Mie­ter will Belegeinsicht, was tun?

Mieter dürfen nach erhaltener Nebenkostenabrechnung Einsicht in die Belege fordern. Hier erfahren Sie, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, welche Rechte der Mieter in Bezug auf die Belege hat und was Sie als Vermieter tun können, wenn Belege fehlen.

• Mieter haben bei berechtigten Zweifeln innerhalb von zwölf Monaten nach Eingang der Nebenkostenabrechnung ein Recht auf Belegeinsicht.

• Mieter dürfen die Belege abfotografieren, abschreiben oder kopieren, aber nicht mit nachhause nehmen.

• Wenn Ihnen Belege fehlen, sollten Sie so schnell wie möglich Ersatz zur Verfügung stellen.

Zur Vermieterpflicht zählt es, den Mietern regelmäßig eine Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Diese muss übersichtlich und verständlich sein. Es ist jedoch nicht nötig, die einzelnen Belege zu den umlegbaren Nebenkosten hinzuzufügen.

Sollte der Mieter Zweifel an der Richtigkeit des Betrags haben oder wenn ihm die Beiträge für Nebenkosten ungewöhnlich hoch erscheinen, darf er von seinem Recht auf Belegeinsicht Gebrauch machen. Dieses basiert auf §259 des BGB im Rahmen der Rechenschaftspflicht.

Neben den berechtigten Zweifeln, die der Mieter artikulieren muss, gilt es das Recht auf Belegeinsicht innerhalb der Widerspruchsfrist zu nutzen. Diese beträgt zwölf Monate ab Erhalt der Betriebskostenabrechnung. Es handelt sich um eine sogenannte Ausschlussfrist: Wenn der Mieter innerhalb dieser Zeit keine Belegeinsicht fordert, verfällt sein Recht darauf.

Tipp: Um Fehler in der Betriebskostenabrechnung zu vermeiden, können Sie das kostenlose ImmoScout24-Tool zur Berechnung der Nebenkosten nutzen.

Der Vermieter muss, wenn der Mieter alle Bedingungen erfüllt, die Belegeinsicht in den Räumlichkeiten der Hausverwaltung oder in der eigenen Wohnung ermöglichen. Achten Sie darauf, dass dies für den Mieter zumutbar sein muss: Eine lange Anreise in eine andere Stadt zum Beispiel ist nicht zumutbar, innerhalb einer Großstadt hingegen schon. Eventuell kann der Mieter darum bitten, dass Sie die Belege in eine nähere Filiale der Verwaltung bringen oder schicken.

Auf Nachfrage müssen Sie die folgenden Belege vorlegen:

• Rechnungen über Nebenkosten

• Versicherungsverträge

• Wartungsverträge

• Lieferscheine

• Ablese-Protokolle

• Verträge mit Dienstleistern und Lieferanten

Wichtig: Der Mieter darf die Unterlagen einsehen, sie aber nicht mitnehmen. Er hat das Recht, Kopien und Abschriften anzufertigen und sich Notizen zu den Belegen zu machen. Als Vermieter sind Sie nicht dazu verpflichtet, ein Kopiergerät zur Verfügung zu stellen. Tun Sie dies dennoch, dürfen Sie pro Kopie zwischen 25 und 50 Cent berechnen. Inzwischen ist es üblich, dass der Mieter die Unterlagen mit seinem Smartphone abfotografiert.

Sollten Belege fehlen, haben Mieter die gleichen Rechte wie bei einer nicht erteilten Abrechnung. Er kann bis zur Einsicht der Belege Betriebskostenvorauszahlungen einbehalten, muss diese jedoch nach erfolgter Belegeinsicht nachzahlen. Außerdem darf der Mieter auf Belegeinsicht klagen.

Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie gut darauf achten, dass Ihre Unterlagen zu den Nebenkosten immer vollständig sind. Verlorene Dokumente können Sie beim jeweiligen Dienstleister nachbestellen.