WEG-Ab­rech­nung: In­for­ma­tio­nen zur Hausgeldabrechnung

In der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) wird einmal im Jahr abgerechnet. Die WEG-Jahresabrechnung oder Hausgeldabrechnung gibt dir als Wohnungseigentümer:in beziehungsweise Vermieter:in Informationen darüber, ob du noch Nachzahlungen für Betriebskosten leisten musst oder ob du eine Erstattung erhältst. In diesem Beitrag erfährst du mehr über den Inhalt, die Fristen und die Kosten für die WEG-Abrechnung.

Die Hausgeldabrechnung bzw. WEG-Abrechnung dient dazu, alle Einnahmen und alle Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft für den Zeitraum eines Jahres aufzustellen.

Daraus werden die Beträge berechnet, die auf jede:n Eigentümer:in entfallen. Außerdem listet die Hausgeldabrechnung gebildete Rücklagen und Kontostände. Es handelt sich sozusagen um die Nebenkostenabrechnung für Eigentümer:innen, zu der unter anderem auch die Abrechnung der WEG-Instandhaltungsrücklage gehört. Wohnungseigentum in einer Eigentumswohnungsanlage ist die Bedingung für die WEG-Abrechnung.

Die Verwaltung der WEG ist dafür zuständig, die WEG-Abrechnung oder Hausgeldabrechnung zu erstellen oder sie alternativ bei einem spezialisierten Unternehmen in Auftrag zu geben. Der:die Verwalter:innen stellen die Hausgeldabrechnung auf der Eigentümerversammlung vor und müssen für Rückfragen zur Verfügung stehen. Alle Eigentümer:innen erhalten eine Gesamtabrechnung und ihre jeweilige Einzelabrechnung. In der Einzelabrechnung steht, ob du noch Nachzahlungen leisten musst oder ob du eine Rückzahlung erhältst.

Das Format für die Hausgeldabrechnung ist nicht fest vorgeschrieben, weshalb die Jahresabrechnung je nach Hausverwaltung ein wenig unterschiedlich aussehen kann.

Die folgenden Informationen müssen jedoch zwingend enthalten sein:

• Ausgaben und Einnahmen der WEG für das Wirtschaftsjahr in der Übersicht
• Entwicklung der WEG-Instandhaltungsrücklage im Wirtschaftsjahr
• Einzelabrechnungen für die individuellen Wohnungseigentümer:innen
• genutzter Verteilerschlüssel

Es ist immer aufschlussreich, die WEG-Abrechnung mit dem jährlichen Wirtschaftsplan der Eigentümergemeinschaft zu vergleichen. Wenn sich keine großen Abweichungen ergeben, hat die Verwaltung gut gerechnet und kennt sich mit Wirtschaftsplänen aus. Weist der Jahreswirtschaftsplan trotz sorgfältiger Berechnung Abweichungen auf, sollte er für das nächste Jahr angepasst werden. Allerdings führen einmalige Ereignisse mit dem damit verbunden Ansteigen der Kosten nicht unbedingt zu einer Anpassung des Wirtschaftsplans.

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe dafür, wann die Frist für die WEG-Abrechnung abläuft. Jedoch formuliert das Gesetz zur WEG-Jahresabrechnung, dass diese „nach Ablauf einer angemessenen Frist nach dem Ende des Wirtschaftsjahres“ zugehen muss. In der Regel handelt es sich dabei um einen Zeitraum zwischen drei und sechs Monaten.

Verschiedene Gerichte haben sogar eine Frist von drei Monaten festgelegt, wobei bei größeren Eigentümergemeinschaften oder bei triftigen Gründen auch eine Frist von sechs Monaten für die Hausgeldabrechnung bzw. WEG-Abrechnung vertretbar ist.

Normalerweise erhältst du die Hausgeldabrechnung zusammen mit der Einladung zur jährlichen Eigentümerversammlung. In der Versammlung musst du über die WEG-Abrechnung und die Instandhaltungsrücklage beschließen und kannst dazu den:die Verwalter:in befragen. Erst nach dem Beschluss der Hausgeld-Jahresabrechnung sind die Nachzahlungen und Erstattungen fällig, die du in deiner Einzelabrechnung siehst. Als Eigentümergemeinschaft hast du nach dem Beschluss noch einen Monat Zeit, um die WEG-Abrechnung anzufechten.

