Ne­ben­kos­ten be­rech­nen: Was ab­ge­rech­net wer­den darf

Als Mieter:in oder Vermieter:in stehst du jedes Jahr vor der Herausforderung, die Nebenkostenabrechnung korrekt zu erstellen oder zu prüfen. Aber was gehört eigentlich alles dazu, und wie berechnet man die Nebenkosten korrekt? Hier erfährst du alles Wesentliche, um deine Nebenkostenabrechnung als Vermieter:in für deine Wohnung verständlich, transparent und rechtskonform zu erstellen. 

Mieter:innen zahlen eine Warmmiete. Sie besteht aus einer

• Grundmiete (Nettomiete),
• den warmen Nebenkosten (Heizungs- und Warmwasserkosten)
• sowie den kalten Nebenkosten (u. a. Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege)

Nebenkosten umfassen also alle Kosten, die neben der eigentlichen Miete anfallen, wie z.B. Heizkosten, Wasserversorgung und Müllabfuhr. Als Vermieter:in kannst du diese Nebenkosten berechnen, indem du sie auf deine Mieter:innen umlegst – allerdings nur, wenn sie als sogenannte Betriebskosten umlagefähig sind. Welche das sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Eine korrekte und transparente Abrechnung der Nebenkosten sorgt für Klarheit und vermeidet Streitigkeiten zwischen Vermieterseite und Mietpartei. Bereits im Mietvertrag müssen die Nebenkosten aufgeführt werden. Außerdem muss der Mietvertrag die Nebenkostenpauschale enthalten, damit vermieterseitig überhaupt ein Anspruch auf die Zahlung entsteht.

Verwandter Artikel: Lies unseren Artikel „Nebenkostenabrechnung erstellen“, um typische Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden.

Die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) regelt, welche Kostenarten Vermieter:innen auf die Mietpartei umlegen dürfen. Dazu zählen unter anderem:

• Heizung und Warmwasser
• Wasser und Abwasser
• Müllabfuhr
• Grundsteuer
• Schornstein- und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Aufzug (Wartung und Reparatur)
• Gartenpflege
• Hausmeister
• Stromkosten (z. B. Außenbeleuchtung, Treppenhaus, Waschküche)
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Gemeinschaftsantennen und Breitbandnetze
• Sonstige Betriebskosten (Sie müssen im Mietvertrag definiert werden: siehe Abschnitt „Welche Nebenkosten darf ich auf die Mietpartei umlegen“)
  

In der Praxis werden die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten oft verwechselt:
 

• Nebenkosten: Umfassen alle Kosten, auch solche, die nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden dürfen.
• Betriebskosten: Beziehen sich ausschließlich auf die umlagefähigen Nebenkosten.

In diesem Artikel verwenden wir die Begriffe „Nebenkostenabrechnung“ und „Betriebskostenabrechnung“ synonym, um den Fokus auf die umlagefähigen Kosten zu legen.

Normalerweise reicht es aus, im Mietvertrag anzugeben, dass die Mietpartei „sämtliche Betriebskosten“ gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) übernimmt. Damit sind alle umlagefähigen Nebenkosten gemeint, wie sie in der BetrKV definiert sind. Eine zusätzliche Erklärung ist gesetzlich nicht erforderlich.

Möchtest du darüber hinaus auch sonstige Betriebskosten umlegen, müssen diese im Mietvertrag explizit benannt werden. Beispiele hierfür sind:

• Wartung von Rauchmeldern
• Wartung von Feuerlöschern
• Dachrinnenreinigung

Wichtig: Umlagefähig sind nur solche Nebenkosten, die im Mietvertrag eindeutig benannt sind und den Anforderungen der BetrKV entsprechen.

Einige Kosten dürfen nur teilweise an die Mietpartei weiterberechnet werden:

Hausmeisterkosten: Umlagefähig ist der Teil der Hausmeisterkosten, der auf Gebäudereinigung oder kleinere Reparaturen entfällt. Tätigkeiten, die mit Verwaltung oder anderen nicht immobilienbezogenen Aufgaben zusammenhängen, dürfen nicht umgelegt werden.

Grundsätzlich nicht umlagefähig sind Kosten, die durch die Verwaltung der Immobilie entstehen. Diese müssen die Vermieter:innen selbst tragen.

Wie berechne ich die Nebenkosten als Vermieter?
Um die Nebenkosten korrekt zu berechnen, gehst du wie folgt vor:
 

1. Ermittlung der Gesamtkosten: Sammle die Rechnungen und Belege für alle umlagefähigen Betriebskosten des Abrechnungszeitraums.
2. Verteilungsschlüssel festlegen: Meist erfolgt die Aufteilung nach Wohnfläche (z. B. Quadratmeter), alternativ nach Verbrauch, wenn entsprechende Zähler vorhanden sind.
3. Rechenbeispiel:
   Eine Gesamtnebenkostenhöhe von 3.600 € wird auf drei Wohnungen mit folgender Wohnfläche verteilt:
   
   
   • Wohnung A: 50 m²
   • Wohnung B: 80 m²
   • Wohnung C: 70 m²

→ Verteilungsschlüssel: (Wohnfläche der Wohnung ÷ Gesamtwohnfläche) × Gesamtkosten
 

1. Wohnung A: (50 ÷ 200) × 3.600 € = 900 €
2. Wohnung B: (80 ÷ 200) × 3.600 € = 1.440 €
3. Wohnung C: (70 ÷ 200) × 3.600 € = 1.260 €

Die tatsächlich verursachten Kosten werden mit der Vorauszahlung verrechnet. Im Ergebnis erhältst du das Guthaben der Mietpartei oder den Nachzahlungsbeitrag:

1. Wohnung A: jährliche Vorauszahlung: 780
   780 − 900 = − 120 € Nachzahlung
2. Wohnung B: jährliche Vorauszahlung: 1.560
   1.560 − 1.440 = 120 € Guthaben
3. Wohnung C: jährliche Vorauszahlung = 1200
   1200 − 1260 = 60 € Guthaben

Gut zu wissen: In unserem Beispiel werden zur besseren Veranschaulichung einfach die Gesamtkosten auf die einzelnen Wohnungen umgelegt. Normalerweise nimmst du dir jede Kostenposition einzeln mit dem zugehörigen Verteilerschlüssel vor und legst sie entsprechend um.

