Damit die jährlich fällige Nebenkostenabrechnung gültig ist, müssen einige Kriterien erfüllt sein. Vorausgesetzt wird unter anderem eine fristgerechte Zustellung, die Nebenkostenabrechnung muss aber auch inhaltlich und formell korrekt sein. Hier erfährst du, welche Regelungen nach § 556 des BGB für die Nebenkostenabrechnung wichtig sind. Mithilfe unserer Checkliste versetzen wir dich in die Lage, häufige Fehler zu vermeiden.
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In nur wenigen Schritten erstellst du deine rechtssichere Betriebskostenabrechnung mit VermietenPlus. Im Anschluss kannst du diese einfach herunterladen oder sie direkt an deine Mieter:innen schicken.
Die Nebenkostenabrechnung ist nur dann gültig, wenn sie rechtzeitig verschickt wird und alle inhaltlichen Mindestanforderungen erfüllt.
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben zur Form der Nebenkostenabrechnung, aber diese sollte immer eindeutig, übersichtlich und einheitlich sein.
Nur bei Wohnraum mit Preisbindung musst du als Vermieter:in besondere Formvorgaben bei der Nebenkostenabrechnung beachten.
Vermieter:innen können die Nebenkostenabrechnung ganz einfach mit VermietenPlus von ImmoScout24 erstellen.
- Welche Form soll die Nebenkostenabrechnung haben?
- Was gehört in die Nebenkostenabrechnung?
- Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?
- Umlageschlüssel in der Betriebskostenabrechnung
- Checkliste Nebenkostenabrechnung: So vermeidest du häufige Fehler
- Nebenkostenvorlage von ImmoScout24
- Fazit: Form der Nebenkostenabrechnung
- FAQ: Häufige Fragen zur Form der Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung muss bestimmte formelle und inhaltliche Voraussetzungen erfüllen. Welche das im Einzelnen sind, bestimmt das Bürgerliche Gesetzbuch. Grundsätzlich soll die Nebenkostenabrechnung so gestaltet sein, dass ein:e Mieter:in ohne betriebswirtschaftliche Bildung, diese nachvollziehen kann.
Die folgenden Mindestinhalte muss die Nebenkostenabrechnung immer aufweisen:
- Datum der Abrechnung
- Angaben zum Aussteller der Nebenkostenabrechnung
- Angaben zur abzurechnenden Wohnung
- Aufstellung aller Gesamtkosten
- Angabe des Abrechnungszeitraums
- Anteil der Nebenkosten für jeden Mieter
- Gültiger Verteilerschlüssel
- Verrechnung der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen mit den entstandenen Gesamtkosten
- Angaben zu Nachzahlungen oder Rückzahlungen
Besonders wichtig ist dabei, dass die Nebenkostenabrechnung vollständig und übersichtlich ist. Sie muss keine einzelnen Belege enthalten, aber der:die Mieter:in hat bei berechtigten Zweifeln das Recht auf Belegeinsicht.
Nebenkostenabrechnungen haben normalerweise keine vorgeschriebene Form. Sie gelten, sofern sie die genannten Mindestinhalte erfüllen und rechtzeitig in schriftlicher Form zugestellt werden.
Damit die Nebenkosten überhaupt auf den:die Mieter:in umgerechnet werden können, muss die Übernahme der Nebenkosten durch den:die Mieter:in im Mietvertrag eindeutig festgelegt sein. Neben den üblichen umlagefähigen Nebenkosten kannst du in dem Dokument auch angeben, ob und welche Sonderposten der:die Mieter:in übernehmen soll.
Die Formfreiheit gilt für alle Mietwohnungen ohne Preisbindung. Besteht eine Preisbindung wie bei Sozialwohnungen und öffentlich gefördertem Wohnraum, ist die vereinfachte Schriftform gemäß § 126 des BGB vorgeschrieben. Außerdem muss eine Erläuterung zu den einzelnen Posten vorliegen.
