Heiz­kos­ten­ab­rech­nung – was Sie als Ver­mie­ter:in wis­sen müs­sen

Das Thema Heizkostenabrechnung muss nicht kompliziert sein! In diesem Beitrag erklären wir Ihnen wichtige Grundlagen und gehen auf aktuelle Änderungen, die 2023 in Kraft getreten sind, ein, die Sie als Vermietende betreffen.

Mit den neuen Verordnungen wird die korrekte Heizkostenabrechnung noch wichtiger, da Vermietende transparent darlegen müssen, wie sie auf bestimmte Kosten- und Verbrauchsanteile kommen, um zur Bewältigung der Energiekrise und des Klimawandels beizutragen. Das sollten Sie wissen:

• Abrechnungszeitraum: Einmal im Jahr wird abgerechnet. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, dass dieser Zeitraum mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, dieser kann im Mietvertrag bestimmt werden.
  
  
• Versand der Abrechnung: Die Heizkostenabrechnung muss spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums schriftlich an die Mieterinnen und Mieter übermittelt werden. Wird die Abrechnung nach Ablauf dieser Frist zugestellt, erlischt Ihr Anspruch auf Nachzahlungen.
  
  
• Unterjähriger Mieterwechsel: Wenn während des Jahres Mieterinnen oder Mieter ausziehen, müssen die Zählerstände am Tag des Auszugs abgelesen werden. Die Abrechnung muss dann entsprechend für den verkürzten Zeitraum erstellt werden.

Die Heizkosten gehören zu den umlagefähigen Betriebskosten, gemäß der Heizkostenverordnung. Hierbei werden neben den Kosten für verbrauchte Brennstoffe auch weitere Aufwendungen berücksichtigt:

• Betriebsstrom
  
• Bedienung, Überwachung, Pflege / Wartung
  
• Kehr- und Reinigungsgebühren der Abgasanlage
  
• Immissionsmessung
  
• Kosten der Verbrauchserfassung und der Abrechnung
  
• Gerätemiete und Gerätewartung
  
• Eichkosten
  

Verteilerschlüssel in der Heizkostenabrechnung

Um die Heiz- und Betriebskosten auf die Mieterinnen und Mieter umzulegen, ist ein Verteilerschlüssel notwendig. Dieser legt fest, wie die Kosten aufgeteilt werden und sollte unbedingt in der Abrechnung enthalten sein.
 

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Heizung abzulesen: Entweder erfolgt die Ablesung einmal im Jahr durch eine Fachkraft oder Ihre Immobilie verfügt über fernauslesbare Messgeräte und Zähler.

Äußere Umstände und aktuelle Verordnungen bringen neue Verpflichtungen für Vermietende mit sich. Darum lohnt sich die digitale Heizkostenabrechnung gerade jetzt.

Die digitale Heizkostenabrechnung von Techem umfasst folgende Services:

• Techem übernimmt für Sie die transparente CO₂-Kosten-Aufteilung
  
• Die digitale Heizkostenabrechnung wird rechtskonform auf Grundlage der neuen Heizkostenverordnung erstellt
  
• Techem berücksichtigt für Sie die Entlastung der Gaspreisbremse automatisch im Rahmen der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung.
  
• Techem-Kund:innen erhalten die Energiekostenprognose kostenlos
  
• Techem installiert Geräte in Ihrer Immobilie: Moderne Funk-Messgeräte sind ganz praktisch fern auslesbar. Sie senden die Verbrauchswerte Ihrer Immobilie automatisch an das Techem-Rechenzentrum
  
• Sie übermitteln Techem Ihre Daten: Einmal im Jahr benötigt Techem Ihre Kosten- und Nutzerdaten. Das geht einfach online über unser Kundenportal
  
• Ihre Abrechnung kommt zu Ihnen: Techem erstellt für Sie die Gesamt- und Einzelabrechnungen der Heizkosten und schickt Sie Ihnen per Post zu.

Die wichtigsten Neuerungen für Vermietende

In den letzten Monaten traten diverse Verordnungen in Bezug auf die Heizkostenabrechnung in Kraft, welche für Vermietende von Bedeutung sind. Insbesondere die Dezember-Soforthilfe sowie die Strom- und Gaspreisbremse werfen viele Fragen auf. In diesem Artikel werden die zentralen Veränderungen erläutert und aufgezeigt, was dies konkret für Sie bedeuten.

Die im Dezember 2022 eingeführte Dezember-Soforthilfe (Erdgas-Wärme-Soforthilfe-Gesetz) wurde ins Leben gerufen, um den hohen Energiepreisen entgegenzuwirken. Gas- und Fernwärmekunden erhielten einen Erlass des Dezemberabschlags als Entlastung.

Vermietende sind nun gesetzlich verpflichtet, den Erstattungsbetrag, um den die Energiekostenrechnung reduziert wurde, in der Heizkostenabrechnung ihrer Mieterinnen und Mieter gesondert auszuweisen. Sowohl der Gesamtbetrag für das Wohngebäude als auch der nutzerindividuelle Betrag müssen separat aufgeführt werden. Der Grund dafür ist, dass Mieterinnen und Mieter diesen als geldwerten Vorteil in der Steuererklärung angeben müssen.
 

Ab Januar 2023 werden alle Stromkunden durch die Strompreisbremse entlastet. Die Stromversorger werden die Entlastungsbeträge für Januar und Februar im März 2023 auszahlen. Die Gas- und Wärmepreisbremse startet im März 2023 und umfasst rückwirkend die Monate Januar und Februar. Dadurch werden Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen von den stark gestiegenen Energiekosten entlastet.

Der Gesetzgeber fordert von Vermietenden, den gesamten und individuellen Erstattungsbetrag in der Heizkostenabrechnung an die Mieterinnen und Mieter gesondert auszuweisen. Die Mietenden müssen den Entlastungsbetrag als geldwerten Vorteil in der Steuererklärung angeben, ähnlich wie bei der Dezember-Soforthilfe.

Um klimafreundliches Verhalten zu fördern, hat die Bundesregierung im Rahmen ihres Klimaschutzprogramms beschlossen, dass die CO₂-Abgabe ab dem 1. Januar 2023 abhängig vom Energiestandard des Mietshauses zwischen Vermietenden und Mieterinnen und Mietern aufgeteilt wird. Hierfür gilt ein 10-Stufen-Modell.

Bisher konnten Vermietende die CO₂-Abgabe vollständig auf ihre Mieterinnen und Mieter umlegen. Nun muss ein Teil der Abgabe von den Eigentümerinnen und Eigentümern getragen werden. Vermietende sind dazu verpflichtet, in der Heizkostenabrechnung darzulegen, welcher Anteil der CO₂-Kosten auf sie selbst und welcher Anteil auf ihre Mietenden entfällt.

Um den Anforderungen der Novellierung der Heizkostenverordnung (HKVO) gerecht zu werden, müssen Gebäudeeigentümer seit 2022 bei der Jahresabrechnung zusätzliche Informationen zur Verfügung stellen. Dazu gehören unter anderem eine Übersicht über Verbrauchsinformationen und -werte, eine Darstellung des witterungsbereinigten Energieverbrauchs im Vergleich zu einem Referenznutzer, eine Darstellung der Energiekosten für Heizung und Warmwasser pro Quadratmeter sowie eine Darstellung der Wasserverbräuche für Kaltwasser und Warmwasser in Kubikmetern. Vermietende müssen diese Informationen in ihre jährliche Heizkostenabrechnung aufnehmen, um den Anforderungen des Gesetzgebers zu entsprechen.