Was sind sons­ti­ge um­leg­ba­re Be­triebs­kos­ten?

Als Vermieter:in musst du die Kosten für die Bewirtschaftung des Hauses tragen, darfst aber viele der Betriebskosten auf die Mieter:innen umlegen. In der Betriebskostenverordnung sind 17 Posten festgelegt, die nach Vereinbarung durch die Mieter übernommen werden. Hier erfährst du, was sich hinter dem letzten Posten, der „sonstigen“ umlegbaren Betriebskosten, verbirgt.

• Vermieter:innen können viele Kosten zur Bewirtschaftung und Wartung einer Immobilie Wohnung an die Mieter:innen übergeben, dies muss jedoch notwendigerweise im Mietvertrag festgelegt werden.
• Beachten Sie, dass Sie die sonstigen Betriebskosten unter Berücksichtigung von § 2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung detailliert im Mietvertrag auflisten sollten.
• Auch in der jährlichen Betriebskostenabrechnung sollten Sie die sonstigen umlagefähigen Nebenkosten detailliert darstellen.
• Je genauer Sie kalkulieren, desto geringer ist das Risiko, dem:der Mieter:in nach der jährlichen Betriebskostenabrechnung Geld zurückzahlen zu müssen.

Grundsätzlich ist es laut Betriebskostenverordnung erlaubt, die Betriebskosten an die Mieter:innen umzulegen, die Ihnen an der Immobilie laufend entstehen. Dabei handelt es sich zum Beispiel um die Heizkosten, die Kosten für Warm- und Kaltwasser. Beachten Sie, dass es sich bei der Warmmiete um monatliche Vorauszahlungen handelt, die zum Teil verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.

Sie dürfen dem:der Mieter:in nur dann Nebenkosten berechnen, wenn Sie im Mietvertrag eine entsprechende Regelung getroffen haben. Üblich ist eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung. Alternativ kommt auch eine Pauschale infrage.

Bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung  ziehen Sie dann Bilanz und leisten je nach Bedarf eine entsprechende Auszahlung an den:die Mieter:in oder fordern von ihm:ihr Nachzahlungen ein. Alle umlagefähigen Nebenkosten, die in einer entsprechenden Klausel im Vertrag automatisch enthalten sind, finden Sie in § 2 der Betriebskostenverordnung unter den Nummern 1 bis 16.

Unter Nummer 17 des zweiten Paragraphs der Betriebskostenverordnung (BetrKV) finden Sie einen Hinweis zu umlagefähigen sonstigen Betriebskosten. Hierunter fallen Betriebskosten, die nicht eindeutig den Nummern 1 bis 16 zugeordnet werden können.

Die Abrechnung sonstiger Betriebskosten führen nicht selten zu Konflikten mit den Mieter:innen, da die genaue Definition von „sonstige“ unklar sein kann. Achten Sie daher darauf, die sonstigen Kosten, die Sie auf die Mieter:innen umlegen, genau im Vertrag zu nennen. 

Generell müssen die Kosten bestimmte Anforderungen erfüllen, um eine Zahlung durch die Mieter:innen in Erwägung ziehen zu können: 

• Die Kosten müssen objektbezogen sein. 

• Es müssen laufende Kosten sein, die wiederkehrend sind.

• Die Kosten müssen klar als Betriebs- und Wartungskosten definiert werden können. 

• Die Kosten müssen den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung entsprechen. 

Werden alle diese Aspekte erfüllt, können Sie als Vermieter:in einen anteiligen Betrag von Ihren Mieter:innen in Form von sonstigen Betriebskosten einfordern. 

Diese Kosten können zum Beispiel zu den sonstigen Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 der BetrKV gehören:

• Wartung von Feuerlöschern und deren Befüllung
• Dachrinnenreinigung
• Dachrinnenbeheizung
• Reinigung von Lichtschächten
• Wartung von Rauchmeldern
• Wartung von Rauchabzugsanlagen
• Wartung von Brandmeldeanlagen
• Prüfung der Blitzschutzanlage
• Prüfung von Elektroinstallationen
• Erneuerung von Müllschluckern
• Regelmäßige Wartung von Abflussrohren und Gullys
• Prüfung der Betriebssicherheit von technischen Anlagen
• Betriebskosten für Gemeinschaftseinrichtungen wie Fitnessräume oder Sauna

Bei all diesen Kosten gilt es zu differenzieren: Wird beispielsweise eine einmalige Verstopfung einer Dachrinne oder eines Abflussrohrs beseitigt, fallen derartige Aufwendungen nicht unter die sonstigen Betriebskosten. Schließlich handelt es sich dabei nicht um wiederkehrende, sondern um einmalige Kosten, die von Mieter:innen letztlich nicht gezahlt werden müssen. 

Um sich bei den sonstigen Betriebskosten abzusichern, sollten Sie die Nebenkosten, die nicht in § 2 Nr. 1-16 genannt werden, konkret und einzeln in den Mietvertrag aufnehmen. Die bloße Bezeichnung „sonstige Betriebskosten“ ist für die Umlegung auf die Mieter:innen nämlich nicht ausreichend. Im Zweifelsfall sind Mieter:innen dann nicht zur Zahlung verpflichtet.

Am einfachsten ist das bei neuen Mieter:innen. Hier können Sie den Mietvertrag direkt entsprechend mit allen wichtigen Details aufsetzen und den Betrag für die Zahlung der sonstigen Betriebskosten vereinbaren. Im Idealfall sollte eine zusätzliche Klausel aufgenommen werden, die die Abrechnung zukünftig anfallender Betriebskosten absichert. 

Anders sieht es bei bestehenden Mietverträgen aus. Sind in der Vergangenheit bereits sonstige Betriebskosten angefallen, die jedoch nicht vertraglich festgehalten und nicht von den Mieter:innen übernommen wurden, ist eine Forderung einer nachträgliche oder zukünftigen Zahlung nicht zwingend zu erfüllen. Sie sind dabei 

Sonstige Betriebskosten, die im Laufe eines bestehenden Mietverhältnisses neu anfallen, können auf die Mieter:innen umgelegt werden, wenn eine entsprechende Öffnungsklausel im Vertrag vorhanden ist oder die Mieter:innen sich zur Zahlung bereit erklären.  

Grundsätzlich gilt: Als Vermieter:in ist es ratsam, die Betriebskosten von Beginn an genau zu prüfen, auf die Mieter:innen umzurechnen und so detailliert wie möglich im Vertrag aufzunehmen.

Bei der regelmäßigen Nebenkostenabrechnung sollten Sie die sonstigen Betriebskosten detailliert aufführen und je nach gewähltem Verteilerschlüssel an die Mieter:innen umlegen. Lagen die sonstigen Betriebskosten im vergangenen Jahr höher oder niedriger als erwartet, sind wie bei den anderen Nebenkosten Rückzahlungen oder Nachzahlungen verpflichtend beziehungsweise zulässig.