Neben der einheitlichen schriftlichen Abfassung sollte der:die Aussteller:in darauf achten, das Dokument eigenhändig zu unterschreiben. Eine elektronische Signatur einer zertifizierten Software ist in den meisten Fällen ebenfalls erlaubt.
Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist die Freiheit ebenfalls eingeschränkt, wenn es um die Wahl des Umlageschlüssels geht.
Die Angleichung des Verteilerschlüssels in den Verhältnissen WEG/ Eigentümer:in und Eigentümer:in/ Mieter:in wurde vorgenommen, um die Betriebskostenabrechnung zu vereinfachen. Davor wurde innerhalb der WEG nach Miteigentumsanteilen und innerhalb des Mieterverhältnisses nach Fläche abgerechnet.
Der Umlageschlüssel der Wohnungseigentümergemeinschaft muss seit Inkrafttreten der WEG-Reform am 1.12.2020 auch im Verhältnis zwischen dem vermietenden Wohnungseigentümer und dem:der Mieter:in angewendet werden, sofern nichts anderes vereinbart ist. Nachzulesen ist diese Regelung in § 556a Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Sollte diese Regelung billigem Ermessen widersprechen, werden die Kosten entsprechend § 556a Abs. 1 BGB, nach Fläche oder Verbrauch umgelegt.
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Jede Kostenart der umlagefähigen Nebenkosten kann nach einem individuellen Schlüssel aufgeteilt werden, abhängig von den Vereinbarungen im Mietvertrag.
- Wohnfläche: Verteilung der Kosten nach der Größe der Wohnung.
- Anzahl der Personen: Umlage, basierend auf der Zahl der im Haushalt lebenden Personen (häufig nicht empfehlenswert).
- Anzahl der Wohneinheiten: Verteilung nach der Anzahl der Wohnungen im Gebäude.
- Miteigentumsanteile: Maßstab für vermietete Eigentumswohnungen, abhängig von den jeweiligen Eigentumsanteilen.
- Verbrauch: Verteilung der Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch (insbesondere bei Heiz- und Warmwasserkosten, gesetzlich vorgeschrieben durch die Heizkostenverordnung).
Es ist auch möglich, für verschiedene Nebenkostenarten unterschiedliche Verteilerschlüssel festzulegen.
Falls im Mietvertrag keine Regelung im Hinblick auf die Verteilerschlüssel getroffen wurde, erfolgt die Verteilung standardmäßig nach der Wohnfläche, wie es in § 556a Abs. 1 des BGB festgelegt ist. Eine Ausnahme bilden jedoch die Heiz- und Warmwasserkosten. Diese müssen gemäß der Heizkostenverordnung (HeizkostenVO) zwingend nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden.
Besondere Vorsicht ist bei der Berechnung der Heizungs- und Warmwasserkosten geboten. Diese müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
Fehler in der Nebenkostenabrechnung können für dich als Vermieter:in nachteilig sein, weil der:die Mieter:in eine zwölfmonatige Widerspruchsfrist hat und die Nachzahlung bei gravierenden Fehlern sogar verweigern kann.
