Vermieter:innen entstehen durch den Betrieb einer Immobilie regelmäßige Kosten. Viele davon können als Betriebskosten auf die Mieter:innen umgelegt werden. In der Regel zahlen Mieter:innen eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung. Die Vorauszahlungen werden am Ende eines Jahres mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr zum Thema Nebenkostenvorauszahlung und deren Berechnung.
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Monatliche Nebenkostenvorauszahlungen müssen im Mietvertrag explizit vereinbart werden.
Leisten Ihre Mieter:innen eine Nebenkostenvorauszahlung, sind Sie zur Erstellung einer jährlichen Nebenkostenabrechnung verpflichtet.
Erst nach der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung dürfen die Nebenkostenvorauszahlungen erhöht oder reduziert werden.
Die Nebenkostenabrechnung können Vermieter:innen ganz einfach mit Vermietet.de von ImmoScout24 erstellen.
- Was ist eine Nebenkostenvorauszahlung?
- Dürfen die Nebenkostenvorauszahlungen angepasst werden?
- Wie wird die Nebenkostenvorauszahlung berechnet?
- Kann ich als Vermieter:in die Nebenkostenvorauszahlung erhöhen?
- Kann ich als Vermieter:in die Nebenkostenvorauszahlung kürzen?
- Wann muss ich die Betriebskostenvorauszahlung abrechnen?
- Werden eine Nebenkostenpauschale und Inklusivmiete auch abgerechnet?
Umlegbare Betriebskosten nach § 2 BetrKV entstehen Ihnen als Vermieter:in für den Betrieb des Gebäudes. Vertraglich können Sie eine monatliche Vorauszahlung der Nebenkosten durch den:die Mieter:in vereinbaren, die den tatsächlichen Kosten des Verbrauchs möglichst nahekommt.
Die Abschläge sollen Vermieter:innen kein zinsloses Darlehen gewähren. Andererseits soll er:sie diese Kosten aber auch nicht für den:die Mieter:in vorfinanzieren. Eine Anpassung der Vorauszahlung ist regelmäßig notwendig, um Steigerungen und Senkungen der Kosten und Gebühren auszugleichen.
Eine ordnungsgemäße Abrechnung der Nebenkosten durch den:die Vermieter:in ist daher Pflicht. Nach einem Urteil des BGH aus dem Jahr 2020 haben Mieter:innen einen Anspruch auf Einsicht in die Zahlungsbelege für die Betriebskostenabrechnung, um die Richtigkeit der Nebenkostenvorauszahlung zu überprüfen und etwaige Anpassungen wie eine Erhöhung oder eine Nachzahlung nachvollziehen zu können.
Mieter:in und Vermieter:in können durch einseitige Erklärung eine Anpassung der vereinbarten Vorauszahlung der Nebenkosten auf eine angemessene Höhe verlangen.
Sind die Betriebskosten ordnungsgemäß abgerechnet, kann die geleistete Nebenkostenvorauszahlung infolge stark gestiegener oder gesunkener Betriebskosten an die tatsächlich anfallenden Betriebskosten angepasst werden.
Als Vermieter:in dürfen Sie die Nebenkostenvorauszahlung erst anpassen, wenn Sie eine inhaltlich korrekte Betriebskostenabrechnung erstellt haben. Die Anpassung der Vorauszahlung muss angemessen sein.
Die Grundlage für die Berechnung der Nebenkostenvorauszahlung ist die Betriebskostenabrechnung des Vorjahres. Die monatliche Vorauszahlung ergibt sich aus einer einfachen Rechnung. Hierfür wird der Jahresverbrauch der Nebenkosten, die auf den:die Mieter:in fallen, durch zwölf geteilt.
