Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung oh­ne Be­le­ge

Vermieter:innen sind verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung an ihre Mieter:innen zu schicken. Diese muss zwar keine einzelnen Belege enthalten, aber der:die Mietende hat ein Recht auf Belegeinsicht. In diesem Artikel erfährst du, was du tun kannst, wenn dir die Belege für die Nebenkosten nicht vorliegen.

Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung gehört zu den wichtigsten Pflichten von Vermieter:innen. Du musst deinen Mieter:innen jährlich eine korrekte und vollständige Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten vorlegen. Aus dem Dokument muss unter anderem hervorgehen, welche Gesamtkosten entstanden sind und ob der:die Mieter:in eine Nachzahlung leisten muss oder von dir eine Rückzahlung erhält.

Beachte, dass die Nebenkostenabrechnung nur dann gültig ist, wenn sie diese Punkte enthält:
 

• Adresse und Kontaktdaten des:der Vermieters:in
• Genaue Bezeichnung der Immobilie
• Identifizierung der Wohneinheit, für die abgerechnet wird
• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe zum verwendeten Verteilerschlüssel
• Berechnung der anteiligen Kosten des:der Mieters:in
• Abzug der Vorauszahlungen des:der Mieters:in

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die Abrechnung ohne Belege und Rechnungen wirksam ist. Sie muss nachvollziehbar sein, muss aber keine Anlagen enthalten. Jedoch darf der:die Mieter:in eine Einsichtnahme in die Belege verlangen, wenn er:sie Zweifel an der Richtigkeit bestimmter Kostenpunkte hat. Als Vermieter:in bist du in der Pflicht, auf Anfrage die Belege vorzuzeigen.

Für viele Vermieter:innen ist die jährliche Nebenkostenabrechnung ein Anlass für Stress, da sie mit viel Arbeit verbunden sein kann. Jedoch muss das nicht der Fall sein: Erstelle deine Nebenkostenabrechnung einfach online mit ImmoScout24.

Dazu benötigst du die vorliegenden Rechnungen aus dem Abrechnungszeitraum. Wir geben dir eine Übersicht über umlagefähige Kosten. Berücksichtige jedoch, dass du im Mietvertrag eventuell besondere Regelungen zur Kostenübernahme mit dem Mieter getroffen hast. Außerdem solltest du bei mehreren Mietwohnungen den gewählten Verteilerschlüssel kennen. Auf Grundlage dieser Daten kannst du das Formular auf unserer Seite mit wenigen Klicks anpassen. Dieses erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Richtlinien. Die fertige Abrechnung kannst du direkt an deine Mieter:innen senden.

Mieter:innen haben laut § 259 des BGB das Recht, nach Eingang der Betriebskostenabrechnung die zugrundeliegenden Rechnungen, Gebührenbescheide und andere relevante Dokumente zu prüfen. Es handelt sich um die sogenannte Belegeinsicht, die du als Vermieter:in ermöglichen musst. Auf Anfrage des:der Mieters:in ist es daher wichtig, dass du die relevanten Dokumente vorzeigen kannst. Die Originale behältst du, aber der:die Mieter:in muss Kopien oder Fotos machen dürfen.

Es gibt immer wieder Streitigkeiten um die Frage, in welchem Rahmen die Belegeinsicht zumutbar ist. Normalerweise ist davon auszugehen, dass der:die Mieter:in sich die Belege in den Räumlichkeiten der Hausverwaltung oder des:der Vermieters:in ansehen kann. Dabei ist eine lange Anreise nicht zumutbar, lange Fahrtwege in einer Großstadt hingegen schon. Du musst kein Kopiergerät zur Verfügung stellen, aber das Abfotografieren der Belege genehmigen. Wenn es ein Kopiergerät gibt, darfst du zwischen 25 und 50 Cent pro Kopie berechnen.

Das Recht auf Belegeinsicht, das sich auch mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit begründen lässt, gilt innerhalb der Widerspruchsfrist der Nebenkostenabrechnung. Diese Frist beträgt ab Eingang der Nebenkostenabrechnung zwölf Monate. Es handelt sich um eine sogenannte Ausschlussfrist. Dies bedeutet, dass der:die Mieter:in nach Ablauf der zwölf Monate keinen Widerspruch mehr einlegen kann. Ausnahmen von dieser Regel gibt es nur dann, wenn der:die Mietende die Fristüberschreitung nicht zu verantworten hat. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn du als Vermieter:in trotz Aufforderung die Belege zur Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig vorlegst.

Wenn dir als Vermieter:in bei der Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung auffällt, dass einige Belege fehlen, solltest du diese so schnell wie möglich nachfordern. Dafür ist es meistens ausreichend, beim:bei der Rechnungssteller:in anzufragen und um eine erneute Zusendung der Belege zu bitten. Eventuell ist dies mit einer Gebühr verbunden. Wir empfehlen dir, die Unterlagen zu den Nebenkosten immer vollständig zu halten. Denn so gerätst du nicht unter Druck, sobald ein:e Mieter:in von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen möchte. 

Diese Belege musst du als Vermieter:in auf Verlangen vorlegen können:

• Wartungsverträge
• Versicherungsverträge
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Ableseprotokolle
• Verträge mit Dienstleistern und Lieferanten

Zugleich solltest du wissen, dass ein fehlender Beleg über Nebenkosten den:die Mietende nicht von der Zahlungspflicht entbindet. Selbst, wenn der:die Mieter:in von seinem Einsichtsrecht Gebrauch macht, muss er:sie die Nebenkostenabrechnung zur festgesetzten Frist begleichen. Es ist nicht möglich, die eventuell nötige Nachzahlung erst nach Einsicht und Prüfung aller Belege vorzunehmen. Nur, wenn der:die Mieter:in nach der Belegeinsicht beweisen kann, dass es einen Fehler in der Abrechnung gab, muss der Vermieter ihm zu viel gezahlte Beträge zurückerstatten.

Übrigens: Sollte der:die Vermieter:in sich weigern, die Belegeinsicht zu ermöglichen, hat der:die Mieter:in dieselben Rechte wie bei einer fehlenden Abrechnung. Nach § 273 des BGB darf er:sie weitere Betriebskostenvorauszahlungen einbehalten. Sobald du die Belegeinsicht gewährst, muss er:sie die Vorauszahlungen jedoch leisten. Darüber hinaus kann der:die Mieter:in auf Belegeinsicht klagen.

Eine Nebenkostenabrechnung muss keine Belege enthalten, um gültig zu sein. Vermieter:innen sind jedoch verpflichtet, auf Verlangen des:der Mieters:in die Einsicht in diese Belege zu gewähren. Um Streitigkeiten und Verzögerungen zu vermeiden, sollten fehlende Belege schnellstmöglich nachgefordert werden. Mieter:innen können im Rahmen der zwölfmonatigen Widerspruchsfrist Belege einsehen. Kommt der:die Vermieter:in dieser Bitte nicht nach, kann der:die Mieter:in die Betriebskostenvorauszahlungen einbehalten.