Neben der Kaltmiete für die reine Wohnfläche können Vermieter:innen weitere Kosten anteilig von ihren Mieter:innen einfordern – die sogenannten Betriebskosten. Welche Kosten du laut Gesetz auf Mieter:innen umlegen kannst, wie du die Betriebskosten richtig abrechnest und was bei der Betriebskostenvorauszahlung außerdem zu beachten ist, erfährst du hier.
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Die Betriebskosten für Immobilien dürfen gemäß den gesetzlichen Vorschriften anteilig auf die Mieter:innen umgelegt werden.
Als Vermieter:in kannst du entweder eine Betriebskostenpauschale oder eine Betriebskostenvorauszahlung mit den Mieter:innen vereinbaren.
Wird eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart, bist du als Vermieter:in zu einer jährlichen Abrechnung verpflichtet.
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- Was ist eine Betriebskostenvorauszahlung?
- Wozu dient die Abrechnung?
- Bestandteile der Betriebskostenvorauszahlung
- Auf welcher rechtlichen Grundlage können Betriebskosten abgerechnet werden?
- Möglichkeit zur Abrechnung von Betriebskosten
- Was ist bei der Ausstellung der Betriebskostenabrechnung zu beachten?
- Wie hoch darf die Betriebskostenvorauszahlung sein?
- Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung
- Fazit: Betriebskostenvorauszahlung
- FAQ: Häufige Fragen zur Betriebskostenvorauszahlung
Mit der Betriebskostenvorauszahlung ist ein monatlicher Abschlag gemeint, den Mieter:innen zusätzlich zur Kaltmiete zahlen. Diese Vorauszahlung ist dafür gedacht, die laufenden Betriebskosten wie Heizkosten, Grundsteuer oder Gebäudereinigung zu decken.
Du fragst dich: Betriebskostenvorauszahlung – was ist das? Es handelt sich dabei um die gängige Methode, um die Betriebskosten von Mietobjekten fair und transparent abzurechnen.
Einmal im Jahr bist du als Vermieter:in nach § 556 des BGB gesetzlich verpflichtet, die Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten abzugleichen. Diese Betriebskostenabrechnung, auch Nebenkostenabrechnung genannt, zeigt, ob deine Mieter:innen eine Rückzahlung erhalten oder eine Nachzahlung leisten müssen.
Die Gegenüberstellung der Kosten und der Vorauszahlungen gibt dir ein genaues Bild:
- Rückzahlung: Übersteigen die individuellen Vorauszahlungen die tatsächlich angefallenen Kosten, bist du verpflichtet, das Guthaben an die Mieter:innen zurückzuzahlen.
- Nachzahlung: Liegen die Vorauszahlungen unter den tatsächlichen Kosten, kannst du eine Nachzahlung verlangen.
Die Betriebskostenabrechnung muss den Mieter:innen innerhalb von 12 Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode zugehen. Verpasst du diese Frist, sind Nachforderungen ausgeschlossen – es sei denn, die Verspätung liegt nicht in deiner Verantwortung.
Die Gegenüberstellung der Kosten und der Vorauszahlungen ergibt ein genaues Bild darüber, wie hoch die tatsächlichen Kosten waren gegenüber der Gesamtsumme der monatlichen Vorauszahlungen. Diese Gesamtkosten werden auf eine bestimmte Art und Weise – über sogenannte Verteilerschlüssel – auf die jeweiligen Mieter:innen verteilt.
Übersteigt die Summe der individuellen Vorauszahlungen die tatsächlich auf den:der Mieter:in umgelegten Kosten, hat eine Rückzahlung des Guthabens zu erfolgen. Bleibt die Summe der Vorauszahlungen unter der Summe der tatsächlich verursachten Kosten, kann der:die Vermieter:in eine Nachzahlung verlangen.
Die sogenannte Betriebskostenabrechnung zur Ermittlung von Überschuss oder Nachforderung muss der:die Mieter:in innerhalb von 12 Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode erhalten.
Die Betriebskostenabrechnung umfasst alle umlagefähigen Kosten laut Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV).
Dazu zählen:
- Heizkosten
- Allgemeinstrom
- Gebäudereinigung
- Schornsteinpflege
- Grundsteuer
Kosten wie Instandhaltungsmaßnahmen oder Verwaltungskosten gehören zu den nicht umlagefähigen Kosten und müssen von dir selbst getragen werden.
Gemäß 556 BGB dürfen nur Kosten abgerechnet werden, die explizit im Mietvertrag erwähnt sind. Ein Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genügt in der Regel, um alle relevanten Kosten zu erfassen. Dennoch ist es für Transparenz und Klarheit ratsam, alle umlegbaren Kostenpositionen im Mietvertrag konkret aufzulisten. Dies kann spätere Missverständnisse zwischen dir und deinen Mieter:innen vermeiden.
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Im Mietrecht gibt es zwei gängige Methoden zur Abrechnung der Betriebskosten:
- Betriebskostenvorauszahlung:
Mieter:innen leisten monatliche Abschläge, die du jährlich abrechnest. Dadurch können Nachzahlungen oder Gutschriften entstehen. - Betriebskostenpauschale:
Hierbei zahlen Mieter:innen einen festen Betrag, der unabhängig von den tatsächlichen Kosten ist. Eine Abrechnung entfällt, was Verwaltungsaufwand spart. Steigen die Kosten jedoch deutlich, kannst du den Pauschalbetrag nur unter bestimmten Bedingungen anpassen.