Beispiel: Berechnung der Nebenkostenvorauszahlung
| Gesamt-Jahresanteil an den Nebenkosten im Vorjahr | 1.800,00 € |
| Errechnete monatliche Nebenkostenvorauszahlung | 1.800,00 € / 12 Monate = 150,00 € / Monat |
Die Nebenkostenabrechnung basiert dabei auf einem oder mehreren Verteilerschlüsseln, die je nach Art der Kosten angewendet werden:
Verteilerschlüssel nach Wohnfläche (zum Beispiel für Abwasserkosten)
Verteilerschlüssel nach Verbrauch (zum Beispiel für Warmwasser)
Verteilerschlüssel nach Wohneinheit (zum Beispiel für Kabelanschluss)
Verteilerschlüssel nach Personenzahl (zum Beispiel für Abfallgebühren)
Wird für bestimmte Nebenkosten eine Abrechnung nach dem tatsächlichen Verbrauch vereinbart, ist hier das Risiko von Nach- oder Rückzahlungen am höchsten und eine korrekte Abrechnung umso wichtiger für beide Parteien.
Als Vermieter:in können Sie die Nebenkostenvorauszahlung erhöhen, wenn sich aus der letzten Abrechnung eine deutliche Nachforderung an den:die Mieter:in ergeben hat.
Aber auch eine konkret zu erwartende Entwicklung der künftigen Betriebskosten kann berücksichtigt werden. Ist also abzusehen, dass die Betriebskosten deutlich steigen, kann die Nebenkostenvorauszahlung erhöht werden.
Mit einer Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung bewahren Sie Ihre Mieter:innen vor hohen Nachzahlungen am Ende des Abrechnungszeitraums und minimieren das Risiko, auf den Kosten sitzen zu bleiben.
Anm. der Redaktion: Aufgrund steigender Energiepreise seit Anfang des Jahres 2022 ist mit deutlich steigenden Betriebskosten für die Abrechnungsperiode in 2023 zu rechnen. Tipp: Gehen sie bereits jetzt ins Gespräch mit ihren Mieter:innen und bereiten sie sie auf steigende Kosten vor.
Ein allgemeiner Sicherheitszuschlag ist unzulässig! Eine abstrakte Kostensteigerung für einzelne Betriebskosten darf bei der Nebenkostenvorauszahlung nicht berücksichtigt werden.
Die Voraussetzung für die Kürzung der Nebenkostenvorauszahlung ist, dass sich aus der Betriebskostenabrechnung eine Rückzahlung an den:die Mieter:in ergibt. Die monatliche Ermäßigung der Betriebskostenvorauszahlung ergibt sich aus dem Zwölftel des in der Betriebskostenabrechnung entstandenen Guthabens.
Eine Betriebskostenabrechnung müssen Sie dem:der Mieter:in spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Eine Anpassung der Vorauszahlungen ist auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist grundsätzlich möglich. Nach Ablauf der Frist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung haben Sie allerdings keinen Nachforderungsanspruch an den:die Mieter:in. Mieter:innen erhalten mögliche Rückzahlungen auch nach Ablauf der Frist.
Haben Mieter:in und Vermieter:in eine monatliche Nebenkostenpauschale vereinbart, sind die Nebenkosten mit der Zahlung dieses Pauschalbetrages abgegolten. Als Vermieter:in müssen Sie in diesem Fall keine Nebenkostenabrechnung erstellen. Ein jährlicher Ausgleich der geleisteten Nebenkostenvorauszahlung im Verhältnis zu den tatsächlich angefallenen Betriebskosten findet nicht statt. Ob diese Pauschale zur Deckung der Kosten ausreicht, ist Ihr Risiko als Vermieter.
Eine Anpassung der Nebenkosten für die Zukunft ist für Mieter:in und Vermieter:in nur möglich, wenn diese Möglichkeit im Mietvertrag ausdrücklich vorgesehen wurde. Dasselbe gilt für Inklusivmieten.
Will eine der Parteien die Pauschale anpassen, muss die Erhöhung oder die Senkung der jeweiligen Betriebskostenart konkret nachgewiesen werden. Es reicht nicht, wenn Mieter:in oder Vermieter:in sich auf den Betriebskostenspiegel oder andere allgemeine Kennzahlen berufen.
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