Ne­ben­kos­ten be­rech­nen: Was ab­ge­rech­net wer­den darf

Einmal im Jahr müssen Vermieter:innen die Nebenkosten berechnen und ihren Mieter:innen eine Nebenkostenabrechnung fristgerecht zukommen lassen. Welche Nebenkosten umlagefähig sind, welche Fristen wichtig zu beachten sind und wie du die Nebenkosten korrekt berechnest, liest du in diesem Ratgeber.

Als Vermieter:in hast du viele Kosten für die Bewirtschaftung deiner Immobilie. Diese sogenannten „Nebenkosten“ darfst du zum Teil auf deine Mieter:innen umlegen, also weiterverrechnen.

Es handelt sich um die laufend entstehenden Ausgaben für das Gebäude, das Grundstück oder das dazugehörige Nebengebäude. Doch nur umlagefähige Kosten dürfen an Mieter:innen weiterverrechnet werden. Diese umlagefähigen Nebenkosten werden als Betriebskosten bezeichnet. Andere Nebenkosten wie die Kosten für die Hausverwaltung, Bankgebühren oder Verwaltungskosten können hingegen nicht auf Mieter:innen umgelegt werden.

Diese Positionen zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten (gemäß § 2 BetrKV):

• Grundsteuer
• Heizung
• Warmwasser
• Wasser und Abwasser
• Müllabfuhr
• Schornstein- und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Aufzug (Wartung und Reparatur)
• Gartenpflege
• Hausmeister:in
• Stromkosten für Außenbeleuchtung
• Stromkosten für Beleuchtung in von Bewohner:innen gemeinsam genutzten Bereichen
• Strom- und Wartungskosten von Einrichtungen für die Wäschepflege (Waschmaschine, Trockner etc.)
• Sach- sowie Haftpflichtversicherung
• Kosten rund um Gemeinschafts-Antennenanlage
• Kosten rund um verbundene private Verteilanlage (Breitbandnetz)
• Sonstige Betriebskosten

In der Praxis gibt es häufig Unklarheiten zwischen den Begriffen Nebenkosten und Betriebskosten. Während Nebenkosten umlagefähige sowie nicht umlagefähige Kosten umfassen, sind mit Betriebskosten lediglich die umlagefähigen Nebenkosten gemeint.

Zum besseren Verständnis werden in diesem Artikel die Begriffe „Nebenkostenabrechnung“ und „Betriebskostenabrechnung“ synonym verwendet und bezeichnen die auf den:die Mieter:in umlagefähigen Nebenkosten.

Umso wichtiger ist es, dass du dich als Vermieter:in durch detaillierte und eindeutige Formulierungen im Mietvertrag absicherst oder Nebenkosten, bei denen die Umlagefähigkeit nicht klar geregelt ist, einfach selbst bezahlst. 

Mieter:innen zahlen eine Warmmiete, die aus der Grundmiete (Nettomiete) und den warmen Nebenkosten (Heizungs- und Warmwasserkosten) besteht. Darüber hinaus kommen sogenannte kalte Nebenkosten wie Ausgaben für Gartenarbeiten oder die Gebäudereinigung hinzu, die du als Vermieter:in ebenfalls auf deine Mieter:innen umlegen darfst.

Normalerweise ist es ausreichend, im Mietvertrag anzugeben, dass die Mietpartei „sämtliche Betriebskosten“ gemäß § 2 BetrKV übernimmt. Damit sind alle Nebenkosten gemeint, die tatsächlich umlagefähig sind. Diese Formulierung ist gesetzlich definiert und bedarf keiner weiteren Erklärung.

Um noch weitere Nebenkosten als „sonstige Betriebskosten“ umzulegen, solltest du diese im Mietvertrag explizit nennen. Dazu zählen beispielsweise Kosten für die Wartung von Rauchmeldern oder Feuerlöschern. Es dürfen letztlich immer nur diejenigen Nebenkosten auf Mieter:innen umgelegt werden, die auch im Mietvertrag eindeutig benannt sind.

In der Regel schlägst du die umlagefähigen Nebenkosten auf die Nettomiete auf, sodass sich aus der Summe die Warmmiete ergibt. Vermieter:innen haben hierbei die Option, die Nebenkosten per Vorauszahlung oder mit einer Nebenkostenpauschale zu verrechnen.

Alle zwölf Monate musst du als Vermieter:in eine Nebenkostenabrechnung an alle Mieter:innen schicken, die eine genaue Aufschlüsselung der tatsächlich entstandenen Kosten enthält. In vielen Fällen erhalten die Mieter:innen dann eine Rückzahlung von dir oder müssen umgekehrt eine Nachzahlung leisten, wenn sie mehr verbraucht haben als erwartet. Die Frist für die Erstellung der Nebenkosten ist gesetzlich geregelt und beträgt nach Ende des Abrechnungszeitraums laut § 556 Absatz 3 BGB zwölf Monate.

Die Nebenkostenabrechnung muss die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil der jeweiligen Mietpartei und die Höhe der geleisteten Vorauszahlungen enthalten. Du musst das Dokument mit Angaben zu den Gesamtkosten und zu den individuellen Kosten für die entsprechenden Empfänger:innen an jede Mietpartei schicken.

In der Nebenkostenabrechnung musst du bestimmte Angaben machen, damit die Abrechnung den gesetzlichen Anforderungen genügt:

• Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Erstellung
• Gesamtkosten
• Anfangs- und Endzählerstände
• Berechnung des Mietparteianteils
• Erläuterung des Verteilerschlüssels
• Abzug der Vorauszahlungen der Mietpartei
• Anfallende Nachzahlungen oder Rückzahlungen

Die Abrechnung muss für die Mietpartei nachvollziehbar sein. Du musst keine einzelnen Rechnungskopien vorlegen, aber die Mieter:innen haben auf Wunsch das Recht, die Rechnungen einzusehen. Besonders wichtig ist, dass du die Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung pünktlich innerhalb der zwölfmonatigen Frist schickst und diese nachweislich zustellst.

Falls Fehler vorliegen, hast du ab dem Datum der Abrechnung zwölf Monate Zeit, diese zu korrigieren. Ebenso haben die Mieter:innen zwölf Monate Zeit, Fehler zu finden und eine entsprechende Anpassung der Betriebskosten von dir zu verlangen.

Die Arten der Nebenkosten einer Wohnung, die an Mieter:innen weiterverrechnet werden können, sind vielfältig und ergeben in Summe alle Kosten, die direkt mit dem Haus oder der Wohnung anfallen.

Hier findest du ein Beispiel für die Berechnung der umlagefähigen Nebenkosten einer Wohnung mit 60 Quadratmeter Wohnfläche:

Wie hoch die Betriebskosten im Vergleich zu anderen Immobilien in Deutschland sind, lässt sich durch den Betriebskostenspiegel prüfen. Der Betriebskostenspiegel ist eine jährlich aktualisierte Statistik, die zeigt, welche Betriebskosten in Deutschland typischerweise anfallen. Diese Daten verdeutlichen auch, wie sich die Nebenkosten im Lauf der Zeit durchschnittlich verändert haben.