Be­triebs­kos­ten­vor­aus­zah­lung: Ent­hal­te­ne Be­triebs­kos­ten & Hö­he

Neben der Kaltmiete für die reine Wohnfläche können Vermieter:innen weitere Kosten anteilig von ihren Mieter:innen einfordern – die sogenannten Betriebskosten. Welche Kosten du laut Gesetz auf Mieter:innen umlegen kannst, wie du die Betriebskosten richtig abrechnest und was bei der Betriebskostenvorauszahlung außerdem zu beachten ist, erfährst du hier.

Mit der Betriebskostenvorauszahlung ist ein monatlicher Abschlag gemeint, den Mieter:innen zusätzlich zur Kaltmiete an die Vermieter:innen zahlen. Diese Vorauszahlung ist dazu gedacht, die entstehenden laufenden Betriebskosten des bewohnten Mietobjekts zu bezahlen.

Nach Ablauf eines Jahres ist der: die Vermieter:in ist nach § 556 des BGB dazu verpflichtet, einen Kassensturz vorzunehmen und die tatsächlich entstandenen Kosten in diesen 12 Monaten den Vorauszahlungen gegenüberzustellen. Der offizielle Rahmen dafür muss den rechtlichen Vorschriften genügen und nennt sich Betriebskostenabrechnung.

Die Gegenüberstellung der Kosten und der Vorauszahlungen ergibt ein genaues Bild darüber, wie hoch die tatsächlichen Kosten waren gegenüber der Gesamtsumme der monatlichen Vorauszahlungen. Diese Gesamtkosten werden auf eine bestimmte Art und Weise – über sogenannte Verteilerschlüssel – auf die jeweiligen Mieter:innen verteilt.

Übersteigt die Summe der individuellen Vorauszahlungen die tatsächlich auf den:der Mieter:in  umgelegten Kosten, hat eine Rückzahlung des Guthabens zu erfolgen. Bleibt die Summe der Vorauszahlungen unter der Summe der tatsächlich verursachten Kosten, kann der:die Vermieter:in eine Nachzahlung verlangen.

Die Betriebskostenabrechnung enthält alle Kostenpositionen, die laut § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf die Mieter:innen umgelegt werden dürfen. Dazu gehören unter anderem Heizkosten, Warmwasserkosten, Allgemeinstrom, kommunale Abgaben für das Grundstück, Grundsteuer, Sach- und Haftpflichtversicherung, Gebäudereinigung und Schornsteinpflege.

Nicht alle Kosten, die im Laufe eines Jahres für ein Mietobjekt anfallen, können auf Mieter:innen umgelegt werden. Diese Kosten übernimmt der:die Immobilienbesitzer:in in Eigenleistung:

• Instandhaltung und Instandsetzung 
• Verwaltungsarbeit 
• Leerstandskosten
• Kontoführungsgebühren oder andere Bankspesen
• Einkommenssteuer für Mieteinnahmen
• einmalige Kosten wie Ungezieferbekämpfung und die Abfuhr von Schutt oder Gartenabfällen
  

Der Paragraf 556 BGB regelt, dass alle berechneten umlagefähigen Positionen auch im Mietvertrag aufgeführt sein müssen. Dabei reicht grundsätzlich ein allgemeiner Verweis auf den § 2 der Betriebskostenverordnung, um sich die Auflistung zu ersparen. Hilfreich für den:die Mieter:in und eindeutiger ist jedoch eine genaue Aufzählung der Kostenpositionen im Mietvertrag.

Der Mietvertrag regelt auch, auf welche Art die Betriebskosten abgegolten werden. Im Normalfall geschieht das nach § 556 BGB über eine Betriebskostenvorauszahlung. Beide Vertragsparteien können sich aber auch vertraglich auf eine Betriebskostenpauschale bzw. eine Inklusivmiete einigen.

• Eine Vorauszahlung liegt vor, wenn Ihr:e Mieter:in die konkret angefallenen Kosten auf der Grundlage einer späteren Abrechnung tragen soll und auf die Abrechnung einen bestimmten Betrag im Voraus – regelmäßig monatlich –  an Sie als Vermieterin zahlt.
• Um eine Pauschale handelt es sich dagegen, wenn im Mietvertrag für die Betriebskosten ein bestimmter Betrag ausgewiesen ist, den Ihr:e Mieter:in unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch bzw. den tatsächlich angefallenen Kosten zu zahlen hat.

