Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung Fris­ten: Über­blick für Ver­mie­ter und Mie­ter

Die Fristen sind bei Nebenkostenabrechnung gesetzlich geregelt. Sie einzuhalten ist wichtig, denn nur wenn du die Abrechnungsfrist einhältst, kannst du erfolgreich Nachforderungen an deine Mieter:innen stellen. Damit du keine Fristen verpasst, haben wir in diesem Beitrag alles rund um den Abrechnungszeitraum, die Abgabe-, Zahlungs- und Widerspruchsfrist sowie die Verjährung für dich zusammengefasst.

Die Nebenkostenabrechnung ist an bestimmte Fristen und Zeiträume gebunden, die eingehalten werden müssen, damit die Nebenkostenabrechnung auch rechtsgültig ist.

• Abrechnungszeitraum: 12 Monate 
• Abgabefrist: 12 Monate 
• Zahlungsfrist: 30 Tage 
• Widerspruchsfrist: 12 Monate 
• Verjährungsfrist: 3 Jahre 

Wenn deine Mieter:innen eine regelmäßige Nebenkostenvorauszahlung über die Warmmiete leisten, musst du ihnen als Vermieter:in einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung schicken. Dabei sind verschiedene Fristen bei der Nebenkostenabrechnung für Vermieter:innen zu beachten: Zuallererst gilt eine Frist von zwölf Monaten ab Ende des Abrechnungszeitraums. Innerhalb dieser Frist muss eine rechtsgültige Nebenkostenabrechnung bei dem:der Mieter:in eingegangen sein.  

Grundsätzlich beträgt der Abrechnungszeitraum nach § 556 Abs. 3 des BGB immer zwölf Monate. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Abrechnungszeitraum zwischen Januar und Dezember oder zwischen April und März liegt. Hältst du dich an das Kalenderjahr, muss deine Nebenkostenabrechnung spätestens am 31.12.2023 dem:der Mieter:in vorliegen. Endet der Abrechnungszeitraum im März, muss die Nebenkostenabrechnung Ende Februar vorliegen. Für welchen Abrechnungszeitraum du dich auch entscheidest, wichtig ist nur, dass du diesen Turnus in den folgenden Jahren beibehältst.

Ist es zulässig, den Abrechnungszeitraum von 12 Monaten zu verlängern oder zu verkürzen?

• Nebenkostenabrechnungen über mehr als zwölf Monate sind nicht ordnungsgemäß. Mieter:innen können die Nachzahlungen für solche Abrechnungen verweigern. 
• Kürzere Abrechnungszeiträume sind in Ausnahmefällen zulässig. Diese Regelung kommt besonders häufig zur Anwendung, wenn Mieter:innen weniger als ein Jahr lang in der Mietwohnung wohnen. Die Nebenkostenabrechnung kann dann vorgezogen werden, auch wenn der:die Vermieter:in nicht dazu verpflichtet ist.

Noch eine wichtige Frist für Vermieter:innen bei der Nebenkostenabrechnung ist die Abgabefrist. Sie umfasst 12 Monate und du hast ein Jahr Zeit, um für die Nebenkostenabrechnung für deine:n Mieter:in zu erstellen. Dabei ist wichtig, dass der:die Adressat:in die Nebenkostenabrechnung vor Ablauf der Frist auch erhält.  

Bei besonders hohen Nachzahlungen kann eine verspätete Nebenkostenabrechnung für Vermieter:innen schmerzhafte finanzielle Einbußen bedeuten. Aber was geschieht, wenn du überhaupt keine Nebenkostenabrechnung vorlegst? – Deinen Mieter:innen steht diese nach Betriebskostenverordnung zu. Laut § 273 (BGB) greift hier das Recht auf Zurückbehaltung. Deine Mieter:innen dürfen die Vorauszahlungen der monatlichen Nebenkosten einstellen. Sobald die Nebenkostenabrechnung eingegangen ist, müssen die fehlenden Beträge allerdings umgehend nachgezahlt werden.  

