Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung: In­fos & Mus­ter

Vermieter:innen sind verpflichtet, einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und diese den Mieter:innen spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorzulegen (§ 556 Abs. 3 BGB). 
Im folgenden Beitrag erfahren Vermieter:innen und Mieter:innen mehr zu: Inhalt und Form der Nebenkostenabrechnung, Fristen, Muster, Verteilerschlüssel, wie du die Nebenkostenabrechnung erstellst oder prüfen lassen kannst und vieles mehr.

Die Nebenkostenabrechnung ist die Aufstellung und Berechnung sämtlicher im Laufe eines Betriebsjahres angefallenen Kosten einer Immobilie. Dementsprechend handelt es sich eigentlich um eine Betriebskostenabrechnung, auch wenn der Begriff Nebenkostenabrechnung gebräuchlicher ist. Zu den Betriebskosten gehören dementsprechend alle Kosten, die fortlaufend entstehen durch die Bewirtschaftung einer Immobilie oder eines Grundstücks.

Damit Vermieter:innen diese Kosten auf Mieter:innen umlegen können, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein. Davon sind Nebenkosten abzugrenzen, als Kosten, die einmalig entstehen und der Instandhaltung der Immobilien zugeordnet werden können. Nebenkosten werden nicht auf die Mieter:innen umgelegt. 

Wir gehen mit dir Schritt für Schritt durch die Bereiche, die du beachten solltest, wenn du eine Nebenkostenabrechnung erstellen willst oder erhalten hast – angefangen von der Verankerung im Mietvertrag, geltende Fristen, Rechte und Pflichten von Mieter:innen und Vermieter:innen über die korrekte Form, den Inhalt und viele weitere Aspekte der Nebenkostenabrechnung.  

Damit ein:e Vermieter:in die Nebenkosten auf den:die Mieter:in umlegen kann, muss der Mietvertrag nach § 556 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) notwendigerweise eine Regelung zu den Betriebskosten enthalten. Dabei sind zwei Varianten möglich: Bei der einen wird den Mieter:innen zusätzlich zur Grundmiete eine monatliche Nebenkostenpauschale für die Nebenkosten in Rechnung gestellt, bei der anderen eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung.

Im Falle der Vorauszahlung ist nach zwölf Monaten eine Rechnungslegung der Nebenkosten erforderlich. Die tatsächlich angefallenen Nebenkosten werden mit den Vorauszahlungen verrechnet. Dabei muss es sich aber nicht zwangsläufig um ein Kalenderjahr handeln. 

Im Übrigen regelt der Mietvertrag laut § 556 BGB auch, welche Nebenkostenpositionen fällig werden. Eine Auflistung aller Positionen ist nicht zwingend notwendig. Es genügt, wenn der Vertrag bei den Betriebskosten auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) verweist. „Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung zu zahlen.“ – damit sind alle denkbaren Betriebskosten mit eingeschlossen. Fehlt dieser Verweis, müssen nur die im Vertrag genannten Positionen gezahlt werden.

Bei der Nebenkostenabrechnung ist die Einhaltung des Abrechnungszeitraums und diverser Fristen wichtig. Ihre Einhaltung garantiert, dass sowohl Vermieter:innen als auch Mieter.innen ihre Rechte und Ansprüche behalten. 

In unserem Ratgeber erfährst du alles zu den zeitlichen Vorgaben und Fristen bei der Nebenkostenabrechnung.

Der Abrechnungszeitraum für die Nebenkostenabrechnung ist auf 12 Monate gesetzlich festgelegt (§ 556 Absatz 3 Satz 1 BGB). Längere oder kürzere Zeiträume sind nicht zulässig und die Nebenkostenabrechnung ist damit nicht rechtsgültig. 

Vermieter:innen müssen die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums an den:die Mieter:in übermittelt haben. Verpasst du die Abgabefrist, hast du kein Anrecht auf eine Nachzahlung. 

Sind Positionen in der Nebenkostenabrechnung unklar oder werden angezweifelt, können Mieter:innen Widerspruch einlegen. Dafür haben sie nach Zugang der Nebenkostenabrechnung ein Jahr Zeit (§ 556 Absatz 3 Sätze 5 und 6 BGB). 

ImmoScout24 unterstützt seine MieterPlus-Abonnenten dabei mit dem kostenlosen Nebenkosten-Check und im Falle von Fehlern mit einem Widerspruchsschreiben, in dem die einzelnen strittigen Punkte genannt und begründet werden.

