Ver­tei­ler­schlüs­sel in der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung: Was Ver­mie­ter wis­sen soll­ten

Als Vermieter:in können Sie einen beträchtlichen Anteil der Nebenkosten, die Ihnen durch Betrieb und Bewirtschaftung von Mietwohnungen bestehen, auf die Mieter:innen umlegen. Dabei müssen Sie einen Verteilerschlüssel für die Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung anwenden, der darüber entscheidet, wer wie viel Nebenkosten im Rahmen der Warmmiete bezahlt. Hier erfahren Sie mehr Details über die verschiedenen Verteilerschlüssel für Nebenkosten.

• Der Verteilerschlüssel oder Umlageschlüssel bestimmt, wie die umlagefähigen Nebenkosten bzw. Betriebskosten für Wasser, Heizkosten, Müll und Co. auf die Mieter:innen umgelegt werden. 
• In den meisten Fällen können Sie als Vermieter:in die Abrechnung der Nebenkosten nach Verbrauch, nach Wohnfläche, pro einzelne Person oder nach Wohneinheit durchführen. Der Gesetzgeber bevorzugt die Nebenkostenabrechnung nach Wohnfläche.  
• Geben Sie den gewählten Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung an, um die jeweilige Umlage für jede:n einzelne:n Mieter:in zu rechtfertigen. 

Als Vermieter:in sollten Sie schon vor Erstellung der ersten Nebenkostenabrechnung überlegen mit welchem Nebenkosten- Verteilerschlüssel abgerechnet werden soll. Dies müssen Sie Ihren Mieter:innen rechtzeitig mitteilen. Am besten nennen Sie den gewählten Schlüssel sowie Details zur Berechnung in den Mietvertrag auf. Beachten Sie auch, dass bei einigen Betriebskosten Sonderregelungen gelten. Zum Beispiel sollten Sie die Heizkosten zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen. 

Der Umlageschlüssel ermöglicht es Ihnen, alle umlagefähigen Betriebskosten an die Mieter:innen weiterzugeben. Normalerweise zahlen Ihnen diese eine Pauschale, die in der monatlichen Miete enthalten ist und gemeinsam mit den reinen Mietkosten die sogenannte Warmmiete ausmacht. Sie können aber auch nach Verbrauch abrechnen, wobei es wichtig ist, dass Sie die Höhe des Verbrauchs und somit der gewählten Umlage etwa durch den Zählerstand genau nachweisen können. 

Es gibt diese vier Varianten für die Gestaltung des Verteilerschlüssels für Nebenkosten:  

1.  nach Verbrauch 
2.  pro Person 
3. nach Wohneinheit 
4. nach Quadratmeter 

Viele Vermieter:innen entscheiden sich für die Nebenkostenabrechnung nach Wohnfläche. Diese Variante wird auch vom Gesetzgeber favorisiert. Alternativ  können Sie nach Personenanzahl abrechnen, wenn Sie wissen, wie viele Mieter:innen in jeder Wohnung leben. Diese müssen jeweils einen ähnlich hohen Wasser- und Wärmeverbrauch haben. Bei der Abrechnung nach Wohneinheit kann es recht schnell zu Streitigkeiten kommen. Sie bietet sich dann an, wenn die Mietwohnungen alle vergleichbar sind.  

Bei den sogenannten verbrauchsabhängigen Betriebskostenarten wie Wasser und Heizung hat sich die Berechnung nach dem tatsächlichen Verbrauch bewährt – und deshalb auch vielerorts durchgesetzt. Sie schließt Ungerechtigkeiten aus und ist für alle Beteiligten nachvollziehbar. Die Voraussetzung für die mit diesem Verteilerschlüssel ist, dass in jeder Wohnung entsprechende Messgeräte installiert sind. 

Sofern der Verbrauch an Heizungsenergie und Wasser für jede Wohnung durch Messgeräte erfasst wird, zahlen Mieter:innen auch nur den Anteil an diesen Betriebskosten, der auf ihre jeweilige Wohnung entfällt. Sind die Zähler für Heizung und Wasser in den Wohnungen angebracht, dürfen Vermieter:innen auch gar nicht anders verfahren: Sie müssen den tatsächlichen Verbrauch pro Wohnung abrechnen. Schwierig anzuwenden ist der verbrauchsabhängige Verteilerschlüssel für die Nebenkostenabrechnung bei Positionen wie Fahrstuhl oder Licht in Gemeinschaftsbereichen. 

Den Umlageschlüssel nach Personenzahl dürfen Sie als Vermieter:in auf die kalten Nebenkosten anwenden. Prüfen Sie dafür zunächst, wie viele Personen in jeder Wohnung leben. Wenn Sie zum Beispiel in drei Wohnungen eines Gebäudes insgesamt zehn Mieter:innen haben, erhält jede:r Mieter:in eine Abrechnung über genau zehn Prozent der Nebenkosten. 

So kennen Sie die Nebenkosten für eine Person pro Monat und können zukünftig den Verbrauch der einzelnen Wohnungen abhängig von der Personenzahl besser schätzen. Multiplizieren Sie dafür in der Nebenkostenabrechnung einfach die Nebenkosten für eine Person mit der Personenzahl pro Wohnung. 

Diese Variante hat den Nachteil, dass sie nicht immer realistisch ist. Denn jede:r Mieter:in hat unterschiedliche Nutzungsmuster, was Heizkosten, Wasserkosten, Müll und andere Aktivitäten angeht, die sich in unterschiedlich hohen Nebenkosten widerspiegeln. Manchmal ändern sich die durchschnittlichen Kosten von diesem Jahr im Vergleich zum letzten Jahr enorm. Nur dann, wenn jede Wohnung mit nur einem:einer einzelnen Mieter:in belegt ist, erhalten Sie als Vermieter:in ein genaues Bild. 