Die Frist für die Abgabe ändert sich auch dann nicht, wenn du nachträglich eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung vornehmen musst. Eine Ausnahme besteht aber doch: Wenn du den Fehler nicht selbst verursacht hast, dann darfst du auch außerhalb der zwölfmonatigen Frist eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung vornehmen. In § 556 Absatz 3 BGB ist dazu formuliert: „Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätetet Geltendmachung nicht zu vertreten“.

Sind Punkte unklar oder strittig geblieben, können Mieter:innen Widerspruch gegen die erhaltene Mietnebenkostenabrechnung einlegen. Der Widerspruch muss jedoch innerhalb eines Jahres nach dem Zugang der Abrechnung erfolgt sein. Nur so können Mieter:innen ihre Einwände nach § 556 Absatz 3 Sätze 5 und 6 geltend machen.

Wird ein Widerspruch eingelegt, müssen Mieter:innen aber dennoch zunächst die Nachzahlung tätigen. Sofern nicht anders vereinbart, ist die Nachzahlung innerhalb eines Zeitfensters von 30 Tagen nach Erhalt zu begleichen. Der Widerspruch an sich hat somit keine aufschiebende Wirkung auf den vorgegebenen Fälligkeitstermin. Vermieter:innen müssen auf die gesetzlichen Bestimmungen hinweisen, sich selbst aber auch daran halten und ein Guthaben ebenfalls in der 30-tägigen Frist auszahlen.

Um sich Gewissheit zu verschaffen, ist der:die Mieter:in berechtigt, Einsicht in die relevanten Rechnungen und Belege der Abrechnung zu nehmen. 

ImmoScout24 unterstützt seine MieterPlus-Abonnenten dabei mit dem kostenlosen Nebenkosten-Check und im Falle von Fehlern mit einem Widerspruchsschreiben, in dem die einzelnen strittigen Punkte genannt und begründet werden. 

Eine weitere relevante Frist für die Nebenkostenabrechnung betrifft die Verjährung. Es handelt sich hierbei um die Frist, in der Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung von Vermieter- oder Mieterseite geltend gemacht werden können. Laut § 195 des BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. 

Die Verjährungsfrist bei Nebenkostenabrechnungen beginnt mit dem Ende der Abgabefrist. 

Beispiel: Deine Mieter:innen erwarten die Nebenkostenabrechnung 2023 bis zum 31.12.2024. Der Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung oder eine Rückzahlung verjährt nach 3 Jahren, in unserem Beispiel zum 31.12.2027. Nach dieser Frist stehen auch dem:der Vemieter:in keine Nachforderungen mehr zu. Mit Ablaufen der Verjährungsfrist kann keine der Vertragsparteien Ansprüche geltend machen.

Sollte die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht deine Schuld, ist eine verspätete Zusendung erlaubt. Jedoch liegt die Beweispflicht darüber, dass die Fristüberschreitung nicht dein Verschulden ist, bei dir. Nur, wenn du diese Bedingungen erfüllst, ist die Nebenkostenabrechnung nach dem Fristzeitraum wirksam. 

• Der Versorger hat die Rechnung verspätet zugeschickt. 
• Der:die Mieter:in ist unbekannt verzogen und du musst die Anschrift der neuen Wohnung erst herausfinden.
• Es liegen Konflikte mit dem:der Mieter:in vor. 
  
• Manchmal gibt es auch einen Rechtsstreit um die Nebenkosten, das vorhandene Guthaben oder um den Mietvertrag, den du erst klären musst, bevor du die Nebenkosten abrechnen kannst.
  

Die Fristen für die Mietnebenkostenabrechnung gelten auch dann, wenn der:die Mieter:in seitdem vorzeitig ausgezogen ist. Die Nebenkostenabrechnung bei Mietwechsel wird also nicht anders behandelt als sonst.

Du als Vermieter:in musst deinen mittlerweile verzogenen Mieter:innen die Mietnebenkostenabrechnung in Schriftform zukommen lassen. Diese muss vor Ablauf der Frist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums eingetroffen sein. Ist der:die Mieter:in zum 31. Januar 2024 ausgezogen, hast du als Vermieter:in dennoch bis zum 31. Dezember 2025 Zeit, die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Die Wartzeit für den:die Mieter:in ist dadurch sehr lang.