Die Verjährungsfrist einer Nebenkostenabrechnung beträgt 3 Jahre und beginnt mit dem Ende der Abrechnungsfrist. Innerhalb von diesem Zeitraum können sowohl Vermieter:innen als auch Mieter:innen ihre Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung geltend machen (§ 195 BGB). 

Mieter:innen haben das Recht darauf, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Ein Widerspruch zur Abrechnung der Nebenkosten ist möglich. Gibt es Fehler in der Nebenkostenabrechnung, haben Vermieter:innen eine ausgebesserte, korrekte Abrechnung zu erstellen.

Das Recht der Mieter:innen umfasst außerdem:

• Einsicht in die relevanten Rechnungen und Belege, die zur Abrechnung herangezogen wurden

• Vermieter:innen bei Nichterstellung der Nebenkostenabrechnung zu verklagen

• Auszahlung eines möglichen Guthabens innerhalb eines Zeitfensters von 30 Tagen

• Aussetzung der Nebenkostenvorauszahlung, bis eine fällige Nebenkostenabrechnung erfolgt ist

• Rückzahlung der Nebenkostenvorauszahlungen durch Vermieter:innen, wenn das Mietverhältnis schon beendet wurde

Bei der Beauftragung von Firmen wie etwa für die Gartenpflege haben Vermieter:innen auf die Wirtschaftlichkeit der Dienstleistungen zu achten. Bestehen Zweifel an der Wirtschaftlichkeit, haben Mieter:innen ein Recht auf Belegeinsicht vor Ort. Allerdings ist die Vermieterseite nicht verpflichtet, Kopien zu versenden. Wohnen Mieter:innen und Vermieter:innen sehr weit auseinander, kann die Mietpartei kostenpflichtige Kopien für diesen besonderen Fall anfordern. Bis das nicht geschehen ist, braucht der:die Mieter:in jedoch keine Nachforderung zu leisten.

Laut der Rechtsprechung muss eine Nebenkostenabrechnung bestimmte Mindestanforderungen bezüglich Inhalt und Form erfüllen. Diese inhaltlichen Punkte dürfen nicht fehlen:  

• Namen von Mieter:innen und Vermieter:innen  

• Anschrift der Mietpartei

• genauer Abrechnungszeitraum (max. ein Jahr) 

• Nutzungszeitraum

• Anschrift und Etage des Mietobjektes, für das die Nebenkostenabrechnung gilt

• Auflistung der Kostenarten laut mietvertraglicher Vereinbarungen
  

• Auflistung sonstiger Nebenkosten nach § 2 Ziffer 17 BetrKV 

• durch Mieter:innen geleistete Vorauszahlungen

• Gesamtkosten der vermietenden Partei für jede Kostenart separat samt Aufteilung auf die einzelnen Mietobjekte 

• Erwähnung des Umlageschlüssels, der mietvertraglich festgelegt wurde

• Ermittlung des Nebenkostenanteils für jede Mietpartei 

• Berechnung des Guthabens oder der Nachforderung und Berücksichtigung der Vorauszahlungen

Klar, übersichtlich und nachvollziehbar sollte eine Nebenkostenabrechnung sein. Wer eine Nebenkostenabrechnung liest, muss auf den Blick die wichtigsten Angaben erkennen können:

1. Die Gesamtkosten: Welche Kostenpositionen fließen ein (Müllabfuhr, Hausmeister, Abwasser...)? Jeder Kostenposition ist ein Gesamtbetrag zugeordnet, der auf die Mieter:innen mithilfe eines Verteilerschlüssels aufgeteilt wird.
2. Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels: Müllgebühren werden nach der Anzahl der Personen in einer Wohneinheit aufgeteilt, die Gartenpflege nach der Wohnfläche in qm. Zu jeder Kostenposition in der Nebenkostenabrechnung ist ein Verteilerschlüssel zu nennen. Die Verteilerschlüssel sollten im Dokument erklärt werden. 
3. Berechnung der Kostenanteile: Aus den Gesamtkosten einer Kostenposition wie Müllabfuhr ergibt sich mithilfe des Verteilerschlüssels der Anteil, der auf die jeweilige Wohnung umgelegt wird. Alle Kostenanteile zusammen ergeben die Nebenkosten einer Wohneinheit. 
4. Die Nebenkostenvorauszahlung der Mietpartei muss von den zu zahlenden Kosten abgezogen werden. So ergibt sich für Mieter:innen entweder eine anstehende Nachzahlung oder eine Rückzahlung der zu viel gezahlten Vorauszahlungen.