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Die jährliche Betriebskostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei den Mieter:innen eingehen. Verpasst du diese Frist, sind Nachforderungen nicht mehr möglich – es sei denn, du trägst keine Schuld an der Verspätung.
Wichtig: Die Abrechnung muss verständlich und nachvollziehbar sein. Neben den Gesamtkosten der Immobilie solltest du auch den Verteilerschlüssel und die auf die jeweiligen Mieter:innen entfallenden Kosten ausweisen.
Erfahre hier mehr zu den Fristen der Nebenkostenabrechnung.
Die Höhe der BK Vorauszahlung orientiert sich an den Betriebskosten des letzten Abrechnungszeitraums oder Vergleichswerten. Das BGB fordert eine „angemessene“ Vorauszahlung, die üblicherweise anhand der aktuellen Betriebskostenabrechnung berechnet wird.
Grundlage für die Ermittlung der Vorauszahlung sind die aktuelle Betriebskostenabrechnung oder Vergleichswerte der ehemaligen Mieter:innen der letzten drei Jahre. Wenn die Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten nicht decken, kannst du den monatlichen Abschlag entsprechend erhöhen.
Das BGB spricht dabei von einer „angemessenen“ Höhe. Laut Bundesgerichtshof gilt ein Zwölftel des nachzuzahlenden Betrags aus der Nebenkostenabrechnung als angemessen (BGH Urteil vom 28.09.2011, AZ VIII ZR 294/10).
Sowohl die Betriebskostenabrechnung als auch der Betriebskostenspiegel des Mieterschutzbundes können als Orientierungshilfen dienen, reichen aber nicht immer aus. Schwankende Energiepreise oder gesetzliche Neuregelungen können dazu führen, dass die Vorauszahlungen angepasst werden müssen. Diese Anpassung ist auch unterjährig möglich, solange sie nachvollziehbar belegt werden kann.
Die Erhöhung der Vorauszahlung wird gemäß § 560 Abs. 2 BGB erst mit der übernächsten Mietzahlung wirksam. Beispiel: Geht die Erhöhungserklärung am 3. September ein, gilt der neue Betrag ab 1. November.
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Weichen die tatsächlichen Kosten stark von den Vorauszahlungen ab, kannst du den monatlichen Abschlag für den kommenden Abrechnungszeitraum anpassen.
- Nachzahlung erforderlich? Erhöhe die Vorauszahlungen entsprechend, um künftige Nachzahlungen zu vermeiden.
- Rückzahlung fällig? Senke die Vorauszahlungen, damit deine Mieter:innen nicht zu viel zahlen.
Die Erhöhung tritt gemäß § 560 Abs. 2 BGB erst mit der übernächsten Mietzahlung in Kraft. Beispiel: Wenn die Erhöhungserklärung am 3. September eingeht, ist der neue Dauerauftrag ab 1. November anzupassen.
Die Betriebskostenvorauszahlung ist ein bewährtes Mittel, um die laufenden Kosten eines Mietobjekts fair und transparent auf die Mieter:innen umzulegen. Sie ermöglicht dir als Vermieter:in, flexibel auf Kostenänderungen zu reagieren, und sorgt für eine nachvollziehbare Abrechnung. Eine korrekte Betriebskostenabrechnung ist jedoch nicht nur gesetzlich verpflichtend, sondern auch essenziell für ein konfliktfreies Mietverhältnis.
Mit den richtigen Tools, wie VermietenPlus, kannst du Zeit und Aufwand sparen und deine Abrechnungen rechtskonform erstellen. Sorge für Klarheit und vermeide Streitigkeiten durch eine präzise Auflistung der Kosten sowie eine angemessene Vorauszahlung.
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FAQ: Häufige Fragen zur Betriebskostenvorauszahlung
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Was bedeutet Vorauszahlung für Betriebskosten?
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Die Vorauszahlung für Betriebskosten ist ein monatlicher Abschlag, den Mieter:innen zusätzlich zur Kaltmiete zahlen. Dieser Betrag dient der Deckung aller umlagefähigen Kosten wie Heizkosten, Grundsteuer oder Gebäudereinigung.
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Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?
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Betriebskosten sind ein Teil der Nebenkosten und umfassen alle regelmäßig anfallenden Kosten wie Strom für Allgemeinflächen oder Gebäudereinigung. Nebenkosten können zusätzlich auch nicht umlagefähige Posten wie Instandhaltung oder Verwaltungskosten enthalten.
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Ist Betriebskostenvorauszahlung dasselbe wie Nebenkosten?
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Nein, die Betriebskostenvorauszahlung bezieht sich nur auf die umlagefähigen Kosten gemäß der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV). Nebenkosten können darüber hinausgehende Ausgaben beinhalten.
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Wie berechne ich die Betriebskostenvorauszahlung?
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Die BK Vorauszahlung wird in der Regel auf Basis der letzten Betriebskostenabrechnung oder Vergleichswerte der vergangenen drei Jahre berechnet. Schwankende Kosten, wie etwa bei Energiepreisen, solltest du einplanen und gegebenenfalls anpassen.
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Wie hoch darf die Betriebskostenvorauszahlung sein?
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Die Vorauszahlung muss angemessen sein. Laut Bundesgerichtshof ist ein Zwölftel der Nachzahlung aus der letzten Abrechnung ein Orientierungspunkt. Änderungen sind nur mit konkreten Anhaltspunkten und unter Berücksichtigung von Fristen möglich.
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