Der:die WEG-Verwalter:in ist laut § 28 WEG dafür verantwortlich, die jährliche Abrechnung des Hausgeldes auszustellen. Anders als im Mietrecht, wo es für die Nebenkostenabrechnung eine 12-monatige Frist gibt, besteht bei der Hausgeldabrechnung keine Frist. Jedoch hast du als Miteigentümer:in das Recht, die Verwaltung um eine pünktliche Abrechnungsausstellung zu bitten.

Falls du die Wohnung vermietest, bist du schließlich auf eine pünktliche Zustellung der WEG-Abrechnung angewiesen.  Kommt es dennoch wiederholt zu Verspätungen oder gravierenden Fehlern bei der WEG-Abrechnung, ist dies ein Anlass dafür, ihn:sie zu entlassen. Zudem muss die Eigentümergemeinschaft die falsche WEG-Jahresabrechnung nicht genehmigen.

Die Wohnungseigentümergemeinschaft trägt die Kosten für die Abrechnung des Hausgeldes, jede:r Eigentümer:in übernimmt einen Teil davon. Die jeweilige Beteiligung ergibt sich dabei aus den Miteigentumsanteilen eines jeden WEG-Mitglieds oder durch den alternativ festgelegten Verteilerschlüssel. Die Kosten für die Abrechnung findest du ebenfalls in der Einzelabrechnung der WEG-Abrechnung. Diese Kosten lassen sich im Gegensatz zu laufenden Kosten wie Hausmeistergebühren, Müllentsorgung u. a. nicht auf die Mieter:innen umlegen.

Wenn du als Wohnungseigentümer:in dein Objekt vermietet hast, musst du eine jährliche Betriebskostenabrechnung erstellen und diese rechtzeitig an den:die Mieter:in senden. Diese Abrechnung ist separat von der WEG-Abrechnung bzw. Hausgeldabrechnung. Beachte für die Nebenkostenabrechnung unter anderem § 556 des BGB zum Gebot der Wirtschaftlichkeit und eventuellen individuellen Abmachungen im Mietvertrag. In diesem Beitrag haben wir dir weitere Informationen zum Thema Nebenkostenabrechnung zusammengestellt.

Deinen Mieter:innen darfst du nur die Nebenkosten, die umlagefähig sind, anrechnen. Alle anderen Kosten, die für die Bewirtschaftung des Hauses anfallen, musst du selbst tragen. Dazu gehören unter anderem Ausgaben für Instandhaltung und Instandsetzung sowie die Ausgaben für die Verwaltung. Diese nicht umlagefähigen Nebenkosten sind kenntlich gemacht in der jährlichen Hausgeldabrechnung für deine Eigentumswohnung.

Sollte sich nun die Erstellung der WEG-Abrechnung verzögern, kann es sein, dass du die Nebenkostenabrechnung für deine Mieter:innen noch nicht erstellen kannst. Um in diesem Fall nicht auf einer Nachforderung oder einer Zahlungsverweigerung des:der Mieters:Mieterin sitzen zu bleiben, ist es deine Pflicht, bei der Verwaltung die Erstellung der Hausgeldabrechnung so schnell wie möglich zu verlangen. Gegebenenfalls musst du diese sogar einklagen.

Wenn du hier keinen Erfolg hast, musst du die Folgen der verspäteten Nebenkostenabrechnung gegenüber der Mietpartei selbst tragen. Du hast keinen Schadensersatzanspruch gegen den:die Verwalter:in – das gilt selbst dann, wenn die WEG-Jahresabrechnung nicht genehmigt wird.

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Die Erstellung einer Jahresabrechnung und Vorlage zur Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung gehört zu den gesetzlichen Pflichtaufgaben von Verwalter:innen (§ 28 Abs. 3 WEG). Kommt der:die Verwalter:in dieser Verpflichtung nicht nach, kann dies einen wichtigen Grund zur sofortigen Abbestellung bedeuten.

