Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung: In­fos & Mus­ter für Ver­mie­ter und Mie­ter

Mit der jährlichen Betriebskostenabrechnung verrechnest du die Betriebskosten mit den geleisteten Vorauszahlungen deiner Mieter:innen. Hier erfährst du, welche Kosten des betreffenden Abrechnungszeitraums umlagefähig sind und wie du sie auf mehrere Mieter:innen aufteilst.

Wer eine Wohnung oder ein Haus mietet, kommt im Regelfall für die Betriebskosten selbst auf. Laut Mietrecht muss im Mietvertrag geregelt sein, ob überhaupt, welche Betriebskosten und in welcher Höhe die monatlichen Abschläge zu zahlen sind.

Die genaue Berechnung erfolgt nach Abschluss des Abrechnungszeitraums über die Betriebskostenabrechnung. Mit ihr ergeben sich Nachzahlungen oder Gutschriften für die einzelnen Mieter:innen. 

Die Betriebskostenabrechnung muss formal richtig sein. Zwar gibt es keine offizielle Vorlage, aber du solltest besonders auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit für die Mieter:innen achten.

Folgende Angaben müssen zwingend vorhanden sein:

• Abzurechnendes Objekt
• Abrechnungszeitraum
• Gesamtkosten je Kostenart
• Mieteranteil-Ermittlung
• Verrechnung der Vorauszahlungen
• Verteilerschlüssel
  

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Vermieter:innen dürfen einen Großteil der Kosten auf die Mietparteien umlegen – vorausgesetzt, sie sind umlagefähig und du hast dies im Mietvertrag vereinbart.

Folgende Betriebskosten darfst du laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf die Mietparteien umlegen:

• Grundsteuer
• Kosten für Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen
• Heizkosten (zum Großteil verbrauchsabhängig)
• Kosten für die Wasserversorgung und -erwärmung
• Gebühren für Abwasser
• Gebühren für die Müllabfuhr
• Kosten für die Straßenreinigung
• Kosten für Aufzüge
• Schornsteinreinigungskosten
• Hausbeleuchtung
• Kosten für einen Hausmeisterservice
• Reinigungs- und Gartenarbeiten
• Kosten für Kabelfernsehen und Antennen
• Kosten für Waschmaschine, Trockner, etc. (falls von Vermieterseite bereitgestellt)
• Sonstige Betriebskosten (wichtig: Diese musst du im Mietvertrag genau definieren)

Grundsätzlich solltest du darauf achten, dass der Mietvertrag auf § 2 der Betriebskostenverordnung verweist, denn dann darfst du alle in umlagefähigen Betriebskosten abrechnen. Den Punkt “Sonstige Betriebskosten” lässt die Betriebskostenverordnung offen. Du solltest diesen Punkt selbst definieren, beispielsweise als Wartung von Rauchwarnmeldern oder der Alarmanlage. Versäumst du es, kannst du nicht auf die Abrechnung dieser Positionen bestehen, denn: Was nicht im Mietvertrag vereinbart ist, muss auch nicht bezahlt werden.

Einige Betriebskosten kannst du nicht auf die Mietparteien umlegen. Da viele Mieter:innen die Betriebskostenabrechnung prüfen lassen, solltest du als Vermieter:in genau wissen, welche Positionen du nicht abrechnen darfst.

Nicht umlegbar sind folgende Kosten:

• Instandhaltungs- und Reparaturkosten
• Grunderwerbsteuer
• Rechtsschutz- und Hausratversicherung
• Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
• Einzahlungen in die gemeinschaftlichen Rücklagen für Instandhaltung und Sanierung bei Häusern mit mehreren Eigentumswohnungen
• Gebühren der Hausverwaltung
• Kontoführungsgebühren oder andere Bankspesen

Häufig werden die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten synonym verwendet, obwohl es einen großen Unterschied gibt. Nebenkosten bezeichnen alle anfallenden Kosten. Dazu gehören auch die nicht umlagefähigen Kosten. Wird von Betriebskosten gesprochen, handelt es sich um die Kosten, die du auf die Mieter:innen umlegen kannst. Somit darfst du lediglich die umlagefähigen Betriebskosten über die Betriebskostenabrechnung in Rechnung stellen.