Um Fehler zu vermeiden, solltest du folgende Punkte berücksichtigen:
- Abrechnung schriftlich und pro Mietverhältnis ausstellen
- Abrechnung an jede:n Mieter:in schicken (Bekanntmachung im Treppenhaus reicht nicht aus)
- geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten beachten
- nur umlagefähige Nebenkosten in die Abrechnung aufnehmen
- Angaben zum Verteilerschlüssel machen
- Vorauszahlungen des:der Mieters:in abziehen
- Angaben zum Abrechnungszeitraum nicht vergessen
- Einheitlichkeit der einzelnen Blätter durch fortlaufende Seitenzahl oder eindeutige grafische Gestaltung garantieren
- nach Möglichkeit eine Zugangsbestätigung einholen, zum Beispiel durch Unterschrift des:der Mieters:in bei persönlicher Zustellung der Nebenkostenabrechnung
Besondere Vorsicht ist bei der Berechnung der Heizungs- und Warmwasserkosten geboten. Diese müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
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Die Nebenkostenabrechnung verursacht vielen Vermieter:innen unnötige Kopfschmerzen. Ganz einfach und vor allen Dingen rechtssicher kannst du die Nebenkostenabrechnung mit VermietenPlus von ImmoScout24 erstellen. Du erhältst einen einfachen Überblick aller umlegbaren Kosten, die du auswählen und mit Zahlen ergänzen kannst. Mit wenigen Klicks erstellst du so deine Nebenkostenabrechnung, die außerdem Platz für deine Ergänzungen bereithält. Sobald deine Eintragungen komplett sind, kannst du die fertige Abrechnung ganz einfach als PDF herunterladen und entweder elektronisch oder in Briefform an deine Mieter:innen versenden.
Die Nebenkostenabrechnung erfordert keine bestimmte Form, muss jedoch klar strukturiert und verständlich für jedermann:frau sein. Wichtige Mindestangaben wie die Gesamtkosten, der Abrechnungszeitraum und der Verteilerschlüssel müssen enthalten sein. Während bei preisgebundenem Wohnraum spezielle Vorschriften gelten, reicht es bei freiem Wohnraum aus, die Abrechnung schriftlich und fristgerecht zuzustellen. Eine Unterschrift ist hierbei nicht zwingend erforderlich. In der Form sollte die Nebenkostenabrechnung übersichtlich sein und mit einer Checkliste auf Vollständigkeit und Fehler überprüft werden. Vermieter:innen können die Nebenkostenabrechnung mit digitalen Tools wie VermietenPlus unkompliziert erstellen und rechtssicher an die Mieter:innen übermitteln.
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FAQ: Häufige Fragen zur Form der Nebenkostenabrechnung
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Wie muss die Nebenkostenabrechnung aussehen?
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Die Nebenkostenabrechnung muss verständlich, vollständig und übersichtlich sein. Wichtige Angaben wie Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und Abrechnungszeitraum sind Pflicht, jedoch gibt es keine festgelegte Form bei der Nebenkostenabrechnung.
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Welches Formular für Nebenkostenabrechnung?
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Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular. Vermieter:innen können eine eigene Vorlage nutzen oder digitale Tools, um die Form der Nebenkostenabrechnung passend zu wählen.
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Welche Form muss eine Betriebskostenabrechnung haben?
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Die Form der Nebenkostenabrechnung ist nicht gesetzlich festgelegt, sollte aber klar strukturiert und leicht nachvollziehbar sein. Für Sozialwohnungen gelten besondere Anforderungen.
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Ist eine Nebenkostenabrechnung per E-Mail zulässig?
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Ja, die Nebenkostenabrechnung darf per E-Mail zugestellt werden, sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde oder der Mieter:in zustimmt. Da der:die Vermieter:in in der Beweispflicht ist, empfiehlt sich aber eher ein persönlicher Einwurf/ Übergabe unter Zeugen oder mindestens ein Einwurfeinschreiben.
Die ImmoScout24 Redaktion verfasst jeden Beitrag nach strengen Qualitätsrichtlinien und bezieht sich dabei auf seriöse Quellen und Gesetzestexte. Unsere Redakteur:innen haben ein hohes Niveau an Immobilienwissen und informieren Sie als Expert:innen mit informativen und vertrauenswürdigen Inhalten. Wir verbessern und optimieren unsere Inhalte kontinuierlich und versuchen, sie so leserfreundlich und verständnisvoll wie möglich aufzubereiten. Unser Anliegen ist es dabei, Ihnen eine erste Orientierung zu bieten. Für persönliche Anfragen Ihrer rechtlichen oder finanziellen Anliegen empfehlen wir Ihnen, eine:n Rechts-, Steuer-, oder Finanzberater:in hinzuzuziehen.
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