Umlagefähige Ne­ben­kos­ten: Was dür­fen Ver­mie­ter ab­rech­nen?

Welche Nebenkosten auf die Mieter umzulegen sind, bestimmt § 2 der Betriebskostenverordnung. Diese Nebenkosten werden auch als umlagefähige Nebenkosten bezeichnet. In diesem Beitrag erhältst du einen Überblick über alle umlagefähigen Kosten und wie du sie korrekt in der Nebenkostenabrechnung angibst. Wichtig: Damit du diese Kosten auf deine Mieter:innen umlegen kannst, muss dies im Mietvertrag festgelegt sein. Wir zeigen dir, worauf du dabei achten musst.

Bei den Nebenkosten oder auch Betriebskosten handelt es sich um die Kosten, die durch den Betrieb eines Hauses entstehen: Heizung und Warmwasser, Müllabfuhr, Allgemeinstrom, Grundsteuer, Abwassergebühren, Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege und einiges mehr.

Diese Kosten werden im Vorhinein durch alle Mieter:innen als monatliche Nebenkostenvorauszahlung beglichen und zusammen mit der Kaltmiete auf das Konto des:der Vermieter:in eingezahlt. Die endgültige Nebenkostenabrechnung findet jährlich statt, wenn für die tatsächlich verursachten Kosten Rechnungen vorliegen.

Mieter:innen müssen dann Nebenkosten zahlen, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Ein Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung, der 16 verschiedene Kostenarten abdeckt, ist oft ausreichend. Spezielle Kosten wie die Dachrinnenreinigung müssen jedoch explizit im Mietvertrag aufgeführt werden, damit sie umgelegt werden können.

Laut Betriebskostenverordnung § 2 gibt es 17 Arten von Nebenkosten, die du auf Mieter:innen im Rahmen der jährlichen Nebenkostenabrechnung umlegen kannst.

Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie die verschiedenen Nebenkosten auf die Mieter:innen aufgeteilt werden. Dabei kannst du unterschiedliche Schlüssel für verschiedene Kostenarten verwenden, um eine gerechte Verteilung sicherzustellen.

Hier sind die gängigsten Verteilerschlüssel:

• Wohnfläche (Quadratmeter): Der am häufigsten verwendete Schlüssel, der automatisch greift, wenn im Mietvertrag keine andere Vereinbarung getroffen wurde.
• Verbrauch/Verursachung: Für Kosten wie Wasser oder Heizung ist der Verbrauch die gängige Grundlage.
• Pro Wohneinheit: Jede Wohnung zählt gleich, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Verbrauch.
• Anzahl der Personen im Haushalt: Für Kosten wie Müllabfuhr oder Wasserversorgung ohne Zähler wird dieser Schlüssel oft genutzt, obwohl er schwer exakt zu ermitteln ist.
• Kubikmeter umbauter Raum: Bei Wohnungen mit sehr unterschiedlichen Raumhöhen (z. B. Atelierwohnungen) kann dieser Schlüssel sinnvoller sein.
• Miteigentumsanteile: Besonders bei Eigentumswohnungen wird dieser Schlüssel häufig für die Betriebskostenabrechnung herangezogen.

Einige Kosten dürfen nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden.
Dazu gehören:
 

• Verwaltungskosten
• Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung
• Bankgebühren des:der Vermieters:in 
• Portokosten für Abrechnungen
• Abschreibungen und Rücklagen
  

Alle nicht umlagefähigen Nebenkosten müssen von den Vermieter:innen selbst getragen werden. 

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung ist essenziell, da Mieter:innen die Zahlung falsch abgerechneter Nebenkosten verweigern können. Es ist sogar möglich, dass sie Rückforderungen stellen, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist.

Hier sind einige der häufigsten Fehler:

• Es werden Kosten abgerechnet, die der:die Vermieter:in
• selbst tragen muss oder die nicht im Mietvertrag als umlagefähig aufgeführt sind.
• Die Nebenkosten einer leerstehenden Wohnung werden fälschlicherweise auf die anderen Mieter:innen umgelegt.
• Der Abrechnungszeitraum wird falsch angegeben.
• Die Abrechnung wird zu spät erstellt – in diesem Fall ist der:die
• Vermieter in der Beweispflicht, um eine verspätete Abrechnung durchzusetzen.
• Sonstige Kosten, die nicht im Mietvertrag aufgeführt sind, werden abgerechnet.

Tipp: Dokumentiere alle Rechnungen und Belege, um eine transparente und fehlerfreie Abrechnung zu gewährleisten.

Haben Mieter:innen für die Nebenkosten eine monatliche Vorauszahlung im Rahmen der Warmmiete geleistet, ist der:die Vermieter:in verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Diese formalen und inhaltlichen Kriterien solltest du berücksichtigen, wenn du die Nebenkosten korrekt berechnest:
 

1. Die Nebenkostenabrechnung muss schriftlich vorliegen.
2. Du musst die Nebenkostenabrechnung einmal alle zwölf Monate übermitteln.
3. Die Abrechnungsperiode darf höchstens zwölf Monate betragen.
4. Die Abrechnung muss verständlich und übersichtlich sein.
5. Die Abrechnung muss eine Aufstellung der Gesamtkosten enthalten.
6. Die geleisteten Vorauszahlungen müssen mit den Gesamtkosten verrechnet werden.
   

Du wünschst dir Unterstützung bei der Nebenkostenabrechnung? Dann nutze die kostenlose Vorlage von ImmoScout24! Dort siehst du mit wenigen Klicks, welche Kosten umlagefähig sind, und wie sich diese auf deine Mieter:innen verteilen. Das fertige Dokument kannst du einfach als PDF herunterladen und an deine Mieter:innen schicken. 

Umlagefähige Nebenkosten sind ein wichtiger Bestandteil der Nebenkostenabrechnung und müssen klar im Mietvertrag geregelt sein. Regelmäßig anfallende Betriebskosten wie Heizung, Wasser und Müllentsorgung dürfen auf die Mieter:innen umgelegt werden, jedoch keine Verwaltungskosten oder Instandhaltung. Vermieter:innen sollten bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung Sorgfalt walten lassen, um teure Fehler zu vermeiden und Missverständnisse mit Mieter:innen zu verhindern. Die Nutzung eines Verteilerschlüssels ermöglicht eine faire Verteilung der Kosten auf alle Mieter:innen.