Selbst für den Fall, dass ein:e Mieter:in verstirbt, ist eine Nebenkostenabrechnung erforderlich. Die Nebenkostenabrechnung geht nach dem Tod der Mieter:innen an die Erb:innen.

In der Nebenkostenabrechnung werden umlagefähige Betriebskosten aufgeführt, die die Mieter:innen tragen müssen. Als Vermieter:in bist du verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung so zu erstellen, dass sie klar, übersichtlich und nachvollziehbar ist. Sie muss also frei von komplizierten Rechnungen sein, damit die Mieter:innen sie einfach überprüfen können. Eine Betriebskostenabrechnung muss in schriftlicher Form erfolgen, also per Post, Fax oder E-Mail an die einzelnen Mietparteien übersandt werden.

Um dies sicherzustellen, müssen formale und inhaltliche Mindestanforderungen an die Form der Nebenkostenabrechnung eingehalten werden, da sie ansonsten nicht gültig ist. Neben einer nachvollziehbaren Zusammenstellung aller Gesamtkosten und der Aufschlüsselung nach individuellem Verbrauch, muss die Abrechnung auch Angaben zum Verteilerschlüssel und den geleisteten Vorauszahlungen enthalten.

Als Vermieter:in trägst du hinsichtlich der rechtzeitigen Nebenkostenabrechnungszustellung die volle Beweislast. Mieter:innen müssen das schriftliche Dokument rechtzeitig und vollständig erhalten. Ist dies nicht der Fall, musst du nachweisen, dass du das Dokument ordnungsgemäß versandt hast.

Folgende Möglichkeiten der Zustellung bestehen:

1. Zustellung durch die Post oder andere Versandunternehmen
2. Einschreiben
3. Postzustellungsurkunde/Zustellung durch Gerichtsvollzieher
4. Per E-Mail
5. Per Fax
6. Persönliche Übergabe des schriftlichen Dokuments

Der Versandbeleg allein ist bei keiner dieser Varianten ausreichend, um den Eingang der Nebenkostenabrechnung bei den Mieter:innen zu beweisen. Übrigens ist ein Aushang im Flur ebenfalls nicht ausreichend. Im Zweifelsfall kannst du die Nebenkostenabrechnung persönlich zustellen oder deine Mieter:innen um eine schriftliche Eingangsbestätigung bitten. Falls du erwartest, dass es Probleme geben könnte, ist es möglich, die Nebenkostenabrechnung unter Anwesenheit von neutralen Zeug:innen zu übergeben.

Um die Abrechnungen schnell erstellen zu können, bietet dir Vermietet.de von ImmoScout24 eine einfache Berechnungsvorlage für die Nebenkostenabrechnung. Alles, was du tun musst, ist den Gesamtverbrauch einzugeben. Je nach Verteilerschlüssel werden anschließend die Abrechnungen für die einzelnen Mietparteien erstellt.

Durch den klaren Aufbau des Formulars, die Transparenz aller Kosten und den nachvollziehbaren Verteilerschlüssel bist du auf der sicheren Seite und hast alle umlegbaren Kosten im Blick. Die Nebenkostenabrechnung, die du online erstellst, erhältst du ganz bequem per E-Mail. Die Abrechnung der Nebenkosten für deine Mieter:innen kannst du also ebenso unkompliziert per E-Mail weiterleiten.

Die Einhaltung der Fristen bei der Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter:innen unerlässlich, um finanzielle Nachteile zu vermeiden. Nur, wenn die Abrechnung innerhalb der gesetzlichen Fristen erfolgt, können Nachforderungen gestellt werden. Verspätungen hingegen führen dazu, dass Ansprüche auf Nachzahlungen verfallen, während Mieter:innen weiterhin Guthaben geltend machen dürfen. Ein vorausschauendes Planen und die Nutzung rechtssicherer Zustellmethoden helfen, Fristüberschreitungen zu verhindern.