Heizkostenverordnung – Wie muss ei­ne Wärmeabrechnung aus­se­hen?

Jede:r Vermieter:in ist verpflichtet, den Energieverbrauch für die Heizungswärme und den Warmwasserverbrauch des:der Mieter:in nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) abzurechnen. Dazu müssen Verbrauchserfassungsgeräte installiert sein, neuerdings sogar fernablesbare. Neben dieser Voraussetzung ist einiges mehr zu beachten. 

Wer eine Heizkostenabrechnung erstellen muss, sollte wissen, worauf es ankommt. Die Nebenkostenabrechnung stellt ganz ähnliche formale Anforderungen. Hinzu kommen formale und inhaltliche Vorgaben, die nur die Heizkostenabrechnung betreffen und natürlich die Vorschriften der Gesetzesnovelle von Dezember 2021.

Die Novelle der Heizkostenverordnung ist seit 1. Dezember 2021 in Kraft und geht zurück auf das Gebäudeenergiegesetz (GEG). Damit verbunden sind Änderungen für Vermieter:innen aber auch für Mieter:innen, u.a. sollen die künftig digitalen Geräte spätestens 2026 fernablesbar sein, Mieter:innen sollen seit 2022 regelmäßig über ihren Verbrauch informiert werden. Hier erfahren Sie, was genau in der Novelle der Heizkostenverordnung steht. 

Die Heizkostenverordnung soll mitsamt der Novelle dazu beitragen, dass Mieter:innen die Heizkostenabrechnung und den Energieverbrauch besser nachvollziehen können. Dreht es sich in der Novelle um die vorgeschriebenen Ableseeinrichtungen gemäß §5 der HeizkostenV und regelmäßige Informationen über den Energieverbrauch an die Mieter:innen, so geht es in der HeizkostenV darüber hinaus auch um Form und Inhalt der Heizkostenabrechnung.  

Ein wichtiger Punkt ist unter § 6 der HeizkostenV festgelegt. Demnach müssen Sie als Vermieter:in die Kosten auf die Mieter:innen verteilen. Es müssen mindestens 50 Prozent, höchstens aber 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Das, was übrigbleibt, also die restlichen 30 bis 50 Prozent, wird verbrauchsunabhängig umgelegt und nach Wohnfläche abgerechnet, sofern im Mietvertrag kein anderer Verteilerschlüssel benannt wurde.  

Da die Heizkostenverordnung den Vermieter zur verbrauchsabhängigen Abrechnung verpflichtet, ist die Vereinbarung einer Warmmiete oder einer Heizkostenpauschale nicht mehr erlaubt, es sei denn, das Objekt zählt zu den Ausnahmefällen.  

Zur Begleichung der Heizkosten werden üblicherweise Vorauszahlungen vereinbart. Sie orientieren sich an den Heizkosten der vergangenen Jahre und sollten nicht zu hoch ausfallen. Bei Bedarf und unter bestimmten Voraussetzungen können Sie angepasst werden. Dies regelt § 560 Absatz 4 BGB. 

Grundsätzlich betrifft die Heizkostenverordnung nach §1 der HeizkostenV Objekte, die mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage ausgestattet sind und deren Kosten entsprechend auf mehrere Mieter:innen und/oder Eigentümer:innen umgelegt werden können. Wird in Gebäuden ausschließlich mit Strom geheizt, erfolgt die Abrechnung über die Stadtwerke bzw. über den Stromanbieter. 

Unwirtschaftlichkeit: Heizkostenabrechnungen sind nicht notwendig, wenn die Installation von Verbrauchsmessgeräten unverhältnismäßig teuer wäre und darum keine technische Möglichkeit zur Verbrauchserfassung vorhanden ist.  

Auch in diesen Fällen werden Ausnahmen gemacht: 

• Der:die Mieter:in kann den Wärmeverbrauch in der Wohnung nicht steuern. 
• Die Wohnung ist vor dem 01.07.1981 bezugsfertig geworden. 
• Studentenwohnheime und Pflegeheime 
• Objekte, die eigene Energie produzieren und nutzen 

Kommt eine Heizkostenerfassung nicht infrage, können Sie als Vermieter:in die Heizkosten ausnahmsweise in die Mietzahlung einschließen oder sie über die Wohnfläche verteilen. 

Eine Ausnahmeregelung greift auch bei Zweifamilienhäusern, in denen der:die Vermieter:in selbst wohnt. Für die zweite Wohnung und seine:ihre Mieter:innen kann eine individuelle Regelung getroffen werden, unabhängig von der Heizkostenverordnung.  

Im ersten Abschnitt der Heizkostenabrechnung werden die Kosten aufgeführt, die insgesamt im Abrechnungszeitraum für das Gebäude angefallen sind.
Im zweiten Teil geht es um die Kosten pro Wohnung nach der im Mietvertrag vereinbarten Umlage. Das ist der Abschnitt, aus dem der:die Mieter:in erfährt, ob die Abrechnung mit einer Nachzahlung oder einer Rückzahlung, also einem Guthaben, schließt.   

Regelmäßig ist die Abrechnung der Heizkosten Teil der jährlichen Nebenkostenabrechnung und genauso strukturiert. Einzelne Kostenpositionen werden genannt, dazu die jeweiligen Gesamtkosten des Hauses, der Verteilerschlüssel und der Betrag, der auf die Wohnung entfällt.   

Für verbrauchsabhängige Kosten gibt es einen Verbrauchswert der jeweiligen Wohnung und einen Wert für die Grundkosten sowie die Kosten für den Gesamtverbrauch des Hauses.   