Jede:r Wohnungseigentümer:in hat einen eigenen Anspruch gemäß § 21 Abs. 5 Nr. 5 WEG auf Vorlage der Jahres-WEG-Abrechnung, den er:sie auch gerichtlich geltend machen kann. Hieraus ist bereits ersichtlich, welchen Stellenwert die Erstellung einer Jahresabrechnung durch die Hausverwaltung hat.

Liefert die Verwaltung die WEG-Jahresabrechnung nicht rechtzeitig, hast du als Vermieter:in Probleme mit der Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen WEG-Abrechnungsfrist. Das ist ärgerlich, denn Nachzahlungsbeträge kannst du nicht mehr einfordern, wenn die Betriebskostenabrechnung bei der Mietpartei verspätet, zugegangenen ist. Das gilt auch dann, wenn die WEG-Verwaltung der Eigentumswohnung für die Verspätung der Hausgeldabrechnung verantwortlich ist (BGH, AZ: IIIV ZR 249/15).

Um eine fehlerhafte WEG-Jahresabrechnung auszuschließen, kannst du die Angaben anhand von Belegen überprüfen.

Achte dabei auf die folgenden Aspekte:

• Die Ausgaben / Rechnungen gehören tatsächlich zu dieser WEG/ diesem Objekt.
• Die Kostenvoranschläge stimmen mit Rechnung überein.
• Die Skonto-Nachlässe wurden ausgeschöpft.
• Die Buchungen wurden den richtigen Sachkonten zugeordnet

In Berlin kam es im Jahr 2016 zum folgenden Fall: Ein Wohnungseigentümer hatte dem Verwalter bereits vor der Versammlung mitgeteilt, dass die von ihm gefertigte Abrechnung einen Fehler enthält. Nach der Hausgeldabrechnung waren ihm mehr als ein Viertel der Heizkosten zugewiesen, obwohl er nur über einen Miteigentumsanteil von sechs Prozent verfügt. Zudem war auch die Instandhaltungsrücklage in der WEG-Abrechnung nicht korrekt dargestellt. Der Verwalter ging hierauf nicht weiter ein und legte diese Hausgeldabrechnung den Wohnungseigentümern zur Versammlung zwecks Abstimmung vor.

Die Sachlage entwickelte sich folgendermaßen:

• Wohnungseigentümer fassen Mehrheitsbeschluss über falsche WEG-Jahresabrechnung: Damit erteilten sie der Verwaltung Entlastung. Sie verhinderten damit, dass die Wohnungseigentümerschaft Ansprüche gegen den Verwalter bezüglich geltend machen konnte. Die Hausgeldabrechnung bzw. WEG-Jahresabrechnung war ja bereits genehmigt.
• Anfechtungsklage gegen den Entlastungsbeschluss: Legt der Verwalter eine fehlerhafte Jahresabrechnung vor, ist das keine ordnungsgemäße Verwaltung. Mit diesem Argument erhob der betroffene Wohnungseigentümer fristgerecht Anfechtungsklage (§ 46 Abs. 1 S. 2 WEG) beim zuständigen Gericht.
• Urteil: Klage hat Erfolg, Verwalter trägt die Kosten: Das Gericht gab dem klagenden Wohnungseigentümer recht. Trägt ein:e Wohnungseigentümer:in der Hausverwaltung berechtigte Zweifel an der Jahresabrechnung vor, darf diese die Abrechnung nicht ohne weitere Überprüfung zur Beschlussfassung vorlegen. Die Beschlussfassung hierüber hätte bis zur abschließenden Überprüfung durch den Verwalter – ggf. unter Hinzuziehung von Fachkundigen – hinausgeschoben werden müssen.

Dieser Fall zeigt: Führt der:die Verwalter:in dennoch in Kenntnis der Umstände ohne weitere Prüfung eine Beschlussfassung über die WEG-Jahresabrechnung vor, muss er im Fall einer erfolgreichen Anfechtung der von ihm gefertigten Hausgeld-Jahresabrechnung auch die Kosten des Rechtsstreits tragen. Im konkreten Fall betrugen diese 13.000 Euro. (Quelle: Landgericht Berlin, Urteil vom 05.12.2016, AZ: 55 T 81/15 WEG)