Mieter:innen dürfen lediglich umlagefähige Nebenkosten zahlen. Das sind Kosten, die auch tatsächlich entstanden sind und regelmäßig wiederkehren. Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören:

• Wasser 

• Heizkosten

• Straßenreinigung und Müllabfuhr 

• Winterdienst 

• Hausmeister:in 

• Aufzug 

• Versicherung 

• Beleuchtung und Strom 

• Abwasser 

• Grundsteuer

Dabei gilt grundsätzlich, dass nur Nebenkosten auf die Mieter:innen umgelegt werden können, die vorher in ihren jeweiligen Mietverträgen festgehalten wurden. In unserem Ratgeber erfährst du alle Details zu den umlagefähigen Nebenkosten.

In einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung dürfen diese Kosten nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden:

• Instandhaltungs- und Reparaturkosten 

• Hausratversicherung und Rechtsschutzversicherung

• Grunderwerbsteuer

• Gebühren für die Immobilienverwaltung

• Kosten für Anschluss von Satellitenschüssel und Kabel 

• Kontoführungsgebühren

Wenn du die Nebenkostenabrechnung richtig erstellst, muss der:die Mieter:in eine mögliche Nachzahlung innerhalb einer vorgegebenen Zahlungsfrist (meist 30 Tage) überweisen. Im Fall einer Rückzahlung an den:die Mieter:in haben Vermieter:innen ebenfalls 30 Tage Zeit, das Guthaben auszuzahlen. 

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung fallen Kosten an. Diese Kosten werden in der Betriebskostenverordnung nicht als umlagefähige Kosten aufgeführt und können daher bei der Nebenkostenabrechnung nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden.  

Nicht umlagefähig bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind: 

• Verwaltungskosten (kann auch nicht im Mietvertrag vereinbart werden)
• Wert der von der vermietenden Partei geleisteten Verwaltungsarbeit, etwa für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung 

• Kosten für die Prüfung der jährlichen Nebenkostenabrechnung durch eine Steuerberatung 

• Kosten für die Geschäftsführung

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung schleichen sich oft Rechenfehler oder Zahlendreher, Formfehler und sehr häufig auch inhaltliche Fehler ein.

Achte besonders auf folgende häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung: 

• Nicht alle Pflichtangaben enthalten
• Nicht vereinbarte Nebenkosten abgerechnet
• Verspätete Zustellung der Nebenkostenabrechnung
• Abrechnungsperiode überschritten
• Vergessene umlagefähige Nebenkosten
• Nicht umlagefähige Nebenkosten abgerechnet
• Nebenkosten aus Leerstand in Berechnung einbezogen
  
• Falsche Verteilerschlüssel

Innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist können Vermieter:innen die Abrechnung jederzeit ergänzen, nachbessern oder korrigieren. Maßgabe ist, dass die Abrechnung fehlerfrei und aus sich heraus nachvollziehbar ist, d. h. keiner weiteren Erläuterungen bedarf.  

Als Vermieter:in hast du laut § 560 BGB das Recht, die Nebenkosten zu erhöhen. Allerdings müssen dafür bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Hinsichtlich der Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlungen gibt es strenge gesetzliche Vorgaben. 

Erfüllst du folgende Voraussetzungen, steht einer Erhöhung nichts im Wege:

• Die Nebenkostenabrechnung muss schon erfolgt sein.

• Die Abrechnung muss fehlerfrei sein.

• Es darf keine Klausel im Mietvertrag enthalten sein, die eine Nebenkostenanpassung ausschließt.

Bei der Nebenkostenabrechnung sind einige Sonderfälle zu berücksichtigen. Hierzu gehören unter anderem der Auszug oder Einzug von Mieter:innen innerhalb einer Abrechnungsperiode, Wohnungsleerstand und strukturell unterschiedliche Nebenkosten, also teils gewerblich und teils privat genutzt. 

Wenn Mieter:innen innerhalb des Abrechnungszeitraums ein- oder ausziehen, muss eine zeitanteilige Nebenkostenabrechnung sowohl für die alte als auch für die neue Mietpartei erstellt werden. Dafür ist es wichtig, den exakten Energieverbrauch zum Auszug und Einzug zu erfassen.

Was ist mit zeitanteilig gemeint? Der Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate. Zieht eine Partei Ende März, also nach 3 Monaten dieser Abrechnungsperiode aus, zahlt sie nur für dieses Quartal. Die Nebenkostenendsumme wird dann einfach durch vier geteilt. Alle Daten, die über Zähler erfasst werden, sind davon ausgenommen und werden dem:der Mieter:in zugeordnet. Deshalb ist es wichtig, die Zählerstände zum Auszug und Einzug zu berücksichtigen.  