In der Praxis führt diese Variante oft zu Konflikten. Denn wenn eine alleinstehende Person in einer großen Wohnung wohnt, aber deutlicher weniger Nebenkosten für Wasser und Co. zahlt als etwa die vier köpfige Familie in der kleineren Wohnung nebenan, entstehen schnell Reibereien. Zudem stehen Sie als Vermieter:in vor dem Problem, wie Sie bei der Abrechnung der Nebenkosten mit dem Verteilerschlüssel pro Person bei vorgehen. 

Würden alle Betriebskosten nach dem Verteilerschlüssel „Wohneinheit“ umgelegt werden, müsste jede Mietpartei, ganz gleich wie groß die Wohnung ist oder wie viele Personen in ihr leben, den gleichen Anteil an Nebenkosten wie Heizung und Wasser zahlen. Diese Art der Rechnung für Umlagen von Mietwohnungen ist besonders einfach, da alle Nebenkosten nur durch die Anzahl der Wohneinheiten geteilt werden müssen.  

Dennoch wird diese Variante oft als ungerecht wahrgenommen. Denn zum Beispiel hätte der:die Mieter:in einer Einzimmerwohnung hier eine genauso hohe Heizkostenrechnung wie die fünfköpfige Familie in der Vierzimmerwohnung nebenan. Daher kommt der Nebenkosten-Verteilerschlüssel „Wohneinheit“ nur bei Betriebskosten zum Einsatz, die verbrauchsunabhängig sind: Zum Beispiel bei den Gebühren für den Kabel-TV-Anschluss oder für die Treppenhausreinigung. Diese lassen sich problemlos auf alle Wohnungen gleich verteilen. 

Wenn Sie die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche errechnen, nutzen Sie als Vermieter:in den vom Gesetz vorgesehen Nebenkosten-Verteilerschlüssel, mit dem unkompliziert alle kalten Nebenkosten abgerechnet werden können. Gehen Sie für die Abrechnung nach Quadratmetern wie folgt vor: 

• Ermitteln Sie die Gesamtwohnfläche aller Mietwohnungen in einem Gebäude, auf die Sie die Nebenkosten verteilen möchten. 
• Diese Zahl entspricht 100 Prozent der Nebenkosten. 
• Ermitteln Sie die Größe der jeweiligen Wohnungen und legen Sie die Kosten im entsprechenden Verhältnis auf die Einheiten um. 

Diese Berechnung hat den Vorteil, dass der Verbrauch pro Wohnung für eine Person ohne Berücksichtigung von Kindern oder anderen Faktoren abgerechnet wird. Daher handelt es sich um eine faire Variante, mit der die Umlage pro Quadratmeter in der Nebenkostenabrechnung einfach ermittelt wird – sei es für eine Wohnung mit 100 Quadratmetern oder 60 Quadratmetern. 

Beispiel: Wenn die Gesamtwohnfläche aller Wohnungen 240 Quadratmeter beträgt und es sich um vier Wohnungen handelt, verteilen sich die Betriebskosten (100 Prozent) auf 240 Quadratmeter. Die Betriebskosten für eine 120 Quadratmeter große Wohnung betragen demnach 50 Prozent der Gesamtbetriebskosten. Die Betriebskosten für eine 60 Quadratmeter große Wohnung belaufen sich auf 25 Prozent der Gesamtbetriebskosten. 

Zur Übersicht sehen Sie hier den Durchschnitt der Betriebskosten nach qm in verschiedenen Wohnungsgrößen: 

Diese Abrechnung bietet den Vorteil, dass sie einfach und schnell berechnet ist. Jedoch kann es auch hier dazu kommen, dass sich Mieter:innen ungerecht behandelt fühlen, weil zum Beispiel weniger Personen in einer großen Wohnung höhere Betriebskosten haben als mehr Personen in einer kleinen Wohnung, auf die weniger umgelegt wird und die gewissermaßen dadurch „sparen“. 

Darüber hinaus gilt unabhängig vom Schlüssel, dass manche Betriebskosten immer gleich umgelegt werden müssen, nämlich verbrauchs- und verursachungsabhängige Betriebskosten. Bei den Heiz- und Wasserkosten gilt, dass mindestens 50 Prozent abhängig vom jeweiligen Verbrauch pro Wohnung abgerechnet werden müssen. Auch dies sollten Sie als Vermieter:in genau prüfen. 

Als Vermieter:in müssen Sie regelmäßig eine Betriebskostenabrechnung nach Wohnfläche oder einem anderen Verteilerschlüssel an alle Mieter:innen schicken. Dafür gilt in den meisten Fällen ein Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten. Anstatt sich jedoch mit allen Rechnungen per Hand auseinanderzusetzen und die Verteilerschlüssel für die NK-Abrechnung nach qm oder für Lagerfläche zu berücksichtigen, können Sie die Nebenkostenabrechnung ganz einfach online bei ImmoScout24 erledigen – und das völlig kostenlos! 

In unserem Formular erhalten Sie zunächst eine Übersicht über alle umlegbaren Kosten. Dann müssen Sie die Summen der Nebenkosten sowie Größe und Anzahl der Wohnungen und den gewählten Verteilerschlüssel angeben. Unsere Vorlage erfüllt alle gesetzlichen Richtlinien. Schon in kurzer Zeit erhalten Sie eine offizielle Nebenkostenabrechnung, die Sie kostenlos herunterladen und direkt an die Mieter:innen senden können. So wissen Sie auch zukünftig, mit welchen Nebenkosten Sie laut Verteilerschlüssel für eine:n Mieter:in im Monat Sie rechnen können.