Nicht umlagefähige Ne­ben­kos­ten: Was zählt da­zu?

Unter nicht umlagefähige Nebenkosten zählen alle Kosten, die im Rahmen der Vermietung entstehen, aber nicht auf Mieter:innen umgelegt werden können. Welche Nebenkosten es insgesamt für Vermieter:innen gibt, welche Kostenpunkte davon umlagefähig sind und wie nicht umlegbare Nebenkosten in der Steuererklärung angegeben werden, lesen Sie in diesem Ratgeber.

Als Vermieter:in dürfen Sie Nebenkosten auf Ihre Mieter:innen umlegen – vorausgesetzt, die Nebenkosten sind umlagefähig und im Mietvertrag wurde eine entsprechende Vereinbarung getroffen. Sie können sich im Mietvertrag auf eine Nebenkostenpauschale oder eine monatliche Vorauszahlung einigen. In § 556 des BGB gibt es klare Vorgaben darüber, welche Nebenkosten sich umlegen lassen und welche nicht. 

Aus dem Gesetz ergibt sich außerdem, welche Nebenkosten Sie als Vermieter:in in keinem Fall umlegen dürfen. Dies sind vor allem Kosten, die Ihnen außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs des Gebäudes entstehen als auch Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie einmalige Ausgaben.

Nicht umlegbare Nebenkosten: Übersicht

Welche Kosten sind nicht auf Mieter:innen umlegbar? Die folgende Übersicht von nicht umlagefähigen Nebenkosten zeigt, welche Kosten Vermieter:innen selbst tragen müssen:

• Reparaturkosten in der Nebenkostenabrechnung: Sie müssen den vertraglich vereinbarten Zustand des Gebäudes erhalten und daher größere Reparaturen übernehmen. Schönheitsreparaturen obliegen dem:der Mieter:in. 
• Instandhaltungskosten: Instandhaltungskosten, etwa durch ein neues Dach oder einen Anstrich der Fassade, liegen bei Ihnen als Vermieter:in. 
• Nebenkosten für Verwaltung: Für Personal und Einrichtungen zur Verwaltung des Mietobjektes müssen Sie selbst aufkommen. Die Kosten für eine Wach- und Schließgesellschaft oder einen Sicherheitsdienst tragen Sie ebenfalls selbst. Kosten für den:die Hausmeister:in dürfen Sie jedoch auf die Mieter:innen umlegen. 
• Nebenkostenanteile für leerstehende Wohnungen: Die bei Leerstand anfallenden Nebenkosten müssen Sie selbst tragen. Diese Kosten dürfen auch nicht auf die neuen Mieter:innen umgelegt werden.
• Bank- und Kontoführungsgebühren, Zinsen, Porto für Briefe, Telefongespräche
• Neuanlage eines Gartens: Sie dürfen die Kosten für die Pflege eines bestehenden Gartens auf die Mieter:innen umlegen, müssen aber für die Neuanlage selbst aufkommen. 
• Einmalige Dachrinnenreinigung 
• Versicherungskosten 
• Wartungskosten für die Klingelsprechanlage 
• Einmalige Schädlingsbekämpfung 
• Fassadenreinigung 
• Installation von Feuerlöschern: Die Installation neuer Feuerlöscher ist nicht umlagefähig. Wartungskosten für bestehende Feuerlöscher können Sie jedoch auf die Mietparteien umlegen. 
• Erschließungsbeiträge: Kosten zur Erschließung von Straßen, Wegen und Plätzen sind nicht umlegbar. 
• Straßenbaubeiträge oder Straßenausbaubeiträge 

Sonderfall: Wann sind Aufzugskosten nicht umlagefähig?

Häufig stellt sich die Frage, ob die Aufzugskosten für Mieter:innen, die im Erdgeschoss leben, umlagefähig sind. Die Antwort lautet fast immer: Ja – es sei denn, die Mieter:innen können nachweisen, dass sie den Aufzug niemals benutzen, wobei dies kaum ohne Gerichtsverfahren zu klären ist. Eine Argumentationslinie kann sein, dass der Aufzug weder zum Dachboden noch in den Keller fährt und daher von keiner Nutzung auszugehen ist.

Als Vermieter:in sind Sie dazu verpflichtet, alle Belege zu den Nebenkosten aufzubewahren, und Mieter:innen auf Anfrage eine Belegeinsicht zu ermöglichen. Obwohl Sie die oben genannten Kosten nicht umlegen dürfen, ist es möglich, sie in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Kosten zur Instandhaltung und Instandsetzung abzuschreiben.

Teils ja, teils nein. Strom, den Mieter:innen für ihre Mietwohnung nutzen, zahlen sie auch selbst bei dem:der Stromversorger:in ihrer Wahl. Für den Wohnungsstrom sind Vermieter:innen im Regelfall nicht zuständig. Vielmehr entscheidet die Mietpartei beim Einzug selbst, von wem und zu welchem Preis sie den Strom für ihre Mietwohnung beziehen möchte.

