen den Mietvertrag per E-Mail. 
• Die Geschäftsführung antwortet per E-Mail: „Wir akzeptieren die Konditionen.“ 
• Der Vertrag ist damit gültig – ohne Unterschrift. 
  

Für Gewerbemietverträge, die vor dem 1.1.2025 geschlossen wurden, gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2025. Danach müssen auch Änderungen oder Ergänzungen nicht mehr in Schriftform erfolgen.

Auch wenn die Textform für den Vertragsabschluss rechtlich ausreicht, ist es sehr wahrscheinlich, dass in der Praxis weiterhin eine einheitliche Vertragsurkunde verwendet wird. Der Grund:
 

• Beweissicherheit: Eine einzige Vertragsurkunde, die beiden Parteien vorliegt, ist auch in gerichtlichen Auseinandersetzungen ein klarer Beleg für die Vereinbarung. 
• Nachträgliche Änderungen: Verträge können künftig formloser geändert werden (z. B. per E-Mail-Austausch). Um Unklarheiten zu vermeiden, sollten alle Änderungen eindeutig als Vertragsnachtrag gekennzeichnet und abgespeichert werden.
• Rechtsprechung offen: Da die Regelung neu ist, ist noch nicht klar, wie Gerichte damit umgehen werden. Eine gut dokumentierte Vertragsurkunde könnte weiterhin vorteilhaft sein. 

• Eindeutige Kommunikation: Damit später keine Missverständnisse entstehen, sollten Vertragsverhandlungen klar dokumentiert sein. Am besten wird der gesamte E-Mail-Verlauf gespeichert. 
• Änderungen im Vertrag: Auch Ergänzungen oder Nachträge können künftig in Textform erfolgen – sollten aber eindeutig Bezug auf den bestehenden Vertrag nehmen. 
• Beweissicherheit: Eine einheitliche Vertragsurkunde mit allen Vereinbarungen ist auch nach 2025 die beste Absicherung für Vermieter:innen und Mieter:innen. 
  

Für den Hauptmieter des Büros kann eine Untervermietung infrage kommen, sollte die Bürofläche von vornherein zu groß sein oder der Platzbedarf durch Remote-Arbeit sinken. Das ist für dich als Vermieter:in ein überzeugendes Argument bei der Vermietung. Eine Befristung auf kürzere Mietintervalle bei der Untervermietung wie beispielsweise sechs Monate sorgt dabei für ausreichende Flexibilität für deine:n Mieter:in.

Aber Achtung: Wenn du dich als Vermieter:in für umsatzsteuerpflichtige Vermietung entschieden hast, sollte der:die Untermieter:in deiner Mietpartei ebenfalls umsatzsteuerpflichtig sein. Ist sie es nicht, schlägt sich dies auf den Hauptmietvertrag nieder.

Als Eigentümer:in einer Immobilie bist du steuerpflichtig und musst alle Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung auch versteuern. Sämtliche Erträge aus der Vermietung der Bürofläche sowie möglichen Nebenräumen, Garagen, Keller und Stellplätze sind dabei zu berücksichtigen. Ebenfalls dazu gehören die Umlagen, die dir deine Mieter:innen als betriebliche Nebenkosten (Warmwasser, Heizung, Müllabfuhr etc.) bezahlt haben.

Der zu versteuernde Betrag verringert sich um alle Ausgaben für die Immobilie, d. h. Erhaltungsaufwendungen, Zinsen und Abschreibungen mindern den zu versteuernden Ertrag. Als Abschreibung bezeichnet man den Wertverlust einer Immobilie: Bei Immobilien, die nach dem Jahr 1924 hergestellt worden sind, schreibst du jährlich zwei Prozent der Herstellungskosten oder Anschaffungskosten für 50 Jahre ab. 

Beispiel: 

+ Einnahmen Verpachtung inklusive Mehrwertsteuer 24.000 €

+ Einnahmen aus Umlagen 10.000 €

= zu versteuernder Gewinn 34.000 €

- abzüglich Abschreibung (2 %) 6.000 €

- abzüglich Erhaltung 8.000 €

- abzüglich Zinsaufwendungen 9.000 €

= zu versteuernde Einnahmen 11.000 €

→ Einkommensteuer (persönlicher Steuersatz 37 %) 4.070 €  

Vermietest du umsatzsteuerpflichtig, profistierst du und auch deine Mieter:innen vom Vorsteuerabzug. Kosten für Anschaffung, Herstellung und den laufenden Unterhalt der Immobilie kannst du von der Vorsteuer abziehen. Mehr dazu in unserem Ratgeber Gewerbeimmobilie vermieten.

Gewerbliche Vermietung hat häufig kürzere Mietintervalle, zwischen drei und fünf Jahren. Bei längeren Intervallen sollte man automatische Mietpreissteigerungen in den Vertrag einbauen.

Davon abgesehen, hat die gewerbliche Vermietung viele Vorteile, weil der gesetzliche Mieterschutz nicht greift. Damit ist der Mietzins nicht gedeckelt, es gibt keinen Kündigungsschutz, keine Kündigungsfristen, ein befristeter Vertrag kann problemlos, sogar in Textform, abgeschlossen werden.

Zudem können Instandhaltungskosten und Kaution in einem großzügigeren Rahmen vom Mieter eingefordert werden.

Als Vermieter:in bist du insgesamt flexibler und weniger an starre rechtliche Regelungen gebunden. Wer das nicht ausnutzt, sondern nach fairen Grundsätzen handelt, hat wenig Ärger und einen guten Mietzins sicher.