Die Nebenkostenabrechnung muss auch in diesem Fall zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an die Mieter:innen verschickt worden sein. War der Auszug am 31.03. 2022, so muss die Nebenkostenabrechnung dennoch erst am 31.12.2023 dem:der Mieter:in spätestens vorliegen. 

Leerstand muss In der Nebenkostenabrechnung als solcher ausgewiesen werden. Die Nebenkosten eines Leerstands sind durch die Vermieterpartei zu zahlen und können nicht auf die anderen vermieteten Wohnungen umgelegt werden. Für Vermieter:innen bedeutet Leerstand nicht nur, dass keine Mietzahlungen eingenommen werden, sondern auch, dass Nebenkosten trotzdem anfallen. Ein Trostpflaster gibt es aber: Die nicht umlagefähigen Kosten können steuerlich geltend gemacht werden, auch wenn die Immobilie aktuell nicht vermietet ist.

Manchmal verursachen bestimmte Mietparteien deutlich höhere Nebenkosten als andere. Es wäre ungerecht, die Nebenkosten auf alle Mietparteien gleichermaßen aufzuteilen. In solchen Fällen ist eine separate Aufteilung und Abrechnung über die entstandenen Nebenkosten möglich. 

Durch eine gesonderte Aufstellung und Abrechnung entstehen den Mietparteien mit geringerem Verbrauch keine Nachteile. Allerdings besteht keine Verpflichtung dazu, den für alle Beteiligten gerechtesten Verteilungsschlüssel zu verwenden. Möglich sind dabei folgende Szenarien: 

• Immobilie mit gewerblichen und wohnwirtschaftlichen Mietparteien: Der Verbrauch eines Gewerbebetriebs liegt meistens deutlich über dem Verbrauch privater Mieter:innen. 

• Teilgewerbliche Nutzung bringt möglicherweise höhere Kosten: Aufgrund teilgewerblicher Nutzung entstehen beispielsweise höhere Versicherungsbeiträge für die Gebäudeversicherung. 

• Nutzung bestimmter Bereiche nur durch eine Mietpartei: Bestimmte Bereiche einer Immobilie wie beispielsweise Parkplätze werden nur von Mitarbeiter:innen und Kund:innen der gewerblichen Mietpartei verwendet. 

Für eine gerechte Verteilung wäre ein Vorwegabzug für Gewerbe bei einer gemischten Nutzung sinnvoll. Dies ist vor allem dann notwendig, wenn es für private Nutzer:innen deutliche Nachteile durch die Gewerbenebenkosten gibt. 

Eine Vorabprüfung lohnt sich, da nicht jedes Gewerbe wesentlich höhere Kosten erzeugt. Ein Büro verursacht beispielsweise kaum merkliche Mehrkosten. Bei einem Gewerbe wie beispielsweise einer Gastronomie mit erhöhtem Wasserverbrauch sollte jedoch eine genaue Prüfung erfolgen. 

Dieser Sonderfall lässt sich aber umgehen, wenn komplett nach Verbrauch abgerechnet wird. Dann ist ein Vorwegabzug unnötig, da der erhöhte Verbrauch nur der entsprechenden Mietpartei zugeordnet wird. 

Nebenkostenabrechnung notfalls prüfen lassen: Solltest du sich nicht sicher sein, dass deine Berechnungen fehlerfrei sind, kannst du den rechtssicheren Service der digitalen Nebenkostenabrechnung von VermietenPlus nutzen.

Um die Nebenkostenabrechnungen schnell und unkompliziert online erstellen zu können, bietet dir ImmoScout24 den Service, digitale Nebenkostenabrechnungen bei Vermietet.de zu erstellen. Alles, was du tun musst, ist den Gesamtverbrauch einzugeben. Je nach Verteilungsschlüssel werden anschließend die Abrechnungen für die einzelnen Mietparteien erstellt.

Durch den klaren Aufbau des Formulars, die Transparenz aller Kosten und den nachvollziehbaren Verteilerschlüssel bist du auf der sicheren Seite und hast alle umlegbaren Kosten im Blick. 

Die Nebenkostenabrechnung, die du online erstellst, erhältst du ganz bequem per E-Mail. Die Abrechnung der Nebenkosten für die Mieter:innen kannst du ebenso unkompliziert per E-Mail weiterleiten.