Strom, der für Gemeinschaftsräume wie den Flur oder Treppenhaus genutzt wird, zählt wie beispielsweise Wasser und Warmwasser zu den umlegbaren Nebenkosten. Im Rahmen der Betriebskostenabrechnung werden die Kosten vom Allgemeinstrom mittels Verteilerschlüssel gerecht auf alle Mietparteien aufgeteilt.

In einem Haus mit mehreren Parteien gibt es meist eine zentrale Heizung sowie die zentrale Bereitstellung von Warmwasser. In diesem Fall sollten Sie beachten, dass mindestens 50 Prozent dieser Kosten verbrauchsabhängig nach Mietwohnung berechnet werden müssen. Die anderen 50 Prozent können Sie im Rahmen einer Nebenkostenpauschale berechnen.

Da diese umlagefähigen Nebenkosten verbrauchsabhängig sind, müssen Sie als Vermieter:in eine regelmäßige Nebenkostenabrechnung erstellen. Diese muss mindestens die Aufstellung der Heizkosten enthalten.

Die Betriebskosten für den Strom in der Wohnung trägt der:die Mieter:in in der Regel durch Abschluss eines Stromvertrages selbst. Den sogenannten Allgemeinstrom, also die Strom-Betriebskosten für die Gemeinschaftsräume, können Sie dagegen umlegen. Folgende Übersicht zeigt, welche Stromkosten umlagefähig sind und welche Mietnebenkosten für Strom Sie nicht oder nur teilweise umlegen können:

Umlegen können Sie die allgemeinen Stromkosten in der Nebenkostenabrechnung entweder anhand der Wohnfläche in Bezug zur Gesamtfläche der Immobilie oder nach der Personenanzahl pro Wohnung, also beispielsweise:

Stromkosten/Quadratmeter x Wohnfläche der Wohneinheit x 12 Monate = Allgemeinstrom des gesamten Jahres: 0,05 €/Quadratmeter x 83 Quadratmeter x 12 Monate = 46,80 €

Als Vermieter:in müssen Sie ohnehin regelmäßig Nebenkostenabrechnungen für Mieter:innen erstellen. Nutzen Sie hierfür einfach den kostenlosen Nebenkostenabrechnungsservice von ImmoScout24. Mit dem Service erstellen Sie korrekte Abrechnungen bequem innerhalb kürzester Zeit. 

Geben Sie einfach Ihren Verteilerschlüssel, einige Daten zu Ihrem Gebäude und die Summen der Nebenkosten an, die Sie umlegen möchten, und wir erledigen den Rest! Innerhalb von Minuten erhalten Sie ein praktisches PDF mit der Nebenkostenabrechnung, die alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Drucken Sie das Dokument einfach aus und lassen Sie es Ihren Mieter:innen postalisch, am besten eingeschrieben, zukommen.

Die Abrechnung über die umlagefähigen Nebenkosten muss im Mietvertrag festgehalten werden. Falls Sie dies nicht getan haben, sind die Nebenkosten letztendlich nicht umlegbar, auch wenn Ihnen als Vermieter:in die Kosten entstanden sind. Für die Abrechnung der Nebenkosten ist es also wichtig, einen korrekten Mietvertrag zu erstellen. 

Die folgende Übersicht zeigt Ihnen umlegbare Nebenkosten, die im Rahmen der Vermietung typischerweise entstehen:

• Öffentliche Lasten wie z.B. die Grundsteuer, sofern dies im Mietvertrag so vereinbart wurde. 
• Laufende Kosten für Straßenreinigung, Schornsteinfeger und Müllbeseitigung 
• Nebenkosten rund um die Wasserversorgung 
• Entwässerungskosten der Immobilie 
• Heizkosten, Wartung und Betriebskosten für Warmwasser 
• Beleuchtungskosten gemeinsam genutzter Bereiche 
• Gartenpflege 
• Kosten für eine:n Hausmeister:in, wenn es sich um umlagefähige Tätigkeiten, wie etwa die Kontrolle der Einhaltung der Hausordnung durch die Mieter:innen handelt und nicht um grundlegende Sanierungstätigkeiten zur Erhaltung des Zustands des Gebäudes.
  

Regelmäßig wiederkehrende Nebenkosten gehören in die Abrechnung hinein. Listen Sie in Ihrem Mietvertrag aber sämtliche Positionen auf, damit es zum Schluss keine Streitereien rund um die Nebenkostenabrechnung gibt. Ist alles exakt aufgeführt, haben Sie eine rechtliche Grundlage zur Abrechnung der laufenden Kosten. 

Es gibt also doch einige Punkte zu beachten, wenn Sie Nebenkosten umlegen möchten. Die korrekte Vorgehensweise, wie zum Beispiel die Auflistung der laufenden Kosten im Mietvertrag, ist essenziell. Nur so sind Sie als Vermieter:in auf der sicheren Seite und bleiben nicht auf den umlagefähigen Nebenkosten sitzen.