Nicht umlagefähige Ne­ben­kos­ten: Was zählt da­zu?

Nebenkosten können für Vermietende und Mietende gleichermaßen ein Thema mit vielen Fragen sein. Nicht alle Kosten dürfen auf die Mietparteien umgelegt werden – einige bleiben in der Verantwortung der Vermieter:innen. Dazu gehören Verwaltungskosten, Reparaturen oder Leerstand. Die gute Nachricht: Viele dieser Kosten können steuerlich geltend gemacht werden.

In diesem Beitrag erfährst du:

• Welche Nebenkosten nicht umlagefähig sind.
• Wie du diese Posten korrekt abrechnest.
• Wie du steuerliche Vorteile nutzen kannst, um trotzdem das Beste aus deinen Ausgaben herauszuholen.
  

Nicht alle Nebenkosten sind gleich: Manche dürfen im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter:innen umgelegt werden, andere bleiben in der Verantwortung der Vermieter:in Aber was ist eigentlich der Unterschied?

Grundsätzlich gilt: Umlagefähige Nebenkosten sind regelmäßig wiederkehrende Ausgaben, die direkt durch die Nutzung oder Pflege der Immobilie entstehen. Beispiele sind Heizkosten, Wasser oder die Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen. Diese Posten regelt die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV), die insgesamt 16 Kostenarten aufzählt, die auf die Mieter:innen umgelegt werden dürfen.

Nicht umlegbare Nebenkosten sind hingegen Kosten, die du als Vermieter:in selbst tragen musst. Dazu gehören Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten sowie einmalige Ausgaben, etwa die Neuanlage eines Gartens oder die Installation neuer Feuerlöscher.

Einige Kosten – sogenannte Sonderkosten – können nur dann auf die Mieter:innen umgelegt werden, wenn sie ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart sind. Dazu zählen beispielsweise der Unterhalt eines Swimmingpools, die Reinigung von Dachrinnen oder die Nutzung einer Sauna. Wichtig ist, dass solche Sonderregelungen klar und transparent festgehalten werden.

Der Weg durch die Nebenkosten kann wie ein Labyrinth wirken: Welche Kosten dürfen umgelegt werden, und welche nicht? Grundsätzlich gilt: Nicht umlagefähig sind alle Kosten, die nicht direkt mit der Nutzung durch die Mieter:innen zusammenhängen.

Dazu zählen:

• Reparatur- und Instandhaltungskosten: Größere Arbeiten wie ein neues Dach oder ein Fassadenanstrich sind nicht umlagefähig. Solche Posten bleiben bei dir als Vermieter:in.
• Verwaltungskosten: Gebühren für Buchhaltung, Telefon, Porto oder auch für eine Wach- und Schließgesellschaft musst du selbst tragen.
• Leerstandskosten: Für leerstehende Wohnungen anfallende Nebenkosten sind von dir zu tragen und dürfen nicht auf die Mietparteien umgelegt werden.
• Einmalige Ausgaben: Posten wie die Neuanlage eines Gartens oder die Installation neuer Feuerlöscher fallen nicht unter die umlagefähigen Betriebskosten.

Wichtig: Diese Kostenarten dürfen in der Nebenkostenabrechnung nicht auftauchen, da sie nicht umlagefähig sind. Stattdessen kannst du sie in deiner Steuererklärung berücksichtigen.

Nicht umlagefähige Nebenkosten sind kein verlorenes Geld. Es gibt Möglichkeiten, diese Ausgaben sinnvoll zu nutzen:

1. Belege sorgfältig aufbewahren: Mieter haben das Recht auf Einsicht in die Belege zu Nebenkostenabrechnung. Mit einer guten Dokumentation kannst du Streitigkeiten vermeiden und bereitest damit auch gleich deine Steuererklärung vor.
2. Steuervorteile nutzen: Viele nicht umlagefähige Posten kannst du als Werbungskosten in deiner Steuererklärung geltend machen. Dazu gehören Instandhaltungs- und Verwaltungskosten.
3. Professionelle Beratung einholen: Steuerberatungen können dir helfen, alle möglichen Vorteile zu nutzen und so deine Mietrendite zu maximieren.
   

Die Frage „Ist Strom umlagefähig?“ lässt sich mit einem „Teils ja, teils nein“ beantworten. Hier die wichtigsten Punkte:
 

1. Wohnungsstrom: Mieter:innen schließen ihren Stromvertrag in der Regel selbst ab und tragen diese Kosten direkt. Solche Verbrauchskosten sind nicht umlagefähig.
2. Allgemeinstrom: Strom für Gemeinschaftsbereiche wie Treppenhaus, Flure oder Außenbeleuchtung gehört zu den umlegbaren Nebenkosten (§ 2 Nr. 11 BetrKV). Diese Kosten werden meist nach Wohnfläche oder Personenanzahl gerecht auf die Mietparteien verteilt.
   • Tipp: Nutze klare Verteilerschlüssel, um Streitigkeiten zu vermeiden. Ein Beispiel für die Berechnung: Stromkosten/Quadratmeter × Wohnfläche der Wohneinheit × 12 Monate = Kostenanteil für Allgemeinstrom.
3. Betriebsstrom der Heizanlage: In Häusern mit zentraler Heizung fällt oft Strom für den Betrieb der Heizungsanlage oder die Warmwasserbereitung an. Diese Kosten sind umlagefähig und werden in der Regel als Teil der Heizkosten abgerechnet.
4. Nicht umlagefähige Stromkosten: Stromkosten für bauliche Maßnahmen (z. B. während Renovierungen) oder individuell genutzte Kellerabteile gehören zu den nicht umlagefähigen Posten.
   

Eine Nebenkostenabrechnung ist wie ein Puzzle: Alle Teile müssen passen, damit das Gesamtbild stimmt. Vom Verteilerschlüssel bis zu den Belegen – jeder Schritt zählt. Zum Glück lässt sich dieses Puzzle mit den richtigen Werkzeugen schnell zusammensetzen.

Worauf du achten solltest:

1. Verteilerschlüssel klar definieren: Ob nach Wohnfläche oder Personenanzahl – Transparenz ist das A und O.
2. Belege gut organisieren: Eine lückenlose Dokumentation hilft dir dabei, die Kostenpositionen schnell zur Hand zu haben.
3. Effizienz steigern: Mit unserem kostenlosen Service sparst du Zeit und erstellst eine rechtskonforme Nebenkostenabrechnung im Handumdrehen – inklusive praktischem PDF für den Versand.

Hinweis: Du bist dir unsicher, welche Kosten umlegbar sind? In unserem Ratgeber zu umlagefähigen Nebenkosten findest du eine detaillierte Übersicht und hilfreiche Tipps, um deine Abrechnung rechtssicher zu gestalten.

Nicht umlagefähige Nebenkosten sind ein fester Bestandteil des Vermieteralltags. Mit einer guten Vorbereitung und klaren Absprachen lassen sich diese Posten jedoch effektiv handhaben. Wichtig ist, frühzeitig zu klären, welche Kosten umlegbar sind und welche in der eigenen Verantwortung bleiben.

Eine saubere Dokumentation hilft, Streitigkeiten zu vermeiden, und steuerliche Möglichkeiten können dazu beitragen, nicht umlagefähige Posten auszugleichen. Unterstützende Tools erleichtern die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und sparen Zeit.

So sorgst du für Klarheit und bleibst rechtlich und finanziell auf der sicheren Seite – für ein reibungsloses Mietverhältnis.