Hausmeisterkosten als Ne­ben­kos­ten: Un­wirt­schaft­lich­keit ver­mei­den

Hausmeisterkosten in den Nebenkosten gehören zu den umlagefähigen Betriebskosten. Doch was tun, wenn diese unangemessen hoch sind? Als Vermieter:in musst du das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten, um Streitigkeiten mit deinen Mieter:innen zu vermeiden und rechtssicher abzurechnen. In diesem Ratgeber erfährst du, wie du unwirtschaftliche Hausmeisterkosten erkennst, optimierst und korrekt umlegst.

Die Kosten für Hausmeisterdienste dürfen auf Mieter:innen umgelegt werden, wenn sie in der Betriebskostenabrechnung klar als „Hauswartskosten“ ausgewiesen sind.

Diese Hausmeisterleistungen gehören nach der Betriebskostenverordnung zu den umlagefähigen Nebenkosten:

• Lohn- und Sozialversicherungsbeiträge
• Vergütungen für Aufgaben wie:
  • Pflege von Gemeinschaftsflächen (z. B. Treppenhaus oder Garten)
  • Winterdienst und Müllentsorgung
  • Überwachung technischer Anlagen (z. B. Heizung)

Nicht umlagefähig sind dagegen Hausmeisterkosten, die bei Aufgaben wie Instandhaltung, Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben entstanden sind. Diese musst du als Vermieter:in selbst tragen.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot verpflichtet dich, nur angemessene und notwendige Kosten umzulegen. Prüfe dabei folgende Punkte:

• Marktübliche Preise: Informiere dich, ob dein Hausmeisterdienst zu den marktüblichen Preisen in deiner Region arbeitet.
• Tätigkeitsumfang: Kläre, ob der Tätigkeitsumfang eine Vollzeitkraft rechtfertigt oder ob ein externer Dienstleister ausreichend ist.
• Keine doppelten Kosten: Wenn dein Hausmeister Gartenpflege oder Winterdienst übernimmt, dürfen diese Leistungen nicht zusätzlich abgerechnet werden.
  

Hinweis: Hohe oder unklare Abrechnungen können rechtlich hinterfragt werden. Transparenz und Dokumentation sind entscheidend.

Betriebskosten für den Hauswart sollten danach den Betrag von 0,50 € pro qm Wohnfläche monatlich nicht übersteigen (LG Wuppertal WM 99, 342). Bei einer Wohnfläche von 100 Quadratmetern wären das 600 Euro pro Jahr. Übersteigen die Gesamtkosten diesen Bereich, solltest du die Abrechnung prüfen.

Die Abrechnung von Hausmeisterkosten birgt einige Stolperfallen, die du unbedingt vermeiden solltest. Einer der häufigsten Fehler ist die Festlegung unangemessener Stundenlöhne. Der gesetzliche Mindestlohn von 12,41 Euro pro Stunde ist dabei die unterste Grenze, doch auch überhöhte Sätze über 20 Euro pro Stunde gelten in den meisten Regionen als unwirtschaftlich. Hier lohnt sich ein Blick auf regionale Richtwerte, um Streit mit Mieter:innen zu vermeiden.

Ein weiteres Problem entsteht oft durch doppelte Abrechnungen. Wenn zum Beispiel Gartenpflege oder Winterdienst sowohl im Hausmeistervertrag als auch über externe Dienstleister abgerechnet werden, führt das zu Konflikten. Achte daher darauf, dass jede Leistung nur einmal und klar zugeordnet abgerechnet wird.

Auch die Vertragsgestaltung ist entscheidend. Hausmeisterverträge, die keine genauen Angaben zum Aufgabenbereich enthalten, lassen Raum für Missverständnisse. Um rechtliche Konflikte zu vermeiden, solltest du den Tätigkeitsumfang genau dokumentieren. Nur so kannst du Transparenz gewährleisten und Streitigkeiten vorbeugen.

Um Hausmeisterkosten effizient und korrekt abzurechnen, kannst du diese Schritte nutzen:

Hausmeisterkosten sind ein zentraler Bestandteil der Nebenkostenabrechnung, bergen aber auch Konfliktpotenzial. Als Vermieter:in solltest du das Wirtschaftlichkeitsgebot einhalten, regionale Preise vergleichen und klare Vertragsgrundlagen schaffen. So kannst du Hausmeisterkosten richtig abrechnen, Streit mit Mieter:innen vermeiden und rechtssicher agieren. Mit einer transparenten Abrechnung schaffst du Vertrauen und schützt dich vor unnötigen Ausgaben.