Tipp: Bei hohen Nachzahlungen solltest du eine Nebenkostenerhöhung durchführen. Das geschieht immer zusammen mit der Nebenkostenabrechnung.

In der Nebenkostenabrechnung ist der Verteilerschlüssel ein zentrales Element, das regelt, wie die Gesamtkosten auf die Mietparteien verteilt werden. Jeder Kostenposition – z. B. Heizung, Wasserkosten oder Hausmeister – wird dabei ein spezifischer Schlüssel zugeordnet, der im Mietvertrag festgelegt ist.

• Wohnfläche (Quadratmeter): Häufig verwendet für feste Kosten wie Gebäudereinigung oder Gartenpflege.
• Anzahl der Personen: Oft genutzt für Wasser- oder Abwasserkosten, da diese vom Verbrauch der Mietparteien abhängen.
• Verbrauchsabhängige Schlüssel: Besonders bei Heizung und Warmwasser ist der individuelle Verbrauch entscheidend.
  

Eine rechtskonforme Nebenkostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Den Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate)
• Die Gesamtkosten für die umlagefähigen Betriebskosten
• Den angewandten Verteilungsschlüssel (z. B. Wohnfläche, Verbrauch)
• Den auf die Mieter entfallenden Anteil der Kosten
• Die bereits gezahlten Vorauszahlungen und die Nachzahlung bzw. das Guthaben

Tipp: Halte dich an diese Mindestangaben, um Rückfragen oder Einwände der Mieter zu vermeiden.

Als Vermieter:in bist du gesetzlich verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erstellen und deinen Mieter:innen vorzulegen.

Hier sind die wichtigsten Fristen im Überblick:
 

• Abrechnungszeitraum: Du musst die Nebenkostenabrechnung jährlich erstellen. Der Abrechnungszeitraum darf dabei laut § 556 Absatz 3 BGB maximal zwölf Monate betragen.
• Abgabefrist: Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums schriftlich vorliegen.
  Beispiel: Für das Jahr 2023 ist die Abgabe bis zum 31. Dezember 2024 fällig.
• Prüfungsrecht der Mieter:innen: Deine Mieter:innen haben das Recht, die Originalbelege und Rechnungen einzusehen, um die Abrechnung zu prüfen.
• Rückforderungsfrist: Wurden Nebenkosten fehlerhaft abgerechnet, können diese binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung zurückgefordert werden.

Tipp: Halte alle Unterlagen vollständig bereit und achte auf eine transparente Abrechnung, um Rückfragen und Streitigkeiten zu vermeiden.

Die Nebenkostenabrechnung unterliegt regelmäßigen Anpassungen durch neue Gesetze. Hier sind zwei wichtige Änderungen, die Vermieter aktuell beachten sollten:

Seit 2023 wird die CO₂-Abgabe, die beim Heizen mit fossilen Brennstoffen anfällt, zwischen Vermieter:innen und Mietpartei aufgeteilt. Die Höhe des Anteils richtet sich nach dem energetischen Zustand des Gebäudes:

• Gut gedämmte Gebäude: Mieter:innen tragen einen größeren Teil der CO₂-Kosten.
• Schlecht gedämmte Gebäude: Vermieter:innen übernehmen den höheren Anteil.

Tipp: Informiere dich über den energetischen Zustand deiner Immobilie, da dieser ausschlaggebend für die Verteilung der CO₂-Kosten ist.

Ab dem 1. Juli 2024 dürfen Vermieter:innen die Kosten für Kabel-TV-Anschlüsse nicht mehr über die Nebenkosten auf Mieter:innen umlegen. Diese Änderung gibt den Mieter:innen mehr Wahlfreiheit bei der Wahl ihres TV-Anbieters.

Wichtig: Überprüfe deine Abrechnungen und stelle sicher, dass diese Position ab Juli 2024 nicht mehr in der Nebenkostenabrechnung enthalten ist.

Eine transparente Nebenkostenabrechnung ist essenziell für ein gutes Mietverhältnis. Als Vermieter:in solltest du alle gesetzlichen Vorgaben, wie die Betriebskostenverordnung (BetrKV), berücksichtigen und die Abrechnung klar und verständlich gestalten.

• Verteilerschlüssel und verbrauchsabhängige Umlagen wie bei Heizkosten tragen dazu bei, die Kosten fair zu verteilen.
• Die Einhaltung von Fristen und eine rechtskonforme Abrechnung vermeiden Streitigkeiten und schaffen Vertrauen.

Nutze die hier gezeigten Tipps und Rechenbeispiele, um deine Nebenkostenabrechnung rechtssicher und nachvollziehbar zu erstellen. So gelingt eine professionelle Abwicklung – für dich und deine Mieter:innen.