Die Pauschale ist explizit keine Vorauszahlung. Es muss also vonseiten der Vermieter:innen nicht darüber abgerechnet werden. Allerdings kann bei exorbitant steigenden Nebenkosten eine Mehrbelastung für Sie entstehen. In diesem Fall dürfen Sie Anpassungen in Form einer Erhöhung vornehmen, bei denen Sie aber die üblichen Fristen einhalten müssen.

Ergeben sich hingegen Vergünstigungen, muss die Pauschale ab dem Zeitpunkt der Vergünstigung auch herabgesetzt werden. Alles Weitere, auch die Möglichkeiten zur Erhöhung, wird im Mietvertrag geregelt.

Als Vermieter:in haben Sie die Verpflichtung, über die Betriebskostenvorauszahlung jährlich abzurechnen. Diese jährliche Abrechnung müssen Sie Ihrem:Ihrer Mieter:in bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes mitteilen. Um ein Kalenderjahr muss es sich dabei nicht zwangsläufig handeln, auch wenn es dem üblichen Turnus entspricht.

Die Betriebskostenabrechnung ist mit Aufwand und, bei einer Beauftragung von Abrechnungsfirmen, mit zusätzlichen Kosten verbunden. Da diese Firmen allerdings nur als „Erfüllungsgehilfen“ agieren, haften Sie als Vermieter:in weiterhin für die form- und fristgerechte Übersendung der Nebenkostenabrechnung. Versäumen Sie diese Frist, sind Nachforderungen ausgeschlossen – es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht verschuldet. Deshalb ist es ratsam, sich frühzeitig darum zu kümmern. Machen Sie es sich leicht, testen Sie die Abrechnungshilfe für Nebenkostenabrechnungen. 

Grundlage und Voraussetzung für die Ermittlung der Vorauszahlung ist immer die aktuelle Betriebskostenabrechnung oder alternativ Vergleichswerte der ehemaligen Mieter:innen der letzten 3 Jahre.  Konnten die Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten nicht decken, ist der:die Vermieter:in berechtigt, den monatlichen Abschlag entsprechend zu erhöhen.

Das BGB spricht von einer angemessenen Höhe. Was das genau sein soll, hat der Bundesgerichtshof konkretisiert mit einem Zwölftel des nachzuzahlenden Betrags aus der Nebenkostenabrechnung (BGH Urteil vom 28.09.2011, AZ VIII ZR 294/10).

Sowohl die aktuelle Betriebskostenabrechnung als auch der Betriebskostenspiegel des Mieterschutzbundes sind nicht immer ausreichend, um eine angemessene Vorauszahlung zu errechnen. Dazu kommen beispielsweise schwankende Energiepreise, oder gesetzliche Neuregelungen und die Vorauszahlungen lassen sich nicht mehr ohne weiteres auf der Grundlage der letzten aktuellen Betriebskostenabrechnung festlegen. Die veränderte Sachlage können Sie als Vermieter:in für die nächste Abrechnungsperiode einkalkulieren, müssen Ihre Berechnung allerdings mit konkreten Anhaltspunkten belegen können. In einigen Fällen ist auch eine unterjährige Anpassung der Vorauszahlung möglich. Mehr Informationen zum Thema Erhöhung der Vorauszahlung erhalten Sie kompakt und übersichtlich in unserem Ratgeber.

Weichen die tatsächlich entstandenen Kosten zu sehr von den Vorauszahlungen ab, kann eine Anpassung vorgenommen werden.

• Der Betrag der Vorauszahlung war zu niedrig und musste über eine Nachzahlung ausgeglichen werden: der:die Vermieter:in kann den Betrag der Betriebskostenvorauszahlung für den kommenden Abrechnungszeitraum erhöhen
• Der Betrag der Betriebskostenvorauszahlung war zu hoch und zog eine Gutschrift nach sich: der:die Vermieter:in kann den Vorauszahlungsbetrag für den kommenden Abrechnungszeitraum verringern.

Dabei gilt: der:die Vermieter:in kann Anpassungen vornehmen, ist aber nicht dazu verpflichtet. So kann es kommen, dass jedes Jahr erneut Nachzahlungen zu leisten sind. Um das zu verhindern, kann nach § 560 BGB zufolge die Anpassung auch der:die Mieter:in vornehmen. Unabhängig davon, wer die Anpassung der Vorauszahlungen vornimmt, ist die Schriftform vorgeschrieben. Die Erklärung muss in schriftlicher Form der jeweils anderen Vertragspartei zugestellt werden.