Der Abrechnungsmaßstab der Betriebskosten wird in der Regel im Mietvertrag festgelegt. Ist das nicht der Fall, dürfen Betriebskosten nur nach dem Anteil der Wohnfläche berechnet werden.

Für die Betriebskostenabrechnung mögliche Verteilerschlüssel sind:

• Abrechnung nach Wohneinheit: Die Kosten werden auf alle Wohneinheiten gleichmäßig aufgeteilt. Dies eignet sich nur bei verbrauchsunabhängigen Kosten, wie etwa der Treppenhausreinigung.
• Abrechnung nach Wohnfläche: Hierbei handelt es sich um den gesetzlich vorgesehenen Verteilerschlüssel, der sich auf alle außer den verbrauchsabhängigen Nebenkosten anwenden lässt. Hierbei werden die verursachten Kosten entsprechend dem Anteil an der Gesamtwohnfläche aufgeteilt.
• Abrechnung nach Personenanzahl: Je mehr Bewohner eine Wohnung hat, desto höher ist der Anteil an den Gesamtkosten. Unbeachtet bleibt der tatsächliche individuelle Verbrauch, weswegen der Schlüssel teilweise als ungeeignet empfunden wird.
• Abrechnung nach Verbrauch: Bei der Heizkostenabrechnung müssen zwischen 50 und 70 Prozent der Betriebskosten einer Heizung als Verbrauchskosten (Zähler vorausgesetzt) abgerechnet werden. Der andere Teil wird über den Wohnflächenschlüssel abgerechnet.

Die Betriebskostenabrechnung gilt für einen Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten. In der Regel handelt es sich dabei um das Kalenderjahr 1. Januar bis 31. Dezember. Vom Ende des Abrechnungszeitraums aus haben Vermieter:innen zwölf Monate Zeit, bis zum 31. Dezember muss die Betriebskostenabrechnung der Mietpartei vorliegen. Diese hat nach Erhalt derselben ein Jahr Zeit, um sie zu prüfen und zu beanstanden.

Eher eine Ausnahme sind Abrechnungszeiträume, die nicht am 1. Januar beginnen. Theoretisch wäre aber auch ein Abrechnungszeitraum zwischen dem 1. Juni und 31. Mai möglich.

Der 12-monatige Turnus bleibt immer gleich, selbst wenn Mieter:innen vorzeitig ausziehen. In diesem Fall darf der:die Vermieter:in einen Teil der Kaution einbehalten, bis die Betriebskostenabrechnung erstellt ist und verrechnen. Dazu ist es notwendig, dass du die Zählerstände beim Auszug notierst.

Eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung kostet dich zusätzlich Zeit und Mühe.

Folgende Fehler gilt es darum von Anfang an zu vermeiden:

• Im Mietvertrag fehlt eine Vereinbarung zur Zahlung der Betriebskosten.
• Statt eines allgemeinen Hinweises auf § 2 der Betriebskostenverordnung enthält der Mietvertrag eine unvollständige Auflistung der Betriebskosten.
• Die Verteilerschlüssel sind nicht über den Mietvertrag vereinbart worden und weichen ab vom gesetzlichen Verteilerschlüssel „Grundfläche“.
• Die in Rechnung gestellten Kosten gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
• Sonstige Betriebskosten sind nicht im Mietvertrag definiert.
• Die Gewerbeeinheit wurde nicht vorher von den Kosten abgezogen.
• Es werden auch nicht umlagefähige Kosten berechnet.
• Mindestangaben sind unvollständig und die Betriebskostenabrechnung formell unwirksam.