Inhaltliche Ergänzungen seit Novellierung der Heizkostenverordnung 

Unter der Zielsetzung erhöhter Transparenz für Mieter:innen, das im besten Fall zu sparsamerem Verbrauch führt, wurde die HeizkostenV um weitere Angaben ergänzt. Folgende Angaben müssen in der Heizkostenabrechnung enthalten sein: 

• Aufstellung über die gesamten Energiekosten 
• Daten zu CO2-Emissionen 
• Vergleich des Verbrauchs zu einem Durchschnittsnutzer 
• Der tatsächliche Energiepreis 
• Ein Vergleich zum Vorjahresverbrauch unter Berücksichtigung von Klima / Wetter 
  

Nachdem 50 bis 70 Prozent der verbrauchsabhängigen Kosten für Heizung und Warmwasser dem:der Mieter:in direkt berechnet wurden, bleibt ein Anteil von 30 bis 50 Prozent an verbrauchsunabhängigen Kosten. Dieser wird dem:der Mieter:in mithilfe eines Verteilerschlüssels zugeordnet. Laut § 7 Absatz 2 der HeizkostenV sind folgende Positionen Bestandteil der Aufschlüsselung: 

• Kosten für Brennstoffe (dabei sind Sie verpflichtet, beim Einkauf wirtschaftlich zu handeln) 
• Kosten für die Miete, die Wartung und das Ablesen der Zähler 
• Kosten für die generelle Anlagenwartung (inklusive des Stromverbrauchs für den Betrieb) 
• Kosten für die regelmäßige Betriebsbereitschaftsprüfung 
• Kosten für die Reinigung von Anlage und Betriebsraum 
• Kosten für die Abgasmessung 

Nicht umlagefähige Kosten sind Kosten für die Instandhaltung der Anlage und Reparaturarbeiten. Sie dürfen nicht auf den:die Mieter:in umgelegt werden. 

Der Energieverbrauch für eine leerstehende Wohnung geht zulasten des:der Vermieters:Vermieterin. Eine Umlage auf die Mieter:innen ist nicht erlaubt. 

Findet ein unterjähriger Mieterwechsel statt, müssen gemäß § 9b der HeizkostenV die Zählerstände zum Tag des Auszugs des alten sowie zum Einzugstag des neuen Mieters erfasst werden. Die Ablesungen haben auf den Tag genau zu erfolgen.  

Der:die Mieter:in zweifelt an der Richtigkeit Ihrer Heizkostenabrechnung?

Das Recht auf Einsicht müssen Sie ihm:ihr gewähren und Kopien schicken oder im Büro bzw. vor Ort Rechnungen und Unterlagen zur Einsicht bereithalten. Mieter können innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Abrechnung widersprechen und müssen die Nachzahlung bis dahin nur unter Vorbehalt zahlen. Bei berechtigten Beanstandungen hat der:die Mieter:in  in vielen Fällen gemäß § 12 Absatz 1 der Heizkostenverordnung Anspruch auf eine Kürzung der Abrechnung in Höhe von 15 Prozent. 

Wo bei Nebenkostenabrechnungen Fristen gelten, so auch bei der Heizkostenabrechnung. Sie sind laut Heizkostenverordnung verbindlich und müssen eingehalten werden, um die Rechtswirksamkeit zu erhalten.  

Ein Jahr, wobei es sich um ein Kalenderjahr oder einen anderen Turnus handeln kann. Wann er genau beginnt, muss im Mietvertrag geregelt sein. In der Regel fallen Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung zusammen, müssen Sie aber nicht.

Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember muss die Abrechnung am 31. Dezember des Folgejahres dem:der Mieter:in in schriftlicher Form vorliegen. Eine verspätete Zustellung bringt Ihre Ansprüche zum Erlöschen, hingegen verfällt das Guthaben des:der Mieter:in nicht. Es ist ratsam, die Abrechnung möglichst zügig nach Beendigung der Abrechnungsperiode zu erstellen, um noch genügend Zeit für eine eventuelle Korrektur zu haben.

Sie sind gesetzlich verpflichtet, eine Heizkostenabrechnung zu machen? Dann vermeiden Sie Fehlerquellen und halten Sie sich genau an die Heizkostenverordnung. Die häufigsten Fehler bei der Abrechnung sind:  

• Einer oder beide Vertragspartner (Mieter / Vermieter) sind nicht mit vollständigem Namen genannt. 
• Die Abrechnungsadresse fehlt/ die genaue Nennung der abzurechnenden Räumlichkeiten fehlen. 
• Der Abrechnungszeitraum ist falsch oder nicht klar ersichtlich. 
• Die Daten auf der Abrechnung sind inkorrekt. 
• Die Abrechnung ist nicht schriftlich erfolgt. 
• Die Umlage wurde nicht im Mietvertrag vereinbart oder nachträglich geändert. 
• Einzelne Posten wurden zusammengefasst und sind daher für den Mieter nicht mehr nachvollziehbar. 
• Es wurde ein falscher Umrechnungsfaktor bei einem oder mehreren Verteilern verwendet, die an den Heizkörpern angebracht sind. 
• Es wurde keine Zwischenablesung bei einem unterjährigen Mieterwechsel vorgenommen. 
• Die Ablesefirma wurde nicht über einen Leerstand informiert. 
• Die Vorauszahlungen der Mieter wurden bei der Abrechnung nicht berücksichtigt. 
• Die Abrechnungsfrist wurde überschritten. 
• Es wurden keine Zähler angebracht, sodass keine Verbrauchsabrechnung erfolgt ist. 
• Es wurden nicht umlagefähige Kosten eingebunden.